תוויות הן מטא-נתונים שמגדירים כדי לעזור למשתמשים לארגן קבצים ב-Google Drive, למצוא אותם ולהחיל עליהם מדיניות. Drive API מאפשר למפתחים להחיל תוויות על קבצים ותיקיות, להגדיר ערכים בשדות של תוויות, לקרוא תוויות וערכי שדות בקבצים ולחפש קבצים באמצעות מונחי מטא-נתונים שהוגדרו על ידי טקסונומיית התוויות המותאמת אישית.
תוויות ב-Drive יכולות לתמוך בתהליכים עסקיים על ידי צירוף מטא-נתונים לקבצים ולתיקיות. שימושים נפוצים בתוויות הם:
סיווג תוכן בהתאם לאסטרטגיה לפיקוח על מידע – כדאי ליצור תווית לזיהוי תוכן רגיש או נתונים שדורשים טיפול מיוחד. לדוגמה, תוכלו ליצור תווית עם תג (תווית עם ערכי אפשרויות בקידוד צבע) בשם 'רגישות' עם הערכים 'סודי', 'סודי' ו-'Public'.
החלת מדיניות על פריטים ב-Drive – אפשר ליצור תוויות כדי לנהל את התוכן ב-Drive במהלך מחזור החיים שלו, ולוודא שהוא פועל בהתאם לנוהלי שמירת הרשומות של הארגון. לדוגמה, תוכלו להשתמש בתוויות כדי לנהל מדיניות אובדן נתונים (DLP), שלפיה המשתמשים לא יוכלו להוריד קבצים שהתווית "רגישות" שלהם מוגדרת כ"סודי".
איסוף קבצים ואיתור קבצים – כדאי ליצור תוויות כדי לאפשר לאנשים בארגון למצוא פריטים לפי תוויות והשדות שלהן, וכך להגביר את יכולת החיפוש שלהם. לדוגמה, תוכלו להחיל את התווית Signature Status (סטטוס החתימה) עם הערך Awaiting Signature (בהמתנה לחתימה) על כל החוזים שממתינים לחתימה בתאריך מסוים. לאחר מכן, חיפוש ב-Drive יכול להחזיר את החוזים האלה כאשר מישהו מחפש "בהמתנה לחתימה".
לפניכם רשימה של מונחים נפוצים המשמשים את התוויות ב-Drive:
- תווית
מטא-נתונים מובְנים מוצבים בקובץ Drive. משתמשי Drive יכולים להקצות תוויות ולהגדיר ערכים של שדות תווית לקבצים. התוויות מורכבות מ:
- שם התווית
- שם המשאב של התווית. ה-label ID הוא חלק מה-Label name. בהתאם לבקשה, השם יהיה בפורמט הבא:
labels/{id}אוlabels/{id}@{revisionId}. למידע נוסף קראו את המאמר תיקון תוויות שבהמשך. - מזהה תווית
- מזהה ייחודי גלובלי של התווית. המזהה הוא חלק משם התווית, אבל בניגוד לשם, הוא עקבי בין הגרסאות השונות.
- שדה
רכיב בודד שהוקלד וניתן להגדיר אותו של תווית. לכל תווית יכולים להיות משויכים אפס שדות או יותר. בשדות הבחירה והמשתמש אפשר להגדיר כמה ערכים אם השדה מוגדר באמצעות
ListOptionsב-Google Drive Labels API.- סוג השדה
- סוג הנתונים של הערך שמשויך לשדה. אפשר להגדיר אותם בתור מספר שלם, מחרוזת תאריך, טקסט, משתמש או בחירה. הסוג שתבחרו משפיע על הערכים החוקיים שחלים על פריטים ב-Drive וגם על האפשרויות הזמינות של שאילתות החיפוש.
- טקסונומיה של תוויות
שדות התוויות שהוגדרו שזמינים למשתמשים בקובצי יישום ל-Drive. קריאה וכתיבה דרך Drive Labels API. נקרא גם סכימת התוויות.
- תיקון של תווית
מופע של התווית. בכל פעם שתווית נוצרת, מתעדכנת, מתפרסמת או הוצאה משימוש, מתבצעת במרווחי זמן בין גרסאות שונות של התווית.
- גרסת טיוטה
- מספר הגרסה הקודמת של מופע הטיוטה הנוכחי של התווית. ניתן לבצע מספר עדכונים לתווית, וכל אחד מהם יגדיל את מספר הטיוטה של הגרסה, בלי להשפיע על הגרסה הקודמת שפורסמה. בעזרת האפשרות ליצור תוויות טיוטה תוכלו לבדוק עדכונים לפני הפרסום.
- גרסה קודמת שפורסמה
- מספר הגרסה הקודמת של תווית שפורסמה. התווית שפורסמה היא המופע של התווית שזמינה למשתמשים.
נושאים קשורים
- למידע נוסף על שימוש בתוויות ב-Drive: הגדרת שדה תווית בקובץ.
- מידע נוסף על Drive Labels API