יצירת הרשמה לסשנים של כנס

רמת קידוד: מתחילים
משך: 5 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם תפריט מותאם אישית וטריגר שמבוסס על אירוע

מטרות

  • מבינים מה הפתרון עושה.
  • להבין מה שירותי Apps Script עושים בפתרון.
  • מגדירים את הסקריפט.
  • מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

יוצרים מערכת רישום אירועים מקצה לקצה. אם יש לכם אירוע קרוב, כמו כנס, תוכלו ליצור יומן חדש לסשנים של כנסים, ליצור טופס הרשמה ולשלוח באימייל אוטומטית לוחות זמנים מותאמים אישית למשתתפים.

מידע מ-Sheets שמועבר ל-Forms וליומן Google

איך זה עובד

בפתרון הזה נעשה שימוש בתפריט מותאם אישית ב-Google Sheets כדי להטמיע מערכת אוטומטית לרישום אירועים. הסקריפט יוצר יומן עם האירועים של שיחת הוועידה המפורטים בגיליון האלקטרוני ב-Sheets. לאחר מכן, הסקריפט יוצר טופס עם רשימה של אירועים שהמשתתפים יכולים להירשם אליהם. אחרי שהמשתתפים ממלאים את הטופס, הסקריפט מוסיף אותם לאירועים ביומן ושולח אליהם באימייל את מסלולי הנסיעה.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

  • שירות גיליון אלקטרוני – מספק את פרטי האירועים לשירותים האחרים.
  • שירות יומן – יוצר יומן חדש לאירוע, מוסיף אירועים ליומן ומוסיף משתתפים לאירועים שהם נרשמים אליהם.
  • שירות מאפיינים – שומר את מזהה היומן שנוצר על ידי שירות היומן. כשמשתמש לוחץ על Set up מדדים בתפריט המותאם אישית של Conference, שירות המאפיינים בודק אם מערכת הרישום לאירועים כבר הוגדרה. כדי לעשות זאת, הוא בודק אם קיים מאפיין הזיהוי של היומן. כך תוכלו למנוע יצירה של כפילויות בטפסים וביומנים.
  • שירות Forms – יצירת טופס מהמידע שבגיליון האלקטרוני, שמאפשר למשתתפים להירשם לסשנים.
  • שירות סקריפט – יוצר טריגר שמופעל כשמשתתף ממלא את הטופס.
  • שירות מסמכים – קבלת פרטי האירוע של האירועים שאליהם משתתף נרשם, והוספה של רשימת האירועים למסמך חדש. הסקריפט מעניק למשתתפים הרשאה לערוך את המסמך.
  • שירות דואר – שליחת מסמך מסלול הנסיעה באימייל למשתתפים.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, אתם צריכים את הדרישות המוקדמות הבאות:

  • חשבון Google (יכול להיות שלחשבונות Google Workspace יהיה צורך באישור אדמין).
  • דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

  1. אפשר ללחוץ על הלחצן הבא כדי ליצור עותק של הגיליון האלקטרוני לדוגמה: יצירת הרשמה לסשנים בשיחות ועידה. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
    יצירת עותק
  2. לחצו על שיחת ועידה > הגדרת שיחת ועידה. ייתכן שתצטרכו לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יופיע.

  3. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה של OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא מאומתת, ממשיכים בלחיצה על מתקדם > מעבר אל {Project Name} (לא בטוח).

  4. לחצו על כנס > הגדרת שיחת ועידה שוב.

הרצת הסקריפט

  1. לוחצים על כלים > ניהול טופס > מעבר לטופס פעיל.
  2. ממלאים את הטופס ושולחים אותו.
  3. נכנסים לאתר calendar.google.com.
  4. מוודאים שהתיבה שליד יומן שיחות ועידה מסומנת מימין.
  5. נכנסים לתאריכים של האירועים שנרשמתם אליהם ומוודאים שנוספת כמשתתפים.

(אופציונלי) איפוס הפתרון

אם תרצו לנסות את הפתרון הזה שוב, או להתאים אותו אישית כך שישתמש בפרטי אירועים משלכם, תצטרכו לאפס כמה פריטים שהוגדרו כשהרצתם את הסקריפט בפעם הראשונה. כדי לאפס את הפתרון, לוחצים על Reset the solution:

איפוס הפתרון

שלב 1: מאפסים את מאפייני הסקריפט המאוחסנים

אם תנסו להריץ את הסקריפט יותר מפעם אחת, תופיע ההודעה שיחת הוועידה שלך כבר מוגדרת. חפשו את טופס ההרשמה שלכם ב-Google Drive. הסיבה לכך היא שברגע שיוצרים את יומן השיחות, מזהה היומן מאוחסן כנכס סקריפט. כשהסקריפט רץ, הוא בודק אם מאפיין מזהה היומן כבר קיים, ומפסיק לפעול אם הוא קיים.

כדי להסיר את הנכס הקיים של מזהה היומן:

  1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים > Apps Script.
  2. בעורך Apps Script, בוחרים באפשרות resetProperties מהרשימה הנפתחת של הפונקציות ולוחצים על Run.

שלב 2: מחיקת יומן הכנס

בכל פעם שהסקריפט מופעל, נוצר יומן חדש. אם אתם לא רוצים לשמור את היומן המקורי שנוצר, תוכלו לבצע את הפעולות הבאות:

  1. נכנסים לאתר calendar.google.com.
  2. לצד 'יומן שיחות', לוחצים על 'אפשרויות' של יומן הפגישות > הגדרות ושיתוף.
  3. גוללים לחלק התחתון של ההגדרות ולוחצים על מחיקה.

שלב 3: מחיקת הטריגר לשליחת טופס

הסקריפט יוצר טריגר לשליחת טפסים בכל פעם שמריצים אותו. כדי להימנע מטריגרים מרובים שיגרמו ליצירת אימיילים כפולים, יש להסיר את הטריגר המקורי. כך עושים זאת:

  1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים > Apps Script.
  2. בפרויקט Apps Script, בצד ימין לוחצים על Triggers (טריגרים) .
  3. לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

בכל פעם שמריצים את הסקריפט, נוצר טופס חדש. כדי לבטל את הקישור של הטופס מהגיליון האלקטרוני ולמחוק אותו, צריך לבצע את השלבים הבאים:

  1. בגיליון האלקטרוני, לחצו לחיצה ימנית על הגיליון Form Results (תגובות לטופס) ולחצו על Unlink form (ביטול הקישור של הטופס) > Ok (אישור).
  2. לוחצים לחיצה ימנית שוב על הגיליון תשובות לטופס ולוחצים על מחיקה > אישור.
  3. נכנסים אל forms.google.com.
  4. לוחצים לחיצה ימנית על טופס ועידה ואז לוחצים על הסרה > העברה לאשפה.

אחרי איפוס הפתרון, ניתן להוסיף נתונים משלך או להמשיך להשתמש בנתונים שנדגמו, ולהפעיל שוב את הסקריפט.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, יש ללחוץ על הצגת קוד מקור למטה:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

תורמים

הדוגמה הזו מנוהלת על ידי Google בעזרת מומחי המפתחים של Google.

השלבים הבאים