สร้างการผสานอีเมลด้วย Gmail และ Google ชีต

ระดับการเขียนโค้ด: ผู้เริ่มต้น
ระยะเวลา: 10 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทำงานอัตโนมัติด้วยเมนูที่กำหนดเอง

หากต้องการดูวิดีโอ
ช่องนักพัฒนาแอป Google Workspace มีวิดีโอเกี่ยวกับเคล็ดลับ กลเม็ด และฟีเจอร์ล่าสุด

วัตถุประสงค์

  • ทำความเข้าใจว่าโซลูชันทำอะไรได้บ้าง
  • ทำความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทำภายในโซลูชัน
  • ตั้งค่าสคริปต์
  • เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

ป้อนข้อมูลจาก Google ชีตลงในเทมเพลตอีเมลโดยอัตโนมัติ ระบบจะส่งอีเมลจากบัญชี Gmail ของคุณเพื่อให้คุณตอบกลับ การตอบกลับของผู้รับได้

สำคัญ: ตัวอย่างการผสานอีเมลนี้ขึ้นอยู่กับขีดจำกัดของอีเมลที่อธิบายไว้ ในโควต้าสำหรับบริการของ Google

ตัวอย่างการผสานอีเมล

วิธีการทำงาน

คุณสร้างเทมเพลตฉบับร่างของ Gmail ที่มีตัวยึดตำแหน่งซึ่ง สอดคล้องกับข้อมูลในสเปรดชีตชีต ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ ในชีตแสดงแท็กตัวยึดตำแหน่ง สคริปต์จะส่งข้อมูลสำหรับ ตัวยึดตำแหน่งแต่ละรายการจากสเปรดชีตไปยังตำแหน่งของแท็กตัวยึดตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง ในฉบับร่างอีเมล

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้

ข้อกำหนดเบื้องต้น

หากต้องการใช้ตัวอย่างนี้ คุณต้องมีข้อกำหนดเบื้องต้นต่อไปนี้

  • บัญชี Google (บัญชี Google Workspace อาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ)
  • เว็บเบราว์เซอร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงอินเทอร์เน็ต

ตั้งค่าสคริปต์

สร้างโปรเจ็กต์ Apps Script

  1. คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อทำสำเนาสเปรดชีตตัวอย่างการผสานจดหมายใน Gmail/ชีต โปรเจ็กต์ Apps Script สำหรับโซลูชันนี้ แนบมากับสเปรดชีต
    ทำสำเนา
  2. ในสเปรดชีตที่คัดลอกมา ให้อัปเดตคอลัมน์ผู้รับด้วยอีเมล ที่คุณต้องการใช้ในการผสานจดหมาย
  3. (ไม่บังคับ) เพิ่ม แก้ไข หรือนำคอลัมน์ออกเพื่อปรับแต่งข้อมูลที่ต้องการ รวมไว้ในเทมเพลตอีเมล

หากเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ผู้รับหรืออีเมลที่ส่ง คุณต้องอัปเดตรหัสที่เกี่ยวข้องในโปรเจ็กต์ Apps Script คุณสามารถเปิดโปรเจ็กต์ Apps Script จากสเปรดชีตได้โดยคลิกส่วนขยาย > Apps Script

สร้างเทมเพลตอีเมล

  1. สร้างอีเมลฉบับร่างในบัญชี Gmail หากต้องการรวมข้อมูลจากสเปรดชีตไว้ในอีเมล ให้ใช้ตัวยึดตำแหน่งที่สอดคล้องกับชื่อคอลัมน์ซึ่งอยู่ภายในเครื่องหมายปีกกา เช่น {{First name}}
    • หากจัดรูปแบบข้อความในอีเมล คุณต้องจัดรูปแบบวงเล็บ ตัวยึดตำแหน่งด้วย
    • ตัวยึดตำแหน่งจะคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ และต้องตรงกับส่วนหัวของคอลัมน์ทุกประการ
  2. คัดลอกบรรทัดเรื่องของอีเมลฉบับร่าง

เรียกใช้สคริปต์

  1. ในสเปรดชีต ให้คลิกจดหมายเวียน > ส่งอีเมล คุณอาจต้องรีเฟรชหน้าเว็บเพื่อให้เมนูที่กำหนดเองนี้ปรากฏขึ้น

  2. ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับข้อความแจ้ง หากหน้าจอคำยินยอมของ OAuth แสดงคำเตือนว่า แอปนี้ยังไม่ได้รับการยืนยัน ให้ดำเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {ชื่อโปรเจ็กต์} (ไม่ปลอดภัย)

  3. คลิกการผสานอีเมล > ส่งอีเมล อีกครั้ง

  4. วางบรรทัดหัวเรื่องของเทมเพลตอีเมล แล้วคลิกตกลง

หากคุณใช้ตัวกรองกับชีต สคริปต์จะยังคงส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมที่กรองแล้ว แต่จะไม่เพิ่มการประทับเวลา

ตรวจสอบโค้ด

หากต้องการตรวจสอบโค้ด Apps Script สำหรับโซลูชันนี้ ให้คลิกดูซอร์สโค้ดด้านล่าง

ดูซอร์สโค้ด

Code.gs

solutions/automations/mail-merge/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bcc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

การปรับเปลี่ยน

คุณแก้ไขการทำงานอัตโนมัติของการผสานจดหมายได้มากเท่าที่ต้องการเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ด้านล่างนี้คือการเปลี่ยนแปลงที่ไม่บังคับบางอย่างที่คุณทำได้กับซอร์สโค้ด

เพิ่มพารามิเตอร์อีเมลสำเนาลับ สำเนา ตอบกลับ หรือจาก

โค้ดตัวอย่างมีพารามิเตอร์เพิ่มเติมอีกหลายรายการ ซึ่งปัจจุบัน ถูกทำเครื่องหมายเป็นความคิดเห็นไว้ ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมชื่อบัญชีที่ส่งอีเมล จากนั้น อีเมลตอบกลับ รวมถึงอีเมลสำเนาลับและสำเนา

เปิดใช้งานพารามิเตอร์ที่ต้องการเพิ่มโดยนำเครื่องหมายทับ // ที่อยู่หน้าแต่ละพารามิเตอร์ออก

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงข้อความที่ตัดตอนมาจากฟังก์ชัน sendEmails ซึ่งเปิดใช้งานพารามิเตอร์อีเมลส่วนใหญ่ 

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

ในตัวอย่างข้างต้น พารามิเตอร์ noReply ยังคงถูกแสดงความคิดเห็น เนื่องจากมีการตั้งค่าพารามิเตอร์ replyTo

ใส่อักขระ Unicode ในอีเมล

หากต้องการรวมอักขระ Unicode เช่น อีโมจิ ในอีเมล คุณต้องอัปเดตโค้ดให้ใช้บริการอีเมลแทนบริการ Gmail

ในโค้ดตัวอย่าง ให้อัปเดตบรรทัดต่อไปนี้ 

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

แทนที่บรรทัดด้วยโค้ดต่อไปนี้ 

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างนี้สร้างโดย Martin Hawksey หัวหน้าฝ่ายการออกแบบการเรียนรู้และเทคโนโลยีที่ Edinburgh Futures Institute, บล็อกเกอร์ และผู้เชี่ยวชาญด้านนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Google

ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google โดยได้รับความช่วยเหลือจาก Google Developer Expert

ขั้นตอนถัดไป