Создайте запись на сеансы на конференции

Уровень кодирования : начинающий
Продолжительность : 5 минут
Тип проекта : Автоматизация с настраиваемым меню и триггером, управляемым событиями

Цели

• Поймите, что делает решение.
• Понять, какие функции выполняют службы Apps Script в рамках решения.
• Настройте сценарий.
• Запустите скрипт.

Об этом решении

Создайте сквозную систему регистрации на мероприятия. Если у вас намечается мероприятие, например, конференция, вы можете настроить новый календарь сессий, создать форму регистрации и автоматически отправлять участникам персонализированные маршруты.

Как это работает

Это решение использует настраиваемое меню в Google Таблицах для реализации автоматизированной системы регистрации на мероприятия. Скрипт создаёт календарь с мероприятиями конференции, перечисленными в таблице Google Таблиц. Затем скрипт создаёт форму со списком мероприятий, на которые участники могут зарегистрироваться. После того, как участники заполняют форму, скрипт добавляет участников в календарь и отправляет им маршруты по электронной почте.

Службы скриптов приложений

Это решение использует следующие сервисы:

• Служба электронных таблиц – предоставляет информацию о событиях другим службам.
• Служба календаря — создает новый календарь для события, добавляет события в календарь и добавляет участников к событиям, на которые они зарегистрировались.
• Служба свойств – хранит идентификатор календаря, созданного службой «Календарь». Когда пользователь нажимает кнопку «Настроить конференцию» в меню «Конференция» , служба свойств проверяет, настроена ли система регистрации событий, проверяя наличие свойства идентификатора календаря. Это помогает избежать создания дублирующих форм и календарей.
• Служба форм — создает форму на основе информации из электронной таблицы, которая позволяет участникам записываться на сеансы.
• Служба скриптов – создает триггер, который срабатывает, когда участник заполняет форму.
• Служба документов – получает информацию о мероприятиях, на которые зарегистрирован участник, и добавляет список мероприятий в новый документ. Скрипт предоставляет участнику разрешение на редактирование документа.
• Почтовая служба – отправляет маршрутный документ участнику по электронной почте.

Предпосылки

Для использования этого образца вам необходимы следующие предварительные условия:

• Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
• Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте сценарий

1. Нажмите следующую кнопку, чтобы скопировать пример электронной таблицы «Создание регистрации на сессии конференции» . Проект Apps Script для этого решения прикреплён к таблице.
   Сделать копию
2. Нажмите «Конференция» > «Настроить конференцию» . Возможно, вам потребуется обновить страницу, чтобы это меню появилось.

3. При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение « Это приложение не проверено» , выберите «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

4. Нажмите Конференция > Настроить конференцию еще раз.

Запустить скрипт

1. Нажмите «Инструменты» > «Управление формой» > «Перейти к активной форме» .
2. Заполните и отправьте форму.
3. Перейдите на calendar.google.com .
4. Слева убедитесь, что флажок рядом с опцией Календарь конференций установлен.
5. Перейдите к датам мероприятий, на которые вы зарегистрировались, и подтвердите, что вы добавлены в качестве участника.

(Необязательно) Сбросить решение

Если вы хотите снова опробовать это решение или настроить его для использования собственной информации о событиях, вам необходимо сбросить некоторые параметры, настроенные при первом запуске скрипта. Чтобы просмотреть шаги по сбросу решения, нажмите «Сбросить решение» ниже:

Сбросить решение

Шаг 1: Сброс сохраненных свойств скрипта

Если вы попытаетесь запустить скрипт несколько раз, появится сообщение: «Ваша конференция уже настроена». Найдите форму регистрации в Google Диске! Это происходит потому, что после создания календаря конференции идентификатор календаря сохраняется как свойство скрипта. При запуске скрипт проверяет, существует ли уже свойство идентификатора календаря, и останавливает выполнение, если оно существует.

Чтобы удалить существующее свойство идентификатора календаря, выполните следующие действия:

1. В электронной таблице нажмите Расширения > Скрипт приложений .
2. В редакторе скриптов приложений выберите resetProperties в раскрывающемся списке функций и нажмите Выполнить .

Шаг 2: Удалить календарь конференций

При каждом запуске скрипта создаётся новый календарь. Если вы не хотите сохранять исходный календарь, выполните следующие действия:

1. Перейдите на calendar.google.com .
2. Рядом с календарем конференций нажмите «Параметры календаря конференций». > Настройки и общий доступ .
3. Прокрутите настройки до конца и нажмите Удалить .

Шаг 3: Удалить триггер отправки формы

Скрипт создаёт триггер для отправки формы при каждом запуске. Чтобы избежать срабатывания нескольких триггеров, приводящих к дублированию писем, удалите исходный триггер. Выполните следующие действия:

1. В электронной таблице нажмите Расширения > Скрипт приложений .
2. В проекте Apps Script слева нажмите «Триггеры» . .
3. Рядом с триггером нажмите «Ещё». > Удалить триггер .

Шаг 4: Отсоедините и удалите форму.

Каждый раз при запуске скрипта создаётся новая форма. Чтобы отсоединить форму от таблицы и удалить её, выполните следующие действия:

1. В электронной таблице щелкните правой кнопкой мыши лист Ответы формы и нажмите Отменить связь с формой > ОК .
2. Еще раз щелкните правой кнопкой мыши лист ответов формы и нажмите Удалить > ОК .
3. Перейдите на forms.google.com .
4. Щелкните правой кнопкой мыши по Форме конференции и выберите Удалить > Переместить в корзину .

После сброса решения вы можете добавить собственные данные или продолжить использовать образец данных и снова запустить скрипт.

Проверьте код

Чтобы просмотреть код Apps Script для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/автоматизация/событие-сессия-регистрация/Code.js

Посмотреть на GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Авторы

Этот образец поддерживается компанией Google с помощью экспертов Google Developer Experts.

Следующие шаги

• Пользовательские меню в Google Workspace
• Триггеры, управляемые событиями