Los administradores de Google Workspace pueden usar 94 métricas a nivel de la organización y 70 a nivel del usuario para obtener mayor visibilidad del uso compartido de archivos dentro y fuera del dominio, así como detalles sobre la adopción de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google por parte de los usuarios. Las nuevas métricas reflejan el comportamiento real de los usuarios y son más fáciles de comparar con la auditoría de Drive.
Resumen de las actualizaciones
Además de agregar métricas que abarcan más detalles sobre el uso compartido por parte de los usuarios, agregamos más métricas para abarcar comportamientos adicionales:
- Métricas de agente: La persona que realiza la acción en un archivo.
- Métricas de visibilidad : Son útiles para los informes de seguridad y tienen una definición actualizada. Ahora, las métricas de visibilidad diferencian entre alguien que comparte un archivo con un usuario interno o externo. Consulta la Definición de visibilidad para obtener más detalles.
- Métricas de adopción: Colaboradores, consumidores, creadores y usuarios que comparten. Consulta Métricas de adopción para obtener más detalles.
- Métricas de usuarios activos por 1, 7 y 30 días.
- Métricas delta: Simplifican el cálculo del
cambio resultante en la visibilidad cuando se comparte o crea un archivo, así como
la cantidad de elementos propios en general. Ejemplos:
- Un archivo que recibe cambios de permisos adicionales, pero que permanece compartido internamente, se cuenta como 1 archivo compartido internamente, pero 0 para el delta de archivos compartidos internamente.
- Un archivo compartido externamente y cambiado a compartido de forma privada crea un -1 para el delta compartido externamente y un +1 para la métrica delta compartida de forma privada.
Métricas de propietario y agente
Se pueden segmentar dos clases de métricas en perspectivas de propietario y agente:
num_owned_items: Actividad del elemento, agrupada por propietario dentro del dominio, en la que cualquier usuario, interno o externo, realiza una actividadnum_items: Actividad del elemento, agrupada por usuario dentro del dominio, en archivos que son propiedad de cualquier persona, interna o externa
Anteriormente, estas categorías de métricas se aplicaban solo a la actividad y la propiedad dentro del dominio. Ahora, se aplican a la actividad de archivos de cualquier persona y a la propiedad de archivos de cualquier persona, ya sea interna o externa al dominio.
Métricas de propietario
En el siguiente diagrama, se ilustran las métricas de propietario para
num_owned_items_viewed, que muestra la cantidad de archivos por propietario
en el dominio que fueron vistos por cualquier persona, interna o externa al
dominio.
Métricas de agente
En el siguiente diagrama, se ilustran las métricas de agente para
num_items_viewed, que muestra la cantidad de archivos vistos por un
usuario del dominio que eran propiedad de cualquier persona, interna o externa al
dominio.
Definición de visibilidad
Anteriormente, si un usuario compartía un archivo con una persona, se identificaba como "Compartido de forma privada", independientemente de si el usuario era externo o interno al dominio. Ahora, los archivos compartidos se identifican como "Compartido internamente" y "Compartido externamente". "Privado" ahora solo se aplica a los archivos que nunca se comparten.
| Métrica de visibilidad actualizada | Métrica de visibilidad anterior |
|---|---|
| visibility_private: Solo el propietario. | visibility_private: El propietario y también los usuarios y grupos a los que se otorgó acceso específicamente. |
| visibility_shared_internally: Solo usuarios o grupos dentro del dominio del propietario. | <none> |
| visibility_anyone_in_domain_with_link: Cualquier usuario del dominio que tenga el vínculo puede acceder. | visibility_people_at_domain_with_link: Cualquier usuario dentro el dominio con un vínculo directo puede acceder. |
| visibility_anyone_in_domain: Cualquier usuario del dominio puede encontrar el elemento y acceder a él. Anteriormente, public_in_the_domain. | visibility_people_at_domain: Cualquier usuario dentro del dominio puede acceder. Los usuarios del dominio también pueden encontrar el archivo con la opción de búsqueda de dominio en el menú Búsqueda avanzada. |
| shared_externally: Los usuarios o grupos externos a el dominio del propietario pueden acceder. | <none> |
| anyone_with_link: Cualquier usuario que tenga el vínculo puede acceder. Anteriormente, people_with_link. | anyone_with_link: Cualquier usuario dentro o fuera del dominio con un vínculo directo puede acceder. |
| público: Puede aparecer en los resultados de la búsqueda, y cualquier usuario que encuentre la dirección web del archivo puede acceder a él. | public: Puede aparecer en los resultados de la búsqueda, y cualquier usuario que encuentre la dirección web del archivo puede acceder a él. |
Orden de visibilidad
Según la configuración de uso compartido, un archivo puede tener varias visibilidades aplicables. Por ejemplo, un archivo podría tener lo siguiente:
- Compartido con usuarios dentro del dominio del propietario :
shared_internally - Compartido con usuarios fuera del
dominio del propietario :
shared_externally - Compartido públicamente—
public
Cuando se calculan las métricas, solo se tiene en cuenta la visibilidad más alta, por lo que el archivo de este ejemplo se consideraría público. El orden de visibilidad es el que se indica en la tabla de definiciones de visibilidad, desde el más bajo ("privado") hasta el más alto ("público").
Métricas de adopción
Creamos métricas agregadas convenientes en función de tus comentarios. Estas te ayudan a comprender la adopción y la participación de Drive dentro de tu dominio.
- num_creators
- Cantidad de usuarios del dominio que crean archivos, incluidos los creadores que crean sus propios archivos y suben contenido. No incluye otros eventos de tipo adición como UNTRASH y la transferencia de propiedad.
- num_collaborators
- Cantidad de usuarios del dominio que editan o comentan, sugieren o marcan tareas pendientes en archivos, pero solo en archivos que no son de su propiedad.
- num_consumers
- Cantidad de usuarios del dominio que ven archivos. No incluye la impresión ni la vista previa.
- num_sharers
- Cantidad de usuarios del dominio que cambiaron la configuración de uso compartido para que sea más colaborativa que antes. Los eventos de visibilidad relevantes incluyen cambiar la visibilidad del archivo a un nivel más público o agregar más usuarios o grupos, incluso si el nivel de visibilidad sigue siendo el mismo o incluso disminuye (como cambiar de cualquier usuario del dominio a cualquier usuario del dominio con un vínculo). Los archivos en los que se realizan acciones se cuentan independientemente de la propiedad del dominio del archivo. También se incluyen las transferencias de propiedad.
Comparación de cambios
Existen diferencias en los cálculos de las métricas en estos cambios, por lo que debes revisar las notas y los problemas clave para obtener detalles relevantes. En esta sección, se explica el mapeo entre las métricas anteriores y las nuevas, de modo que puedas comparar los cambios de las métricas anteriores que usaste en tus informes. Para obtener una lista de todas las métricas nuevas, consulta Métricas de la organización de Google Drive y Métricas de usuario de Google Drive.
Métricas reemplazadas
En esta tabla, se muestran las métricas singleton que se reemplazan por métricas nuevas, con las definiciones que enfatizan la diferencia. El rango abarca desde el inicio hasta el final de la fecha del informe para todas las métricas.
| Métricas únicas modificadas | |
|---|---|
Actual num_owned_items_with_visibility_public_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso público, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Obsoleta num_docs_with_visibility_public Cantidad de elementos dentro de la cuenta de la organización que cualquier usuario de la Web puede ver en la fecha del informe. |
|
Actual num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso de cualquier usuario con el vínculo, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Obsoleta num_docs_with_visibility_anyone_with_link Cantidad de elementos en la cuenta de la organización para los que la visibilidad cambió a cualquier usuario que tenga el vínculo en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso para los usuarios o grupos externos al dominio, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Obsoleta num_docs_shared_outside_domain Cantidad de elementos dentro de la cuenta de dominio del usuario que no son públicos ni visibles para cualquier usuario con el vínculo, pero que se compartieron explícitamente con usuarios o grupos fuera del dominio hasta la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso de cualquier usuario del dominio, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Obsoleta num_docs_with_visibility_people_at_domain Cantidad de elementos dentro de la cuenta de la organización que cualquier usuario del dominio puede ver en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad, para cualquier usuario del dominio con el vínculo. |
Obsoleta num_docs_with_visibility_people_at_domain_with_link Cantidad de elementos dentro de la cuenta de la organización que cualquier usuario del dominio que tenga el vínculo del documento puede ver en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_delta Cantidad de elementos o categoría específica de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió la propiedad, ya sea para aumentar o disminuir la propiedad del archivo. |
Obsoleta num_docs Cantidad de elementos o categoría específica de elementos dentro de la cuenta del usuario que no están en la Papelera en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_edited Cantidad de elementos o categoría específica de elementos dentro de la cuenta del usuario que se editaron el día del informe. Las ediciones múltiples del mismo archivo se cuentan solo una vez por archivo. |
Obsoleta num_docs_edited Cantidad de elementos o categoría específica de elementos dentro de la cuenta del usuario que se editaron en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_viewed Cantidad de elementos propiedad del usuario o cliente que se vieron el día del informe (por cualquier persona). Las vistas múltiples del mismo archivo se cuentan solo una vez por archivo. |
Obsoleta num_docs_viewed Cantidad de elementos o categoría específica de elementos dentro de la cuenta del usuario que se vieron en la fecha del informe. |
Nuevos cálculos
En la siguiente tabla, se proporciona un mapeo entre las métricas anteriores y los nuevos cálculos de métricas, que muestra cómo puedes usar los cálculos para obtener valores con las métricas nuevas similares a los disponibles en las métricas obsoletas.
| Nuevos cálculos de métricas | |
|---|---|
| Cálculo de reemplazo
num_owned_items_delta - num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Métrica obsoleta num_shared_docs Cantidad de elementos* dentro de la cuenta del usuario que se compartieron explícitamente con usuarios o grupos, o elementos que no son privados en la fecha del informe. * incluye documentos de texto, dibujos, formularios, presentaciones, hojas de cálculo y archivos subidos |
Cálculo de reemplazo num_owned_items_with_visibility_private_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Métrica obsoleta num_docs_with_visibility_private Cantidad de elementos dentro de la cuenta de la organización que se comparten explícitamente con usuarios o grupos, o que son privados en la fecha del informe. Ten en cuenta que la definición "privado" ahora se separa en archivos que se cambiaron para que sean privados y archivos que se cambiaron para que se compartan explícitamente con personas tanto internas como externas al dominio. |
Cálculo de reemplazo num_owned_items_with_visibility_public_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Métrica obsoleta num_docs_externally_visible Cantidad de elementos en la cuenta de dominio del usuario visibles para personas fuera del dominio. |
Cálculo de reemplazo num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Métrica obsoleta num_docs_internally_visible Cantidad de elementos en la cuenta del usuario visibles solo para personas dentro del dominio. |
Métricas quitadas
Las siguientes métricas no tienen una ruta de migración y no serán compatibles después de abril de 2018. Las métricas anteriores registraban la cantidad total de archivos, mientras que las nuevas registran el cambio en la cantidad total de archivos para el período del informe.
| Métricas discontinuadas | |
|---|---|
| num_docs_not_edited_for_Nmonths | Cantidad de documentos dentro de la cuenta del usuario que no se editaron en los últimos 90 días. |
| num_docs_not_viewed_for_Nmonths | Cantidad de documentos dentro de la cuenta del usuario que no se vieron en los últimos 90 días. |
| last_interaction_time | Hora en la que el usuario vio o editó por última vez algún documento. La fecha está en formato RFC 3339, por ejemplo, 2010-10-28T10:26:35.000Z. |
Problemas clave que debes tener en cuenta
- Las estadísticas agregadas excluyen los cálculos de los archivos de unidades compartidas, ya que son propiedad del dominio y no de usuarios individuales.
- Las métricas se calculan para cada usuario del dominio, independientemente de la licencia.
- Algunos cálculos de métricas producen números diferentes:
- Vistas y ediciones: Los cálculos anteriores de las métricas de vistas y ediciones difieren de los de las métricas de vistas y ediciones actuales. La versión actual coincide con los registros de auditoría de Drive para todo lo que se cuenta como una vista o una edición.
- Usuarios activos: Los cálculos anteriores de usuarios activos solo consideraban una vista o una edición como una actividad, mientras que el cálculo actual incluye todas las demás actividades en un elemento, como editar o borrar. Como resultado, las métricas actuales también cuentan a los usuarios activos de manera diferente.
- Visibilidad externa: El cálculo anterior era incorrecto. El cálculo actual cuenta un archivo como compartido externamente si el grupo con el que se comparte un archivo permite usuarios externos.