يهدف هذا الدليل إلى مساعدة المؤسسات في فهم أنواع المشكلات التي يمكن حلها عن طريق توثيق أفضل، وكيفية اختيار المقاييس المناسبة لمشروعات التوثيق.
المرحلة الحالية:
تطوير المستندات: يمكنك الاطّلاع على المخطط الزمني.
تحديد مشكلتك
قبل الانتقال إلى اختيار مقياس، تأكد من أن لديك فهمًا جيدًا للمشكلة التي تحاول حلها. يُرجى توفير أكبر قدر ممكن من التفاصيل.
- "يستغرق دمج طلباتك الخاصة بمستندات الإعداد وقتًا طويلاً جدًا. المساهمون يتوقفون عن العمل".
- "لاحظنا أنّه تم فتح عدد كبير جدًا من المشاكل للمساعدة في فهم رموز الأخطاء".
- "إن مسار CI/CD غير مستقر. يتعذّر إجراء عدد كبير جدًا من الاختبارات لأسباب غير مفهومة".
- "يبدو الناس غاضبين في اجتماعاتنا الأسبوعية".
وضع فرضية
ابحث عن السبب والنتيجة. ما سبب المشكلة التي ذكرتها؟ ضع في اعتبارك أن المشكلات يمكن أن يكون لها أسباب متعددة أو متداخلة.
- "يستغرق دمج طلبات السحب في مستندات الإعداد وقتًا طويلاً جدًا لأنّنا لا تتوفّر لدينا إرشادات واضحة حول الأسلوب. إما يتراجع المراجعون عن مراجعة مقالة "PR" لأنهم لا يعرفون ما يجب فعله، أو أنّهم يتنقلون كثيرًا مع المساهمين بشأن التنسيق".
- "يجب أن يفتح المستخدمون المشاكل لأنّهم لا يستطيعون العثور على معلومات حول رموز الأخطاء في المستندات".
- "تتعذّر اختبارات CI/CD لأنّنا قد فرضنا قيودًا على الخطة ومهلة معيّنة لها من قِبل مقدّم الخدمة".
- "يشعر المشاركون بالغضب في اجتماعاتنا الأسبوعية لأنّ الاجتماعات ستنعقد في الساعة 5:30 صباحًا بتوقيت منطقتهم الزمنية".
اقتراح حل
هل هذه مشكلة يمكن حلّها باستخدام مستندات جديدة أو أفضل؟
- "إذا كان لدينا دليل توجيهي، يمكن لمراجعي المخالفات الاطّلاع عليه قبل تقديم تقرير العلاقات العامة. سيعرف المراجعون ما يجب التحقق منه. ولن يضطر المراجعون والمساهمون إلى الجدل بشأن التنسيق والأسلوب والأسلوب".
- "إذا كانت لدينا مستندات رموز الخطأ، يمكن للمستخدمين العثور على إجاباتهم هناك، بدلاً من فتح المشاكل".
- "لا يبدو أن التوثيق الأفضل يمكن أن يحل مشكلة CI/CD".
- "يمكننا أن نبدأ كل اجتماع بنكتة طرق! إنّ إنشاء مجموعة من النكات المضحكة سيساعدنا في بدء اجتماعاتنا بابتسامة".
الحصول على نتائج محددة
هل يمكنك تحديد المشكلة؟
- "ما الذي يعنيه "يستغرق دمج مسؤولي العلاقات العامة" وقتًا طويلاً جدًا؟ في الشهرين؟ في غضون أسبوعَين؟ كم من الوقت سينتظر المساهمون المراجعة قبل أن يتوقفوا عن المراجعة؟"
- "كم عدد المشاكل المتعلقة برموز الأخطاء التي "مشاكل كثيرة جدًا"؟"
- "هممم ... كم هو غاضب جدًا؟"
التحقّق من قابلية القياس
كيف يمكنك التحقق من المقياس المُقترَح؟ هل يمكن قياسه بسهولة ودقة؟ هل يعتمد القياس على من يجري القياس؟
- "يمكننا بسهولة قياس المدة التي كان خلالها طلب السحب مفتوحًا والمدة منذ طلب المراجعة. لا يمكننا تحديد الوقت الذي يستسلم فيه المساهم بالضبط".
- "يمكننا حساب عدد المشكلات التي تم وضع علامة عليها "رمز الخطأ" أو البحث ضمن المشكلات لنص رمز الخطأ".
- "لا يمكننا قياس غضب الناس بطريقة لطفة أو دقيقة".
إضافة مقياس ثانوي
هل هناك مقاييس أخرى من شأنها أن تساعدك في فهم ما إذا كانت وثائقك تحل مشكلتك؟ هل المقياس المستهدف هو نفسه في جميع الحالات؟
- "تستغرق مراجعات العملاء لفترات أطول وقتًا أطول، لذا يجب أن يكون لدينا حدود مختلفة للأحجام المختلفة للعلاقات العامة. نريد قياس الوقت اللازم للاندماج في العلاقات الصحية الصغيرة والمتوسطة والكبيرة والضخمة".
- "يمكننا التحقق من عدد الزيارات التي تتلقاها وثائق رمز الخطأ ومعرفة ما إذا كان هذا الرقم مرتبطًا بعدد أقل من المشكلات المفتوحة".
اختيار فترة زمنية
- "نعتقد أنّ أسبوعين هو الوقت المناسب لدمج جهات العلاقات العامة الصغيرة والمتوسطة، ومن المفترض أن يتم دمج كل العلاقات العامة في غضون شهر واحد. لذلك سنقوم بقياس كل أسبوعين".
- "ليس من المنطقي تعديل عدد المشاكل المتعلّقة برمز الخطأ يوميًا، لأنّ الوقت المعتاد لإغلاق أي مشكلة هو أسبوع واحد. سنقيّمه أسبوعيًا".
تحديد الأهداف
ما مقدار التغيير الذي تحتاج إلى رؤيته في المقياس المحدد لتقول أن المشروع كان ناجحًا؟ ضع في اعتبارك تحديد أهداف كَمية للمقاييس التي اخترتها.
- "إذا حققنا هدفنا المتمثل في إغلاق كل علاقات عامة جديدة في أقل من شهر، فسيكون ذلك ناجحًا. إذا انخفض متوسط الوقت الذي نستغرقه لإغلاق مسؤولي العلاقات العامة بمقدار أسبوعين، سيكون ذلك نجاحًا كبيرًا".
- "لن نلاحظ أي مشاكل جديدة مرتبطة بالأخطاء عادةً. لكننا سنعتبر مشروعنا ناجحًا إذا رأينا انخفاضًا بنسبة 50٪ في المشكلات المتعلقة بالأخطاء المفتوحة".
معلومات ذات صلة
- يُرجى قراءة دليل مشرف المؤسسة للحصول على مساعدة في المهام المتعلّقة بالتقارير.