Panoramica dell'API Drive Labels

Le etichette sono metadati che definisci per aiutare gli utenti a organizzare e trovare file e ad applicarvi criteri su Google Drive. L'API Drive Labels è un'API RESTful che supporta i processi aziendali allegando metadati ai file di Drive. Di seguito sono riportati alcuni utilizzi comuni di questa API:

  • Classificare i contenuti per seguire una strategia di governance delle informazioni : crea un' etichetta per identificare contenuti o dati sensibili che richiedono una gestione speciale. Ad esempio, potresti creare un'etichetta con badge (un'etichetta con valori di opzione codificati a colori) denominata "Sensibilità" con i valori "Top Secret", "Riservato" e "Pubblico".

  • Applicare criteri agli elementi in Drive: crea etichette per gestire i contenuti di Drive durante il loro ciclo di vita e assicurati che rispettino le prassi di conservazione dei record della tua organizzazione. Ad esempio, utilizza le etichette per gestire un criterio di prevenzione della perdita di dati (DLP) in base al quale i file con un'etichetta "Sensibilità" impostata su "Top Secret" non possono essere scaricati su un computer.

  • Selezionare e trovare i file: crea etichette per aumentare la ricercabilità dei contenuti della tua azienda consentendo alle persone della tua organizzazione di trovare elementi in base alle etichette e ai relativi campi. Ad esempio, un utente della tua organizzazione potrebbe utilizzare le opzioni di ricerca di Drive per trovare tutti i contratti in attesa di firma entro una data specifica.

Di seguito è riportato un elenco dei termini comuni utilizzati nell'API Drive Labels:

Etichetta

Metadati strutturati inseriti in un file di Drive. Gli utenti di Drive possono assegnare etichette e impostare i valori dei campi delle etichette per i file. Le etichette sono composte da:

Nome etichetta
Il nome della risorsa dell'etichetta. L'ID etichetta fa parte del nome dell'etichetta. A seconda della richiesta, il nome è nel formato labels/{id} o labels/{id}@{revisionId}. Per saperne di più, vedi Revisione dell'etichetta di seguito.
ID etichetta
Un identificatore univoco globale per l'etichetta. L'ID fa parte del nome dell'etichetta, ma a differenza del nome, è coerente tra le revisioni.

Esistono due stili di etichette:

Etichetta con badge

Un'etichetta con un SelectionOptions tipo di campo contenente scelte che possono essere codificate a colori per indicare importanza. Questa operazione viene eseguita impostando badgeConfig tramite le Properties di una Choice.

Drive mostra il colore dell'opzione scelta per ogni file in modo che gli utenti comprendano chiaramente lo stato, la classificazione e così via del file. Ad esempio, l'opzione "Top Secret" per l'etichetta con badge "Sensibilità" potrebbe essere visualizzata in rosso. Puoi avere una sola etichetta con badge alla volta.

Etichetta standard

Un'etichetta contenente zero o più tipi di campo. Un'etichetta standard potrebbe avere un titolo, ad esempio "Progetto Moonshot", e indicare tutti i file correlati al progetto. Un'etichetta standard potrebbe anche avere diversi campi strutturati. Ad esempio, un'etichetta con il titolo "Contratto" potrebbe contenere i campi "Azienda", "Data di scadenza", "Stato" e "Firmatari". Ogni campo è di un tipo specifico (testo, data, selezione o utente).

Diagramma dell'etichetta con badge.
Figura 1. Etichetta con badge
Diagramma dell'etichetta standard.
Figura 2. Etichetta standard
Campo

Un singolo componente digitato e impostabile di un'etichetta. Un'etichetta può avere zero o più campi associati.

Tipo di campo
Il tipo di dati del valore associato al campo. Configurabile come testo, numero intero, data, utente o selezione. Se configuri il campo con ListOptions, puoi impostare i campi utente e di selezione con più valori. Il tipo scelto influisce sia sui valori validi applicabili agli elementi di Drive sia sulle opzioni di query di ricerca disponibili.
Scelta

Una delle diverse opzioni che un utente può scegliere all'interno di un campo SelectionOptions.

Tipo di etichetta

Tutte le etichette includono un LabelType. Esistono due tipi di etichette:

Amministratore

Per creare e modificare le etichette di proprietà dell'amministratore, devi essere un account amministratore con il privilegio Gestione etichette.

Gli amministratori possono condividere le etichette di amministratore con qualsiasi utente per concedergli la possibilità di visualizzarle e applicarle agli elementi di Drive. La modifica o la lettura dei valori delle etichette sugli elementi di Drive richiede le seguenti autorizzazioni:

  • Modifica: affinché un utente possa modificare i metadati dell'elemento di Drive correlati a una determinata etichetta, deve disporre dei livelli di autorizzazione appropriati:

    • Elemento di Drive: EDITOR
    • Etichetta: APPLIER

  • Lettura: affinché un utente possa leggere o cercare i metadati dell'elemento di Drive correlati a una determinata etichetta, deve disporre dei livelli di autorizzazione appropriati:

    • Elemento di Drive: READER
    • Etichetta: READER
Condiviso

Gli utenti non amministratori possono creare etichette condivise che altri possono applicare agli elementi di Drive. I team possono creare e organizzare le proprie etichette da utilizzare all'interno del team senza richiedere un amministratore.

Tassonomia delle etichette

I campi delle etichette attualmente configurati disponibili per gli utenti per l'applicazione ai file di Drive. È detta anche schema delle etichette.

Esempi di tassonomie delle etichette:

  • Sensibilità: rosso, arancione, giallo, verde
  • Stato: non avviato, bozza, in revisione, finale
  • Tipo di contenuti: contratto, documento di progettazione, simulazione
  • Dipartimento: marketing, finanza, risorse umane, vendite
Ciclo di vita delle etichette

Le etichette seguono un ciclo di vita in cui vengono create, pubblicate, aggiornate e così via. Man mano che un'etichetta avanza nel ciclo di vita, la relativa revisione dell'etichetta viene incrementata. Per saperne di più, consulta Ciclo di vita delle etichette.

Revisione dell'etichetta

Un'istanza dell'etichetta. Ogni volta che un'etichetta viene creata, aggiornata, pubblicata o ritirata, la revisione dell'etichetta viene incrementata.

Revisione bozza
Il numero di revisione dell'istanza bozza corrente dell'etichetta. Puoi apportare diversi aggiornamenti a un'etichetta, ognuno dei quali incrementa il numero di revisione della bozza, senza influire sulla revisione pubblicata. La possibilità di avere etichette bozza ti consente di testare gli aggiornamenti delle etichette prima della pubblicazione.
Revisione pubblicata
Il numero di revisione della versione pubblicata di un'etichetta. L'etichetta pubblicata è l'istanza dell'etichetta attualmente disponibile per gli utenti.