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組織管理者ガイド

現在のフェーズ:
ドキュメントの作成。タイムラインをご覧ください。

このガイドは、Google シーズンドキュメントプログラムに申し込みまたは参加している組織管理者を対象としています。

貴組織は Google シーズンオブドキュメントプログラムに参加する必要がありますか。

以下の質問を使用して、オープンソースプロジェクトまたは組織が Google シーズン Google ドキュメントに参加する必要があるかどうかを判断します。

組織またはプロジェクトは:

新規のドキュメントや更新されたドキュメントが、プロジェクトやコミュニティの目標達成や問題の解決に役立つとお考えですか？
ドキュメントプロジェクトの成功をどのように測定するかについて、最初の理解または仮説はあるか。
テクニカルライターの採用、評価、オンボーディングに協力してくれるコミュニティメンバーがいますか？また、プロジェクト期間中（申請期間を含めて 6 ～ 8 か月）質問に答え、その他のサポートを提供してくれる人はいますか？
組織管理者の役割を果たし、アプリケーションの作成、プログラム管理者からの質問への対応、月次評価と最終評価とケーススタディの提出を手配する意欲のあるコミュニティメンバーがいますか？また、組織管理者は、Google シーズンドキュメントを終えた後にフォローアップアンケートに進んで回答することも求められます。

組織は、Open Collective アカウントの作成など、プログラムの資格要件も満たしている必要があります。

組織の申請プロセス

調査フェーズ

Google シーズンドキュメントへのお申し込みは 2024 年 2 月 22 日に受け付けていますが、申請書を提出する前に、時間をかけて探索フェーズの手順を完了することを強くおすすめします。

[プロジェクト提案書を作成] ページ。[プロポーザル] ページには、主なニーズ、目標、問題、考えられる解決策、考えられる指標のリストが表示されます。このページは一般公開し、コミュニティへの貢献や議論ができるようにしておく必要があります。参加を希望するテクニカルライター向けの情報（プロジェクトについて質問する場所、関心を表明する場所、プロジェクトの詳細を確認する場所など）を含めます。Google シーズンの Google ドキュメントについてオープンソース団体に連絡するためのメールアドレスを追加することをおすすめします。ただし、オープンソース団体への連絡用メールアドレスとして個人のメールアドレスを使用しないことを強くおすすめします。（例については、プロジェクト候補リストをご覧ください）。
提案ページをコミュニティチャンネルで公開し、Google シーズンの Google ドキュメントに関する GitHub リポジトリで関心のある組織のリストに組織を追加します。また、Write The Docs Slack の #season-of-docs チャンネルでリンクを共有することもできます。プロモーションとプレスページには、Google シーズンドキュメントについて紹介する際に使用できるロゴやその他のコンテンツを掲載しています。
ドキュメントのアイデアごとに、テクニカルライターがコミュニティや組織とうまく連携するためにどのような経験と資格が必要かを検討します。テクニカルライターが（GitHub やドキュメントツールチェーンを使用するなどして）開発するのを、コミュニティはどのようなスキルで支援できますか？（テクニカルライター向けのサポートガイドをご覧ください。
興味を持ったテクニカルライターからの質問に答えてくれる有志を募ります。
プロジェクトへの参加に興味があるテクニカルライターが送信した関心に関する記述を確認します。

申請フェーズ

提案ページから最も有望なアイデアを選択します。組織ごとに 1 つの提案しか提出できません。次の点に注意してください。
- テクニカルライターが最も関心を引いているアイデアはどれですか。
- プロジェクトの最大の問題を解決するのに役立つアイデアは、次のうちどれですか。完了する可能性は高いものの、プロジェクトに大きな違いを生まないドキュメントプロジェクトのアイデアよりも、リスクの高いアイデアを選択することをおすすめします。
- アイデアを得るには、コミュニティの特定のメンバーが参加する必要がありますか？参加する時間はありますか？
プロポーザルテンプレートを使用してプロポーザルを作成します。以下の点を理解し、含めるようにしてください。
- 対処する問題
- 改善または作成するドキュメントの範囲
- ドキュメントの成功を測定する方法
プロポーザルには予算も含める必要があります。提案が不完全な場合、その提案は考慮されません。
申請期限の 2024 年 4 月 2 日 18 時（UTC）までに申請フォームを送信してください。承認された提案は、2024 年 4 月 10 日に発表されます。

プロジェクトの開発と報告

プロジェクトのキックオフ

組織ですでにプロジェクトのテクニカルライターを指名している場合は、テクニカルライターとキックオフミーティングを行います。テクニカルライターと協力して、作業と定期的なチェックインのスケジュールを作成する必要があります。
関心のあるテクニカルライターから複数の関心の表明を受けた場合は、テクニカルライターの選定を公表するか、決定内容を申請者に伝えます。

支払いの付与

2024 年 6 月 11 日以降、Google シーズンオブドキュメントでは、テクニカルライターを雇うと、各組織の Open Collective アカウントに助成金の 40% が入金されます。組織は、プロジェクトのマイルストーンに基づいて、テクニカルライターとともに支払いスケジュールを作成することをおすすめします。これには、プロジェクトのキックオフ時の支払いも含まれます。
残りの 60% は、2024 年 12 月 13 日より、最終評価とケーススタディを完成させて提出した組織の Open Collective アカウントに入金されます。承認されたすべてのプロジェクトは、2024 年 12 月 13 日に最終的な支払いを受け取ります。
Open Collective アカウントの作成について詳しくは、お支払いガイドをご覧ください。

プロジェクトステータスレポート

組織管理者は、ステータスレポートフォームへのリンクを受け取ってから 1 週間以内に月次ステータスレポートに記入する必要があります（リンクはメールで送信されるため、まだ迷惑メールフォルダのメールが届いていない場合はご確認ください）。

プロジェクトの最終評価と事例紹介

組織が残りの助成金を受け取るには、2024 年 12 月 10 日 18 時（UTC）までにプロジェクトの最終評価とケーススタディの両方を完了して提出する必要があります。

最終評価

最終評価フォームは、遅くとも 2024 年 12 月 10 日 18:00（UTC）までに組織管理者に提供されます。

事例紹介

Google シーズンの Google ドキュメントの活用事例は、Google シーズンドキュメントへの組織の参加に関する主な成果物です。プロジェクトの更新を毎週記録しておくとケーススタディの作成に役立ちます毎週、プロジェクトの進捗状況（pull リクエスト、問題、会話へのリンク（役立つ場合）、良かった点（または悪かった点）、学んだこと、質問した内容を記録します。

詳しくは、事例紹介の作成をご覧ください。また、事例紹介テンプレートに沿って事例紹介を作成してください。事例紹介は、最終評価フォームにリンクとして提出してください。

事例紹介は Google シーズンの Google ドキュメントサイトで公開されるため、プロジェクトに関する情報を含めるときはその点に留意してください。

参加が認められた組織は、Google シーズンドキュメントプロジェクトの成功を長期的に追跡するために、少なくとも 3 回のフォローアップアンケートに回答する必要があります。

フォーム

形態	リンク	期限
組織のアプリケーション	組織へのお申し込みは終了しました。season-of-docs-announce のお知らせ用メーリングリストに参加して、最新情報を入手してください。	2024 年 4 月 2 日 18:00 UTC
組織のお支払い情報	組織のお支払い情報フォーム	2024 年 5 月 14 日 18:00 UTC
テクニカルライターの採用を証明するもの	テクニカルライター採用フォーム	2024 年 5 月 22 日 18:00 UTC
毎月の評価	フォームはプロジェクト評価フェーズ（2024 年 6 月 5 日）で利用可能になります。	タイムラインを参照
最終的なプロジェクト評価と事例紹介	フォームはプロジェクトの最終評価と事例紹介のフェーズ（2024 年 11 月 22 日～ 2024 年 12 月 10 日）で利用できます。	2024 年 12 月 10 日 18:00 UTC
フォローアップアンケート	フォローアップアンケートの段階（2025 年 5 月 1 日）にフォームを使用可能。	タイムラインを参照