एक से ज़्यादा शीट के डेटा की खास जानकारी देखना

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
अवधि: पांच मिनट
प्रोजेक्ट का टाइप: कस्टम फ़ंक्शन

मकसद

  • समझें कि समाधान क्या करता है.
  • समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

अगर आपकी स्प्रेडशीट की कई शीट में एक जैसा स्ट्रक्चर वाला डेटा है, जैसे कि टीम के सदस्यों के लिए ग्राहक सहायता मेट्रिक, तो इस कस्टम फ़ंक्शन का इस्तेमाल करके हर शीट की खास जानकारी बनाई जा सकती है. यह समाधान, ग्राहक सहायता टिकट पर फ़ोकस करता है. हालांकि, अपनी ज़रूरतों के हिसाब से इसे बदला जा सकता है.

getSheetsData फ़ंक्शन के आउटपुट का स्क्रीनशॉट

यह कैसे काम करता है

getSheetsData() नाम का यह कस्टम फ़ंक्शन, स्प्रेडशीट की हर शीट से डेटा इकट्ठा करता है. यह डेटा, शीट के Status कॉलम के आधार पर इकट्ठा किया जाता है. यह स्क्रिप्ट उन शीट को अनदेखा करती है जिन्हें एग्रीगेशन में शामिल नहीं किया जाना चाहिए. जैसे, ReadMe और Summary शीट.

Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में, इस सेवा का इस्तेमाल किया जाता है:

  • Spreadsheet service–यह उन शीट को ऐक्सेस करती है जिनमें मौजूद डेटा की खास जानकारी देनी है. साथ ही, यह उन आइटम की संख्या का पता लगाती है जो किसी तय की गई स्ट्रिंग से मेल खाते हैं. इसके बाद, स्क्रिप्ट कैलकुलेट की गई जानकारी को उस रेंज में जोड़ती है जहां स्प्रेडशीट में कस्टम फ़ंक्शन को कॉल किया गया था.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन ज़रूरी शर्तों को पूरा करना होगा:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति ज़रूरी हो सकती है).
  • इंटरनेट ऐक्सेस करने की सुविधा वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

स्प्रेडशीट डेटा की खास जानकारी देने वाले कस्टम फ़ंक्शन स्प्रेडशीट की कॉपी बनाने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट से अटैच किया गया है.
कॉपी बनाएं

स्क्रिप्ट चलाना

  1. कॉपी की गई स्प्रेडशीट में, खास जानकारी शीट पर जाएं.
  2. सेल A4 पर क्लिक करें. इस सेल में getSheetsData() फ़ंक्शन है.
  3. मालिक की किसी शीट पर जाएं और शीट में डेटा अपडेट करें या जोड़ें. यहां दी गई कार्रवाइयां करके देखें:
    • टिकट की जानकारी के साथ एक नई लाइन जोड़ें.
    • स्टेटस कॉलम में जाकर, किसी मौजूदा टिकट का स्टेटस बदलें.
    • स्थिति कॉलम की जगह बदलें. उदाहरण के लिए, मालिक1 शीट में, स्टेटस कॉलम को कॉलम C से कॉलम D में ले जाएं.
  4. खास जानकारी वाली शीट पर जाएं और अपडेट की गई खास जानकारी वाली टेबल देखें. यह टेबल, A4 सेल से getSheetsData() ने बनाई है. कस्टम फ़ंक्शन के कैश किए गए नतीजों को रीफ़्रेश करने के लिए, आपको 10वीं लाइन में मौजूद चेकबॉक्स पर सही का निशान लगाना पड़ सकता है. Google, कस्टम फ़ंक्शन को कैश मेमोरी में सेव करता है, ताकि परफ़ॉर्मेंस को ऑप्टिमाइज़ किया जा सके.
    • अगर आपने पंक्तियां जोड़ी हैं या उन्हें अपडेट किया है, तो स्क्रिप्ट टिकट और स्टेटस की संख्या को अपडेट करती है.
    • अगर आपने स्टेटस कॉलम की जगह बदल दी है, तो स्क्रिप्ट अब भी नए कॉलम इंडेक्स के साथ काम करेगी.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए, Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, यहां दिए गए सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

बदलाव

अपनी ज़रूरतों के हिसाब से, कस्टम फ़ंक्शन में जितने चाहें उतने बदलाव किए जा सकते हैं. यहां कस्टम फ़ंक्शन के नतीजों को मैन्युअल तरीके से रीफ़्रेश करने के लिए, एक और विकल्प दिया गया है.

कैश मेमोरी में सेव किए गए नतीजों को रीफ़्रेश करना

पहले से मौजूद फ़ंक्शन के उलट, Google कस्टम फ़ंक्शन को कैश मेमोरी में सेव करता है, ताकि परफ़ॉर्मेंस को ऑप्टिमाइज़ किया जा सके. इसका मतलब है कि अगर आपने कस्टम फ़ंक्शन में कोई बदलाव किया है, जैसे कि कैलकुलेट की जा रही वैल्यू, तो हो सकता है कि वह तुरंत अपडेट न हो. फ़ंक्शन के नतीजे को मैन्युअल तरीके से रीफ़्रेश करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

  1. शामिल करें > चेकबॉक्स पर क्लिक करके, किसी खाली सेल में चेकबॉक्स जोड़ें.
  2. कस्टम फ़ंक्शन के पैरामीटर के तौर पर, उस सेल को जोड़ें जिसमें चेकबॉक्स है. उदाहरण के लिए, getSheetsData(B11).
  3. कस्टम फ़ंक्शन के नतीजों को रीफ़्रेश करने के लिए, चेकबॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.

योगदानकर्ता

इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.

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