Trang này được dịch bởi Cloud Translation API.

Tạo đơn đăng ký tham gia các phiên tại hội nghị

Cấp độ lập trình: Người mới bắt đầu
Thời lượng: 5 phút
Loại dự án: Tự động hoá bằng trình đơn tuỳ chỉnh và trình kích hoạt do sự kiện điều khiển

Mục tiêu

Tìm hiểu chức năng của giải pháp.
Tìm hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
Thiết lập tập lệnh.
Chạy tập lệnh.

Giới thiệu về giải pháp này

Tạo một hệ thống đăng ký sự kiện toàn diện. Nếu sắp có một sự kiện, chẳng hạn như hội nghị, bạn có thể thiết lập một lịch mới cho các phiên hội nghị, tạo biểu mẫu đăng ký và tự động gửi lịch trình dành riêng cho từng người tham dự qua email.

Thông tin từ Trang tính đang được chuyển sang Biểu mẫu và Lịch

Cách hoạt động

Giải pháp này sử dụng trình đơn tuỳ chỉnh trong Google Trang tính để triển khai hệ thống đăng ký sự kiện tự động. Tập lệnh này tạo một lịch có các sự kiện hội nghị được liệt kê trong bảng tính Trang tính. Sau đó, tập lệnh sẽ tạo một biểu mẫu có danh sách các sự kiện mà người tham dự có thể đăng ký. Sau khi người tham dự điền thông tin vào biểu mẫu, tập lệnh sẽ thêm người tham dự vào các sự kiện trên lịch và gửi lịch trình qua email cho họ.

Dịch vụ Apps Script

Giải pháp này sử dụng các dịch vụ sau:

Dịch vụ bảng tính – Cung cấp thông tin về sự kiện cho các dịch vụ khác.
Dịch vụ lịch – Tạo một lịch mới cho sự kiện, thêm sự kiện vào lịch và thêm người tham dự vào các sự kiện mà họ đăng ký.
Dịch vụ thuộc tính – Lưu trữ mã nhận dạng của lịch do dịch vụ Lịch tạo. Khi người dùng nhấp vào Thiết lập hội nghị trong trình đơn tuỳ chỉnh Hội nghị, dịch vụ Tài sản sẽ kiểm tra xem hệ thống đăng ký sự kiện đã được thiết lập hay chưa bằng cách kiểm tra xem thuộc tính mã nhận dạng lịch có xuất hiện hay không. Việc này giúp tránh tạo biểu mẫu và lịch trùng lặp.
Dịch vụ biểu mẫu – Tạo một biểu mẫu từ thông tin trong bảng tính để cho phép người tham dự đăng ký các phiên.
Dịch vụ tập lệnh – Tạo một điều kiện kích hoạt sẽ kích hoạt khi người tham dự điền vào biểu mẫu.
Dịch vụ tài liệu – Lấy thông tin sự kiện cho các sự kiện mà người tham dự đăng ký và thêm danh sách sự kiện vào một tài liệu mới. Tập lệnh này cấp cho người tham dự quyền chỉnh sửa tài liệu.
Dịch vụ gửi thư – Gửi tài liệu về hành trình qua email cho người tham dự.

Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng mẫu này, bạn cần có các điều kiện tiên quyết sau:

Tài khoản Google (có thể cần có sự phê duyệt của quản trị viên đối với tài khoản Google Workspace).
Một trình duyệt web có quyền truy cập Internet.

Thiết lập tập lệnh

Nhấp vào nút sau để tạo bản sao của bảng tính mẫu Tạo trang đăng ký tham gia các phiên tại một hội nghị. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính.
Tạo bản sao
Nhấp vào Hội nghị > Thiết lập hội nghị. Bạn có thể cần làm mới trang để trình đơn tuỳ chỉnh này xuất hiện.
Khi được nhắc, hãy cho phép tập lệnh chạy. Nếu màn hình đồng ý OAuth hiển thị cảnh báo Ứng dụng này chưa được xác minh, hãy tiếp tục bằng cách chọn Nâng cao > Chuyển đến {Project Name} (không an toàn).
Nhấp vào Hội nghị > Thiết lập lại hội nghị.

Chạy tập lệnh

Nhấp vào Công cụ > Quản lý biểu mẫu > Chuyển đến biểu mẫu đang hoạt động.
Điền và gửi biểu mẫu.
Truy cập vào calendar.google.com.
Ở bên trái, hãy nhớ đánh dấu vào hộp bên cạnh Lịch hội nghị.
Chuyển đến ngày của các sự kiện mà bạn đã đăng ký và xác nhận rằng bạn đã được thêm vào danh sách người tham dự.

(Không bắt buộc) Đặt lại giải pháp

Nếu muốn thử lại giải pháp này hoặc tuỳ chỉnh giải pháp này để sử dụng thông tin sự kiện của riêng bạn, bạn cần đặt lại một số mục đã thiết lập khi chạy tập lệnh lần đầu tiên. Để xem các bước đặt lại giải pháp, hãy nhấp vào Đặt lại giải pháp bên dưới:

Đặt lại giải pháp

Bước 1: Đặt lại các thuộc tính tập lệnh đã lưu

Nếu cố gắng chạy tập lệnh nhiều lần, bạn sẽ thấy thông báo Hội nghị của bạn đã được thiết lập. Hãy tìm biểu mẫu đăng ký của bạn trong Google Drive! Điều này xảy ra vì sau khi bạn tạo Lịch hội nghị, mã nhận dạng của lịch sẽ được lưu trữ dưới dạng thuộc tính tập lệnh. Khi chạy, tập lệnh sẽ kiểm tra xem thuộc tính mã nhận dạng lịch có tồn tại hay không và dừng chạy nếu thuộc tính này tồn tại.

Hãy làm theo các bước dưới đây để xoá thuộc tính mã nhận dạng lịch hiện có:

Trong bảng tính, hãy nhấp vào Tiện ích > Apps Script.
Trong trình chỉnh sửa Apps Script, hãy chọn resetProperties trong danh sách thả xuống hàm rồi nhấp vào Run (Chạy).

Bước 2: Xoá Lịch hội nghị

Mỗi khi chạy, tập lệnh sẽ tạo một lịch mới. Nếu bạn không muốn giữ lại lịch ban đầu đã tạo, hãy làm theo các bước sau:

Truy cập vào calendar.google.com.
Bên cạnh Lịch hội nghị, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn cho Lịch hội nghị > Cài đặt và chia sẻ.
Di chuyển xuống cuối phần cài đặt rồi nhấp vào Xoá.

Bước 3: Xoá điều kiện kích hoạt gửi biểu mẫu

Tập lệnh này tạo một điều kiện kích hoạt cho các lượt gửi biểu mẫu mỗi khi bạn chạy tập lệnh. Để tránh nhiều điều kiện kích hoạt dẫn đến email trùng lặp, hãy xoá điều kiện kích hoạt ban đầu. Hãy làm theo các bước sau:

Trong bảng tính, hãy nhấp vào Tiện ích > Apps Script.
Trong dự án Apps Script, ở bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Điều kiện kích hoạt .
Bên cạnh điều kiện kích hoạt, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác > Xoá điều kiện kích hoạt.

Bước 4: Huỷ liên kết và xoá biểu mẫu

Mỗi khi bạn chạy tập lệnh, tập lệnh sẽ tạo một biểu mẫu mới. Hãy làm theo các bước sau để huỷ liên kết biểu mẫu khỏi bảng tính và xoá biểu mẫu đó:

Trong bảng tính, hãy nhấp chuột phải vào trang tính Câu trả lời trong biểu mẫu rồi nhấp vào Huỷ liên kết biểu mẫu > Ok.
Nhấp chuột phải vào trang tính Form responses (Phản hồi biểu mẫu) một lần nữa rồi nhấp vào Delete (Xoá) > Ok.
Truy cập vào forms.google.com.
Nhấp chuột phải vào Biểu mẫu hội nghị rồi nhấp vào Xoá > Chuyển vào thùng rác.

Sau khi đặt lại giải pháp, bạn có thể thêm dữ liệu của riêng mình hoặc tiếp tục sử dụng dữ liệu mẫu và chạy lại tập lệnh.

Xem lại mã

Để xem xét mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn bên dưới:

Xem mã nguồn

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

Xem trên GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Người đóng góp

Mẫu này do Google duy trì với sự trợ giúp của Chuyên gia phát triển của Google.

Tạo đơn đăng ký tham gia các phiên tại hội nghị Sử dụng bộ sưu tập để sắp xếp ngăn nắp các trang Lưu và phân loại nội dung dựa trên lựa chọn ưu tiên của bạn.