Tworzenie rejestracji na sesje podczas konferencji

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 5 minut
Typ projektu: automatyzacja z menu niestandardowym i wyzwalaczem opartym na zdarzeniach

Cele

• Dowiedz się, co robi rozwiązanie.
• Dowiedz się, jakie funkcje pełnią usługi Apps Script w rozwiązaniu.
• Skonfiguruj skrypt.
• Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Utwórz kompleksowy system rejestracji na wydarzenia. Jeśli planujesz wydarzenie, np. konferencję, możesz utworzyć nowy kalendarz sesji konferencyjnych, utworzyć formularz rejestracyjny i automatycznie wysyłać uczestnikom spersonalizowane plany spotkań.

Jak to działa

To rozwiązanie wykorzystuje niestandardowe menu w Arkuszach Google do wdrożenia automatycznego systemu rejestracji zdarzeń. Skrypt utworzy kalendarz z wydarzeniami konferencyjnymi wymienionymi w arkuszu kalkulacyjnym Arkuszy. Następnie skrypt tworzy formularz z listą wydarzeń, na które uczestnicy mogą się zarejestrować. Gdy uczestnicy wypełnią formularz, skrypt doda ich do wydarzeń w kalendarzu i wyśle im e-maile z planami podróży.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tych usług:

• Usługa arkuszy kalkulacyjnych – przekazuje informacje o wydarzeniu do innych usług.
• Usługa kalendarza – tworzy nowy kalendarz dla wydarzenia, dodaje do niego wydarzenia i dodaje uczestników do wydarzeń, na które się zarejestrują.
• Usługa Properties – przechowuje identyfikator kalendarza utworzonego przez usługę Kalendarz. Gdy użytkownik kliknie Skonfiguruj konferencję w niestandardowym menu Konferencja, usługa Właściwości sprawdzi, czy system rejestracji wydarzeń został już skonfigurowany, sprawdzając, czy istnieje właściwość identyfikatora kalendarza. Dzięki temu unikniesz tworzenia zduplikowanych formularzy i kalendarzy.
• Usługa Formularze – tworzy formularz na podstawie informacji w arkuszu kalkulacyjnym, który umożliwia uczestnikom rejestrację na sesje.
• Usługa skryptu – tworzy regułę, która jest uruchamiana, gdy uczestnik wypełni formularz.
• Usługa dokumentów – pobiera informacje o zdarzeniach, na które zapisuje się uczestnik, i dodaje listę tych zdarzeń do nowego dokumentu. Skrypt przyznaje uczestnikowi uprawnienia do edycji dokumentu.
• Usługa poczty – wysyła dokument z planem podróży do uczestnika.

Wymagania wstępne

Aby użyć tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

• Konto Google (w przypadku kont Google Workspace może być wymagana zgoda administratora).
• przeglądarkę internetową z dostępem do internetu,

Konfigurowanie skryptu

1. Kliknij poniższy przycisk, aby utworzyć kopię przykładowego arkusza kalkulacyjnego Utwórz formularz rejestracji na sesje podczas konferencji. Projekt Apps Script dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
   Utwórz kopię
2. Kliknij Konferencja > Skonfiguruj konferencję. Aby to menu niestandardowe się pojawiło, może być konieczne odświeżenie strony.

3. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetla się ostrzeżenie Ta aplikacja nie została zweryfikowana, kliknij kolejno Zaawansowane > Otwórz {Project Name} (niebezpieczne).

4. Kliknij Konferencja > Skonfiguruj konferencję.

Uruchamianie skryptu

1. Kliknij Narzędzia > Zarządzaj formularzem > Otwórz aktywny formularz.
2. Wypełnij i prześlij formularz.
3. Wejdź na calendar.google.com.
4. Po lewej stronie upewnij się, że pole obok pozycji Kalendarz konferencji jest zaznaczone.
5. Sprawdź daty wydarzeń, na które się zarejestrowałeś(-aś), i potwierdź, że jesteś na liście uczestników.

(Opcjonalnie) Resetowanie rozwiązania

Jeśli chcesz ponownie wypróbować to rozwiązanie lub dostosować je do własnych informacji o zdarzeniach, musisz zresetować niektóre elementy, które zostały skonfigurowane podczas pierwszego uruchomienia skryptu. Aby wyświetlić instrukcje resetowania rozwiązania, kliknij poniżej Resetowanie rozwiązania:

Resetowanie rozwiązania

Krok 1. Zresetuj zapisane właściwości skryptu

Jeśli spróbujesz uruchomić skrypt więcej niż raz, pojawi się komunikat Konferencja jest już skonfigurowana. Poszukaj formularza rejestracyjnego na Dysku Google. Dzieje się tak, ponieważ po utworzeniu kalendarza konferencji identyfikator kalendarza jest przechowywany jako właściwość skryptu. Po uruchomieniu skrypt sprawdza, czy właściwość identyfikatora kalendarza już istnieje, i jeśli tak, zatrzymuje działanie.

Aby usunąć dotychczasową usługę z identyfikatorem kalendarza, wykonaj te czynności:

1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Rozszerzenia > Apps Script.
2. W edytorze Apps Script wybierz resetProperties z listy funkcji i kliknij Uruchom.

Krok 2. Usuń kalendarz konferencji

Za każdym razem, gdy skrypt jest uruchamiany, tworzy nowy kalendarz. Jeśli nie chcesz zachować oryginalnego kalendarza, wykonaj te czynności:

1. Wejdź na calendar.google.com.
2. Obok pozycji Kalendarz konferencji kliknij Opcje kalendarza konferencji  > Ustawienia i udostępnianie.
3. Przewiń w dół ustawień i kliknij Usuń.

Krok 3. Usuń regułę przesyłania formularza

Za każdym razem, gdy uruchamiasz skrypt, tworzy on wyzwalacz przesyłania formularza. Aby uniknąć wielu wywołań, które powodują wysyłanie zduplikowanych e-maili, usuń pierwotne wywołanie. Wykonaj te czynności:

1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Rozszerzenia > Apps Script.
2. W projekcie Apps Script po lewej stronie kliknij Reguły .
3. Obok reguły kliknij Więcej  > Usuń regułę.

Krok 4. Odłącz i usuń formularz

Za każdym razem, gdy uruchamiasz skrypt, tworzy on nowy formularz. Aby odłączyć formularz od arkusza kalkulacyjnego i go usunąć:

1. W arkuszu kliknij prawym przyciskiem myszy arkusz Odpowiedzi z formularza i kliknij Rozłącz formularz > OK.
2. Ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy arkusz Odpowiedzi na formularz i kliknij Usuń > OK.
3. Wejdź na forms.google.com.
4. Kliknij prawym przyciskiem myszy Formularz konferencji i kliknij Usuń > Przenieś do kosza.

Po zresetowaniu rozwiązania możesz dodać własne dane lub nadal używać przykładowych danych i ponownie uruchomić skrypt.

Sprawdź kod

Aby sprawdzić kod Apps Script tego rozwiązania, kliknij poniżej Wyświetl kod źródłowy:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

Wyświetl w GitHubie

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Współtwórcy

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.

Dalsze kroki

• Niestandardowe menu w Google Workspace
• Wyzwalacze oparte na zdarzeniach