סקירה כללית על Drive Labels API

תוויות הן מטא-נתונים שאתם מגדירים כדי לעזור למשתמשים לארגן ולמצוא קבצים ב-Google Drive, וגם להוסיף להם כללי מדיניות. ‫Drive Labels API הוא API בארכיטקטורת REST שתומך בתהליכים עסקיים על ידי צירוף מטא-נתונים לקבצים ב-Drive. שימושים נפוצים בממשק ה-API הזה:

  • סיווג תוכן בהתאם לאסטרטגיה לניהול מדיניות לגבי מידע – יצירת תווית לזיהוי תוכן רגיש או נתונים שדורשים טיפול מיוחד. לדוגמה, אפשר ליצור תווית עם תג (תווית עם ערכי אפשרויות מקודדים בצבע) בשם 'רגישות' עם הערכים 'סודי ביותר', 'סודי' ו'ציבורי'.

  • החלת מדיניות על פריטים ב-Drive – יצירת תוויות לניהול תוכן ב-Drive לאורך מחזור החיים שלו, כדי לוודא שהוא עומד בשיטות ניהול הרשומות של הארגון. לדוגמה, אפשר להשתמש בתוויות כדי לנהל מדיניות למניעת אובדן נתונים (DLP), כך שאי אפשר יהיה להוריד למחשב קבצים עם התווית 'רגישות' שהוגדרה כ'סודי ביותר'.

  • ארגון קבצים וחיפוש שלהם – אתם יכולים ליצור תוויות כדי לשפר את יכולת החיפוש של התוכן בחברה, ולאפשר לאנשים בארגון למצוא פריטים לפי תוויות והשדות שלהן. לדוגמה, מישהו בארגון יכול להשתמש באפשרויות החיפוש ב-Drive כדי למצוא את כל החוזים שצריך לחתום עליהם עד תאריך מסוים.

ריכזנו כאן רשימה של מונחים נפוצים שמשמשים ב-Drive Labels API:

תווית

מטא-נתונים מובְנים שמוצבים בקובץ ב-Drive. משתמשי Drive יכולים להקצות תוויות ולהגדיר ערכים לשדות של תוויות בקבצים. התוויות מורכבות מ:

שם התווית
שם המשאב של התווית. מזהה התווית הוא חלק משם התווית. בהתאם לבקשה, השם הוא באחת מהצורות הבאות: labels/{id} או labels/{id}@{revisionId}. מידע נוסף זמין בקטע שינוי תוויות שבהמשך.
מזהה התווית
מזהה ייחודי גלובלי של התווית. המזהה הוא חלק משם התווית, אבל בניגוד לשם, הוא עקבי בין הגרסאות.

יש 2 סגנונות של תוויות:

תווית עם תיוג

תווית עם SelectionOptions שדה מסוג אפשרויות שאפשר לסמן בצבעים כדי לציין את החשיבות. כדי לעשות את זה, מגדירים את הערך badgeConfig באמצעות Properties של Choice.

ב-Drive מוצג הצבע של האפשרות שנבחרה לכל קובץ, כדי שהמשתמשים יוכלו להבין בבירור את הסטטוס או הסיווג של הקובץ. לדוגמה, האפשרות 'סודי ביותר' לתווית עם תג 'רמת סודיות' עשויה להופיע באדום. אפשר להוסיף תג רק לשדה אחד בתווית מסוימת, אבל אפשר להוסיף תגים לכמה תוויות.

תווית רגילה

תווית שמכילה אפס סוגי שדות או יותר. תווית רגילה יכולה לכלול שם כמו 'פרויקט Moonshot', ולציין את כל הקבצים שקשורים לפרויקט. תווית רגילה יכולה לכלול גם כמה שדות מובנים. לדוגמה, תווית עם הכותרת 'חוזה' יכולה להכיל את השדות 'חברה', 'תאריך יעד', 'סטטוס' ו'חותמים'. כל שדה הוא מסוג מסוים (טקסט, תאריך, בחירה או משתמש).

תרשים של תווית עם תיוג.
איור 1. תווית עם תיוג
תרשים של תווית רגילה.
איור 2. תווית רגילה
שדה

רכיב שניתן להקלדה, להגדרה ולסיווג של תווית. תווית יכולה לכלול אפס שדות או יותר.

סוג השדה
סוג הנתונים של הערך שמשויך לשדה. אפשר להגדיר את השדה כטקסט, מספר שלם, תאריך, משתמש או בחירה. אם מגדירים את השדה עם הערך ListOptions, אפשר להגדיר את שדות המשתמש והבחירה עם כמה ערכים. הסוג שתבחרו ישפיע גם על הערכים התקפים שרלוונטיים לפריטים ב-Drive וגם על האפשרויות של שאילתות החיפוש שיהיו זמינות.
Choice

אחת מכמה אפשרויות שמשתמש יכול לבחור מתוך SelectionOptions שדה.

סוג התווית

כל התוויות כוללות LabelType. יש 2 סוגים של תוויות:

אדמין

כדי ליצור ולערוך תוויות בבעלות האדמין, צריך להיות אדמין בחשבון עם ההרשאה ניהול תוויות.

אדמינים יכולים לשתף תוויות אדמין עם כל משתמש כדי לתת לו את האפשרות לראות אותן ולהחיל אותן על פריטים ב-Drive. כדי לשנות או לקרוא ערכי תוויות בפריטים ב-Drive, צריך את ההרשאות הבאות:

  • שינוי – כדי שמשתמש יוכל לשנות את המטא-נתונים של פריט ב-Drive שקשורים לתווית מסוימת, צריכות להיות לו רמות ההרשאה המתאימות:

    • פריט ב-Drive: ‏ EDITOR
    • תווית: APPLIER

  • קריאה – כדי שמשתמש יוכל לקרוא או לחפש את המטא-נתונים של פריט ב-Drive שקשורים לתווית מסוימת, צריכות להיות לו רמות ההרשאה המתאימות:

    • פריט ב-Drive: ‏ READER
    • תווית: READER
משותף

משתמשים שאין להם הרשאות אדמין יכולים ליצור תוויות משותפות שמשתמשים אחרים יכולים להוסיף לפריטים ב-Drive. צוותים יכולים ליצור ולארגן תוויות משלהם לשימוש בתוך הצוות, בלי צורך באדמין.

טקסונומיה של תוויות

שדות התוויות שמוגדרים כרגע וזמינים למשתמשים להחלה על קבצים ב-Drive. נקראת גם סכימת התוויות.

דוגמאות לטקסונומיות של תוויות:

  • רגישות – אדום, כתום, צהוב, ירוק
  • סטטוס – לא התחיל, טיוטה, בבדיקה, סופי
  • סוג התוכן – חוזה, מסמך עיצוב, הדמיה
  • מחלקה – שיווק, פיננסים, משאבי אנוש, מכירות
מחזור החיים של התווית

התוויות עוברות מחזור חיים שכולל יצירה, פרסום ועדכון. במהלך מחזור החיים של התווית, הגרסה של התווית מתעדכנת. מידע נוסף זמין במאמר בנושא מחזור החיים של התוויות.

Label revision

מופע של התווית. בכל פעם שתווית נוצרת, מתעדכנת, מתפרסמת או יוצאת משימוש, מספר הגרסה של התווית עולה.

Draft revision
מספר הגרסה של מופע הטיוטה הנוכחי של התווית. אפשר לבצע כמה עדכונים בתווית, וכל עדכון יגדיל את מספר הטיוטה שלה, בלי להשפיע על הגרסה שפורסמה. האפשרות ליצור תוויות טיוטה מאפשרת לכם לבדוק עדכונים של תוויות לפני הפרסום.
גרסה שפורסמה
מספר הגרסה של התווית שפורסמה. התווית שפורסמה היא המופע של התווית שזמין כרגע למשתמשים.