Pendaftaran untuk sesi konferensi

Tingkat coding: Pemula
Durasi: 5 menit
Jenis project: Otomatisasi dengan menu kustom dan pemicu berbasis peristiwa

Tujuan

• Pahami fungsi solusi.
• Pahami fungsi layanan Apps Script dalam solusi.
• Siapkan skrip.
• Jalankan skrip.

Tentang solusi ini

Buat sistem pendaftaran acara end-to-end. Jika ada acara yang akan datang, seperti konferensi, Anda dapat menyiapkan kalender baru untuk sesi konferensi, membuat formulir pendaftaran, dan otomatis mengirim email berisi itinerari yang dipersonalisasi kepada tamu.

Cara kerjanya

Solusi ini menggunakan menu kustom di Google Spreadsheet untuk menerapkan sistem pendaftaran acara otomatis. Skrip ini membuat kalender dengan acara konferensi yang tercantum dalam spreadsheet Google Spreadsheet. Kemudian, skrip membuat formulir dengan daftar acara yang dapat diikuti peserta. Setelah tamu mengisi formulir, skrip akan menambahkan tamu ke acara kalender dan mengirimkan email berisi rencana perjalanan kepada mereka.

Layanan Apps Script

Solusi ini menggunakan layanan berikut:

• Layanan spreadsheet–Menyediakan informasi acara ke layanan lain.
• Layanan kalender–Membuat kalender baru untuk acara, menambahkan acara ke kalender, dan menambahkan tamu ke acara yang mereka ikuti.
• Properties service–Menyimpan ID kalender yang dibuat oleh layanan Kalender. Saat pengguna mengklik Siapkan konferensi dari menu Konferensi kustom, layanan Properties memeriksa apakah sistem pendaftaran acara telah disiapkan dengan memeriksa apakah properti ID kalender ada. Tindakan ini membantu menghindari pembuatan formulir dan kalender duplikat.
• Layanan formulir–Membuat formulir dari informasi dalam spreadsheet yang memungkinkan peserta mendaftar ke sesi.
• Layanan skrip–Membuat pemicu yang diaktifkan saat peserta mengisi formulir.
• Layanan dokumen–Mendapatkan informasi acara untuk acara yang diikuti peserta dan menambahkan daftar acara ke dokumen baru. Skrip memberikan izin kepada peserta untuk mengedit dokumen.
• Layanan email–Mengirimkan dokumen rencana perjalanan melalui email kepada peserta.

Prasyarat

Untuk menggunakan sampel ini, Anda memerlukan prasyarat berikut:

• Akun Google (akun Google Workspace mungkin memerlukan persetujuan administrator).
• Browser web dengan akses ke internet.

Menyiapkan skrip

1. Klik tombol berikut untuk membuat salinan spreadsheet contoh Buat pendaftaran untuk sesi di konferensi. Project Apps Script untuk solusi ini dilampirkan ke spreadsheet.
   Buat salinan
2. Klik Konferensi > Siapkan konferensi. Anda mungkin perlu memuat ulang halaman agar menu kustom ini muncul.

3. Saat diminta, izinkan skrip. Jika layar izin OAuth menampilkan peringatan Aplikasi ini belum diverifikasi, lanjutkan dengan memilih Lanjutan > Buka {Project Name} (tidak aman).

4. Klik Konferensi > Siapkan konferensi lagi.

Jalankan skrip:

1. Klik Alat > Kelola Formulir > Buka formulir aktif.
2. Isi dan kirimkan formulirnya.
3. Buka calendar.google.com.
4. Di sebelah kiri, pastikan kotak di samping Conference Calendar dicentang.
5. Buka tanggal acara yang Anda ikuti dan konfirmasi bahwa Anda telah ditambahkan sebagai peserta.

(Opsional) Mereset solusi

Jika ingin mencoba solusi ini lagi, atau menyesuaikannya untuk menggunakan informasi peristiwa Anda sendiri, Anda perlu mereset beberapa item yang disiapkan saat pertama kali menjalankan skrip. Untuk melihat langkah-langkah mereset solusi, klik Reset solusi di bawah:

Mereset solusi

Langkah 1: Reset properti skrip yang disimpan

Jika Anda mencoba menjalankan skrip lebih dari sekali, Anda akan melihat pesan, Konferensi Anda sudah disiapkan. Cari formulir pendaftaran Anda di Google Drive. Hal ini terjadi karena setelah Kalender Konferensi dibuat, ID kalender disimpan sebagai properti skrip. Saat skrip berjalan, skrip akan memeriksa apakah properti ID kalender sudah ada, dan berhenti berjalan jika sudah ada.

Ikuti langkah-langkah di bawah untuk menghapus properti ID kalender yang ada:

1. Di spreadsheet, klik Ekstensi > Apps Script.
2. Di editor Apps Script, pilih resetProperties dari daftar drop-down fungsi, lalu klik Run.

Langkah 2: Hapus Kalender Konferensi

Setiap kali dijalankan, skrip akan membuat kalender baru. Jika Anda tidak ingin mempertahankan kalender asli yang dibuat, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka calendar.google.com.
2. Di samping Kalender Konferensi, klik Opsi untuk Kalender Konferensi > Setelan dan berbagi.
3. Scroll ke bagian bawah setelan, lalu klik Hapus.

Langkah 3: Hapus pemicu pengiriman formulir

Skrip ini membuat pemicu untuk pengiriman formulir setiap kali Anda menjalankannya. Untuk menghindari beberapa pemicu yang menghasilkan email duplikat, hapus pemicu asli. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di spreadsheet, klik Ekstensi > Apps Script.
2. Di project Apps Script, di sebelah kiri, klik Pemicu .
3. Di samping pemicu, klik Lainnya > Hapus pemicu.

Langkah 4: Batalkan tautan dan hapus formulir

Setiap kali Anda menjalankan skrip, skrip akan membuat formulir baru. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membatalkan tautan formulir dari spreadsheet dan menghapusnya:

1. Di spreadsheet, klik kanan sheet Respons formulir, lalu klik Batalkan tautan formulir > Oke.
2. Klik kanan lagi sheet Respons formulir, lalu klik Hapus > Oke.
3. Buka forms.google.com.
4. Klik kanan Conference Form, lalu klik Remove > Move to trash.

Setelah mereset solusi, Anda dapat menambahkan data Anda sendiri, atau terus menggunakan data sampel, dan menjalankan skrip lagi.

Meninjau kode

Untuk meninjau kode Apps Script untuk solusi ini, klik Lihat kode sumber di bawah:

Melihat kode sumber

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

Lihat di GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Kontributor

Contoh ini dikelola oleh Google dengan bantuan Pakar Developer Google.

Langkah berikutnya

• Menu kustom di Google Workspace
• Pemicu berbasis peristiwa