یک دستور کار برای جلسات تهیه کنید

سطح کدنویسی : مبتدی
مدت زمان : 15 دقیقه
نوع پروژه : اتوماسیون با یک ماشه رویداد محور

اهداف

• درک کنید که راه حل چه کاری انجام می دهد.
• آنچه را که سرویس های Apps Script در راه حل انجام می دهند، بدانید.
• اسکریپت را تنظیم کنید
• اسکریپت را اجرا کنید.

در مورد این راه حل

اسناد دستور کار را به صورت خودکار در Google Docs ایجاد کنید و آنها را به جلسات تقویم Google خود پیوست کنید.

چگونه کار می کند

اسکریپت یک الگوی سند برای یک دستور کار ایجاد می کند. وقتی تقویم خود را به‌روزرسانی می‌کنید، اسکریپت بررسی می‌کند که آیا رویدادهایی که متعلق به شما هستند شامل «#agenda» در توضیحات هستند یا خیر. اگر تگ وجود داشته باشد، اسکریپت یک کپی از الگو ایجاد می کند، آن را به رویداد تقویم اضافه می کند و با شرکت کنندگان رویداد به اشتراک می گذارد.

خدمات اسکریپت برنامه ها

این راه حل از خدمات زیر استفاده می کند:

• سرویس Drive – بررسی می کند که آیا سند الگو وجود دارد یا خیر، یک پوشه جدید برای سند الگو ایجاد می کند. یک کپی از سند الگو برای هر دستور کار جدید ایجاد می کند.
• سرویس اسناد - الگوی دستور کار را ایجاد می کند.
• سرویس تقویم – رویدادها را با برچسب "#agenda" بررسی می کند و شرح رویداد را با پیوندی به سند دستور کار به روز می کند.
• سرویس پایه – از کلاس Session برای دریافت ایمیل کاربر استفاده می کند. این به ساخت ماشه برای کاربر فعلی کمک می کند.
• سرویس اسکریپت – یک ماشه ایجاد می کند که هر زمان تغییری در تقویم کاربر ایجاد شود فعال می شود.

پیش نیازها

برای استفاده از این نمونه به پیش نیازهای زیر نیاز دارید:

• یک حساب Google (حساب‌های Google Workspace ممکن است به تأیید سرپرست نیاز داشته باشند).
• یک مرورگر وب با دسترسی به اینترنت.

اسکریپت را تنظیم کنید

1. برای باز کردن نمونه، روی دکمه زیر کلیک کنید.
   پروژه را باز کنید
2. روی نمای کلی کلیک کنید.
3. در صفحه نمای کلی، روی Make a copy کلیک کنید .
4. در پروژه کپی شده خود، در منوی تابع، setUp را انتخاب کنید.
5. روی Run کلیک کنید.
6. وقتی از شما خواسته شد، اسکریپت را مجاز کنید. اگر صفحه رضایت OAuth اخطار را نشان می‌دهد، این برنامه تأیید نشده است ، با انتخاب پیشرفته > رفتن به {Project Name} (ناامن) ادامه دهید.

اسکریپت را اجرا کنید

1. تقویم Google را باز کنید.
2. یک رویداد جدید ایجاد کنید یا یک رویداد موجود را ویرایش کنید.
3. در توضیحات، #agenda اضافه کنید و رویداد را ذخیره کنید.
4. ایمیل خود را برای دریافت اعلان ایمیلی مبنی بر اینکه سندی با شما به اشتراک گذاشته شده است بررسی کنید، یا تقویم را بازخوانی کنید و دوباره روی رویداد کلیک کنید تا پیوند سند دستور کار را ببینید.

همه شرکت کنندگان برای مشاهده دستور کار ایمیل اعلان دریافت می کنند. اسکریپت به شرکت‌کنندگان اجازه ویرایش می‌دهد، اما می‌توانید اسکریپت را ویرایش کنید تا مجوزهای سند دستور کار برای شرکت‌کنندگان را به‌روزرسانی کنید .

کد را مرور کنید

برای بررسی کد Apps Script برای این راه حل، روی مشاهده کد منبع در زیر کلیک کنید:

مشاهده کد منبع

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

در GitHub مشاهده کنید

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

اصلاحات

شما می توانید نمونه را تا جایی که می خواهید مطابق با نیاز خود ویرایش کنید. در زیر چند تغییر اختیاری وجود دارد که می توانید انجام دهید.

مجوزهای سند دستور کار را برای شرکت کنندگان به روز کنید

فیلمنامه به شرکت کنندگان اجازه ویرایش را می دهد. اگر می خواهید مجوزها را فقط برای مشاهده محدود کنید، متد addEditor را با متد addViewer در قسمت زیر از کد جایگزین کنید:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

قالب سند دستور کار را ویرایش کنید

برای به روز رسانی الگوی سند دستور کار، مراحل زیر را انجام دهید:

1. پس از ایجاد اولین دستور کار خود در یک رویداد تقویم، Google Drive را باز کنید.
2. پوشه ای به نام Agenda Maker - App را باز کنید.
3. سند Agenda TEMPLATE## را باز کنید و ویرایش های خود را انجام دهید.

مشارکت کنندگان

این نمونه توسط جرمی گلسنبرگ، مشاور مدیریت محصول و استراتژی پلتفرم ایجاد شده است. جرمی را در توییتر @jglassenberg پیدا کنید.

این نمونه توسط گوگل با کمک کارشناسان توسعه دهنده گوگل نگهداری می شود.

مراحل بعدی

• محرک های رویداد محور
• مرجع خدمات تقویم