Crear un registro para sesiones en una conferencia

Nivel de programación: Principiante
Duración: 5 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un menú personalizado y un activador basado en eventos

Objetivos

• Comprende qué hace la solución.
• Comprende qué hacen los servicios de Apps Script dentro de la solución.
• Configura la secuencia de comandos.
• Ejecuta la secuencia de comandos.

Acerca de esta solución

Crear un sistema de registro de eventos integral Si tienes un evento próximo, como una conferencia, puedes configurar un calendario nuevo para las sesiones de la conferencia, crear un formulario de registro y enviar automáticamente a los asistentes itinerarios personalizados por correo electrónico.

Cómo funciona

En esta solución, se usa un menú personalizado en Hojas de cálculo de Google para implementar un sistema automatizado de registro de eventos. La secuencia de comandos crea un calendario con los eventos de la conferencia que se enumeran en la hoja de cálculo de Hojas de cálculo. Luego, la secuencia de comandos crea un formulario con la lista de eventos a los que se pueden inscribir los asistentes. Después de que los asistentes completan el formulario, la secuencia de comandos los agrega a los eventos de calendario y les envía itinerarios por correo electrónico.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usan los siguientes servicios:

• Servicio de hojas de cálculo: Proporciona la información del evento a los demás servicios.
• Servicio de calendario: Crea un calendario nuevo para el evento, agrega eventos al calendario y agrega asistentes a los eventos en los que se registran.
• Servicio de Properties: Almacena el ID del calendario creado por el servicio de Calendar. Cuando un usuario hace clic en Set up conference en el menú personalizado Conference, el servicio de Properties verifica si el sistema de registro de eventos ya se configuró. Para ello, comprueba si la propiedad del ID del calendario está presente. Esto ayuda a evitar la creación de formularios y calendarios duplicados.
• Servicio de formularios: Crea un formulario a partir de la información de la hoja de cálculo que permite a los asistentes registrarse para las sesiones.
• Servicio de secuencias de comandos: Crea un activador que se activa cuando un asistente completa el formulario.
• Servicio de documentos: Obtiene la información de los eventos a los que se registra un asistente y agrega una lista de los eventos a un documento nuevo. La secuencia de comandos le otorga al asistente permiso para editar el documento.
• Servicio de correo: Envía el documento del itinerario por correo electrónico al asistente.

Requisitos previos

Para usar esta muestra, necesitas cumplir con los siguientes requisitos previos:

• Una Cuenta de Google (es posible que las cuentas de Google Workspace requieran la aprobación del administrador)
• Un navegador web con acceso a Internet

Configura la secuencia de comandos

1. Haz clic en el siguiente botón para crear una copia de la hoja de cálculo de ejemplo Crea un registro para las sesiones de una conferencia. El proyecto de Apps Script para esta solución se adjunta a la hoja de cálculo.
   Crear una copia
2. Haz clic en Conferencia > Configurar conferencia. Es posible que debas actualizar la página para que aparezca este menú personalizado.

3. Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos. Si la pantalla de consentimiento de OAuth muestra la advertencia Esta app no está verificada, selecciona Opciones avanzadas > Ir a {Nombre del proyecto} (no seguro) para continuar.

4. Haz clic en Conferencia > Configurar conferencia de nuevo.

Ejecuta la secuencia de comandos:

1. Haz clic en Herramientas > Administrar formulario > Ir al formulario activo.
2. Completa y envía el formulario.
3. Ve a calendar.google.com.
4. A la izquierda, asegúrate de que esté marcada la casilla junto a Calendario de conferencias.
5. Ve a las fechas de los eventos en los que te registraste y confirma que se te agregó como asistente.

Cómo restablecer la solución (opcional)

Si quieres volver a probar esta solución o personalizarla para usar tu propia información de eventos, debes restablecer algunos elementos que se configuraron cuando ejecutaste la secuencia de comandos por primera vez. Para ver los pasos para restablecer la solución, haz clic en Restablecer la solución a continuación:

Cómo restablecer la solución

Paso 1: Restablece las propiedades de la secuencia de comandos almacenada

Si intentas ejecutar la secuencia de comandos más de una vez, aparecerá el mensaje Tu conferencia ya está configurada. Busca tu formulario de registro en Google Drive. Esto sucede porque, una vez que se crea el Calendario de conferencias, el ID del calendario se almacena como una propiedad de secuencia de comandos. Cuando se ejecuta la secuencia de comandos, se verifica si ya existe la propiedad del ID del calendario y se detiene si es así.

Sigue los pasos que se indican a continuación para quitar la propiedad existente del ID del calendario:

1. En la hoja de cálculo, haz clic en Extensiones > Apps Script.
2. En el editor de Apps Script, selecciona resetProperties en la lista desplegable de funciones y haz clic en Ejecutar.

Paso 2: Borra el calendario de conferencias

Cada vez que se ejecuta la secuencia de comandos, se crea un calendario nuevo. Si no quieres conservar el calendario original que se creó, sigue estos pasos:

1. Ve a calendar.google.com.
2. Junto a Calendario de conferencias, haz clic en Opciones para el Calendario de conferencias > Configuración y uso compartido.
3. Desplázate hasta la parte inferior de la configuración y haz clic en Borrar.

Paso 3: Borra el activador de envío del formulario

La secuencia de comandos crea un activador para los envíos de formularios cada vez que la ejecutas. Para evitar varios activadores que generen correos electrónicos duplicados, quita el activador original. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. En la hoja de cálculo, haz clic en Extensiones > Apps Script.
2. En el proyecto de Apps Script, a la izquierda, haz clic en Activadores .
3. Junto al activador, haz clic en Más > Borrar activador.

Paso 4: Desvincula y borra el formulario

Cada vez que ejecutas la secuencia de comandos, se crea un formulario nuevo. Sigue estos pasos para desvincular el formulario de tu hoja de cálculo y borrarlo:

1. En la hoja de cálculo, haz clic con el botón derecho en la hoja Form responses y, luego, en Unlink form > Ok.
2. Haz clic con el botón derecho en la hoja Form responses de nuevo y haz clic en Borrar > Aceptar.
3. Ve a forms.google.com.
4. Haz clic con el botón derecho en Conference Form y, luego, en Remove > Move to trash.

Una vez que restablezcas la solución, podrás agregar tus propios datos o seguir usando los datos de muestra y volver a ejecutar la secuencia de comandos.

Revisa el código

Para revisar el código de Apps Script de esta solución, haz clic en Ver código fuente a continuación:

Ver el código fuente

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

Ver en GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Colaboradores

Google mantiene esta muestra con la ayuda de los Google Developer Experts.

Próximos pasos

• Menús personalizados en Google Workspace
• Activadores controlados por eventos