מדריך למנהל מערכת בארגון

השלב הנוכחי:
פיתוח המסמכים. להסבר על ציר הזמן

מדריך זה מיועד לאדמינים ארגוניים שמגישים בקשה או משתתפים בתוכנית Google Channel ב-Docs.

האם כדאי לארגון שלך להשתתף בתוכנית 'עונת המסמכים של Google'?

בעזרת השאלות האלה תוכלו להבין אם פרויקט הקוד הפתוח או הארגון שלכם צריכים להשתתף ב-Google Channel.

האם הארגון או הפרויקט שלכם:

  • חושבים שתיעוד חדש או מעודכן יעזור להשיג מטרה עסקית או לפתור בעיה בפרויקט או בקהילה שלכם?
  • יש לכם הבנה ראשונית לגבי האופן שבו תוכלו למדוד את ההצלחה של פרויקט התיעוד שלכם?
  • האם חברי הקהילה שמוכנים לעזור בגיוס, בהערכה ובקליטת כותב טכני, ושיהיו זמינים לענות על שאלות ולספק תמיכה נוספת במהלך הפרויקט (6-8 חודשים, כולל תקופת הגשת הבקשה)?
  • האם חבר קהילה שמוכן לשמש כאדמין הארגון ולנהל את יצירת הבקשה, לענות על שאלות של מנהלי התוכנית ולשלוח הערכות חודשיות ואת ההערכה הסופית ובמקרה לדוגמה? בנוסף, מנהל הארגון צריך להיות מוכן לענות על סקרים לאחר סיום התוכנית של Google Docs.

הארגון צריך גם לעמוד בדרישות הסף של התוכנית, כולל האפשרות ליצור חשבון Open Collective.

תהליך הגשת הבקשה של הארגון

שלב החקר

למרות שעונת הגשת הבקשות ל-Docs של Google תיפתח ב-22 בפברואר 2024, אנחנו ממליצים מאוד לארגונים להשלים את השלבים בשלב העיון לפני שליחת הבקשה.

  • יצירת דף הצעה לפרויקט. דף ההצעה כולל רשימה של הצרכים, היעדים או הבעיות העיקריים, פתרונות תיעוד אפשריים ומדדים אפשריים. הדף הזה צריך להיות ציבורי ולאפשר תרומה לקהילה ודיון. הוסיפו מידע לכותבים הטכניים שרוצים להשתתף – איפה כדאי לשאול שאלות, להביע עניין או לקבל מידע נוסף על הפרויקט שלכם? מומלץ להוסיף כתובת אימייל כדי ליצור קשר עם ארגון הקוד הפתוח שלכם לגבי עונת ה-Google Docs. עם זאת, מומלץ מאוד לא להשתמש בכתובת אימייל אישית ככתובת אימייל ליצירת קשר עם ארגון הקוד הפתוח שלכם. (תוכלו לראות דוגמאות ברשימת הרעיונות לפרויקטים).
  • פרסמו את דף ההצעה בערוצים של הקהילה והוסיפו את הארגון שלכם לרשימת הארגונים המתעניינים במאגר GitHub של העונה של Google. אפשר גם לשתף את הקישור בערוץ #week-of-docs בכתיבת The Docs Slack. דף קידום המכירות והעיתונות כולל סמלי לוגו ותכנים אחרים שניתן להשתמש בהם כשמדברים על העונה של Google Docs.
  • עבור כל רעיון תיעוד, כדאי לחשוב על הניסיון והכישורים הנדרשים לכותבים טכניים כדי לעבוד בהצלחה עם הקהילה והארגון שלכם. אילו מיומנויות הקהילה שלך תוכל לעזור לכותב טכני לפתח (לדוגמה, באמצעות GitHub או צרור הכלים שלך למסמכים)? (מומלץ לעיין במדריך לעבודה עם כותבים טכניים.
  • בקשו ממתנדבים לענות על שאלות של כותבים טכניים מעוניינים.
  • התחילו לבדוק הצהרות עניין שנשלחו מכותבים טכניים שמעוניינים לעבוד עם הפרויקט.

שלב הגשת הבקשה

  • בחר את הרעיון המבטיח ביותר מדף ההצעה שלך. כל ארגון יכול להגיש הצעה אחת בלבד. כמה דברים שחשוב להביא בחשבון:
    • איזה רעיון קיבל הכי הרבה עניין בקרב כותבים טכניים?
    • איזה רעיון יעזור לפתור את הבעיה הגדולה ביותר של הפרויקט שלכם? עדיף לבחור רעיון מסוכן שיש לו השפעה גדולה יותר מאשר רעיון שיש לו סיכוי גבוה יותר להסתיים בפרויקט תיעוד, אבל לא ישפיע באופן משמעותי על הפרויקט.
    • האם הרעיון מחייב השתתפות של חברים ספציפיים בקהילה? יש להם זמן להשתתף?

  • צור את ההצעה שלך באמצעות התבנית להצעה. חשוב להבין את המידע ולכלול את הפרטים הבאים:

    • הבעיה שאתם רוצים לטפל בה
    • היקף המסמכים שברצונך לשפר או ליצור
    • איך מודדים את הצלחת המסמכים

    ההצעה חייבת לכלול גם תקציב. לא ניתן להתייחס להצעות שלא הושלמו.

  • שולחים את טופס הבקשה עד למועד האחרון להגשת הבקשה, 2 באפריל 2024, בשעה 18:00 UTC. ההצעות שאושרו יפורסמו ב-10 באפריל 2024.

פיתוח פרויקטים ודיווח עליהם

התחלת הפרויקט

  • אם הארגון שלכם כבר בחר כותבים או כותבים טכניים לפרויקט, עורכים פגישת פתיחה עם הכותב הטכני. כדאי לשתף פעולה עם הכותב הטכני כדי ליצור לוח זמנים לעבודה ובדיקות סדירות.
  • אם קיבלתם מספר הצהרות עניין מכותבים טכניים מעוניינים, עליכם לפרסם הודעה פומבית לגבי בחירת הכותבים הטכניים שלכם או להודיע למגישי הבקשות על החלטתכם באופן אחר.

תשלומים למענקים

  • החל מ-11 ביוני 2024, מתוך 11 ביוני 2024, יופקדו ב-Google במהלך העונה של Docs 40% מכספי המענק בחשבון Open Collective של כל ארגון, לאחר המעסיק כותב טכני. אנחנו ממליצים לארגונים ליצור תזמון תשלומים עם כותבים טכניים על סמך אבני דרך של הפרויקט, כולל תשלום כשמתחילים את הפרויקט.
  • 60% הנותרים יופקדו בחשבונות Open Collective של ארגונים שישלימו ושולחים את ההערכות הסופיות ואת תיאורי המקרים שלהם, החל מ-13 בדצמבר 2024. כל הפרויקטים שעברו בהצלחה יתחילו לקבל את התשלום הסופי ב-13 בדצמבר 2024
  • מידע נוסף על יצירת חשבון Open Collective זמין במדריך התשלומים.

דיווח על סטטוס פרויקט

  • אדמינים ארגוניים אמורים למלא את דוחות הסטטוס החודשיים תוך שבוע מרגע קבלת הקישור לטופס של דוח הסטטוס (הקישור יישלח באימייל, לכן כדאי לבדוק בתיקיית הספאם אם לא ראיתם אותו).

הערכה סופית של פרויקט ומקרה לדוגמה

על הארגונים להשלים ולשלוח גם את ההערכה הסופית של הפרויקט וגם את המקרה לדוגמה לפני 10 בדצמבר 2024 בשעה 18:00 UTC כדי לקבל את כספי המענק הנותרים.

ההערכה הסופית

טופס ההערכה הסופי יהיה זמין לאדמינים ארגוניים לא פחות מחודש לפני 10 בדצמבר 2024 בשעה 18:00 לפי שעון UTC.

מקרה לדוגמה

המקרה לדוגמה של Google פעם ב-Docs הוא הספק המרכזי שמביא את ההשתתפות של הארגון שלכם בעונה של Docs ב-Google. ניהול יומן שבועי של עדכוני פרויקטים יעזור לכם ליצור מקרה לדוגמה. בכל שבוע מתעדים את ההתקדמות בפרויקט (כולל קישורים לבקשות, בעיות או שיחות, אם הם מועילים), מה היה טוב (או לא), מה למדתם ושאלות שנשאלו.

לקבלת מידע נוסף, קראו את המאמר יצירת מקרה לדוגמה והמשיכו להשתמש בתבנית לדוגמה כדי ליצור מקרה לדוגמה. עליכם לשלוח את המקרה לדוגמה כקישור בטופס ההערכה הסופי.

המקרה לדוגמה יפורסם באתר Google Channel ב-Google Docs, וחשוב לזכור אותו כשכוללים מידע על הפרויקט.

הארגונים שמתקבלים נדרשים להשתתף לפחות בשלושה סקרים כדי לעקוב אחר ההצלחה של פרויקטים ב-Google Docs בעונת Google לאורך זמן.

טפסים

טופס קישור תאריך יעד
בקשה מטעם הארגון

הבקשות של הארגון סגורות עכשיו. כדאי להצטרף לרשימת התפוצה של ההודעה בכתובת season-of-docs-announce כדי להתעדכן.

 2 באפריל 2024 בשעה 18:00 (שעון UTC)
פרטי התשלום של הארגון

טופס פרטי התשלום של הארגון

 14 במאי 2024 בשעה 18:00 (UTC)
הוכחה לגיוס של כותב טכני

טופס העסקת כותבים טכניים

 22 במאי 2024 בשעה 18:00 (UTC)
הערכות חודשיות

הטופס זמין במהלך שלב הערכת הפרויקט (5 ביוני 2024).

 הצגת ציר הזמן
הערכת פרויקט סיום ומקרה לדוגמה

הטופס זמין במהלך שלב הערכת הפרויקט הסופי ומקרה לדוגמה (22 בנובמבר 2024 עד 10 בדצמבר 2024).

 10 בדצמבר 2024 בשעה 18:00 UTC
סקרים למעקב

הטופס זמין במהלך השלב של סקר המעקב (1 במאי 2025).

 הצגת ציר הזמן