יצירת הרשמה לסשנים של כנס

רמת קידוד: מתחילים
משך: 5 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם תפריט בהתאמה אישית וטריגר מבוסס-אירועים

מטרות

• להבין מה הפתרון עושה.
• הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
• מגדירים את הסקריפט.
• מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

ליצור מערכת הרשמה לאירועים מקצה לקצה. אם יש לכם אירוע בקרוב, כמו כנס, אתם יכולים להגדיר יומן חדש לפעילויות בכנס, ליצור טופס הרשמה ולשלוח למשתתפים באופן אוטומטי אימייל עם הוראות הגעה מותאמות אישית.

איך זה עובד

הפתרון הזה מתבסס על תפריט מותאם אישית ב-Google Sheets כדי להטמיע מערכת אוטומטית לרישום אירועים. הסקריפט יוצר יומן עם אירועי הוועידה שמפורטים בגיליון האלקטרוני ב-Sheets. לאחר מכן, התסריט יוצר טופס עם רשימת האירועים שהמשתתפים יכולים להירשם אליהם. אחרי שהמשתתפים ימלאו את הטופס, הסקריפט יוסיף אותם לאירועים ביומן וישלח להם באימייל את מסלולי הטיול.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

• שירות הגיליון האלקטרוני – מספק את פרטי האירוע לשירותים האחרים.
• שירות היומן – יוצר יומן חדש לאירוע, מוסיף אירועים ליומן ומוסיף משתתפים לאירועים שהם נרשמים אליהם.
• ‫Properties service – שומר את המזהה של היומן שנוצר על ידי Calendar service. כשמשתמש לוחץ על הגדרת ועידה בתפריט המותאם אישית ועידה, שירות המאפיינים בודק אם מערכת ההרשמה לאירועים כבר הוגדרה. הבדיקה מתבצעת על ידי חיפוש מאפיין מזהה היומן. כך תוכלו להימנע מיצירה של טפסים ויומנים כפולים.
• שירות Forms – יוצר טופס מהמידע בגיליון האלקטרוני, שמאפשר למשתתפים להירשם לסשנים.
• ‫Script service – יצירת טריגר שמופעל כשמשתתף ממלא את הטופס.
• ‫Document service – מקבל את פרטי האירוע של האירועים שהמשתתף נרשם אליהם ומוסיף רשימה של האירועים למסמך חדש. הסקריפט נותן למשתתף הרשאה לערוך את המסמך.
• שירות דואר – שולח את מסמך מסלול הנסיעה באימייל למשתתף.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:

• חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
• דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

1. כדי ליצור עותק של גיליון אלקטרוני לדוגמה יצירת הרשמה להשתתפות בסדנאות בכנס, לוחצים על הלחצן הבא. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
   יצירת עותק
2. לוחצים על Conference > Set up conference. יכול להיות שתצטרכו לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יופיע.

3. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא אומתה, ממשיכים בתהליך על ידי בחירה באפשרות מתקדם > מעבר אל {שם הפרויקט} (לא בטוח).

4. לוחצים על ועידה > הגדרת ועידה שוב.

הפעלת הסקריפט

1. לוחצים על כלים > ניהול הטופס > מעבר לטופס הפעיל.
2. ממלאים את הטופס ושולחים אותו.
3. נכנסים לאתר calendar.google.com.
4. מימין, מוודאים שהתיבה לצד יומן הפגישות מסומנת.
5. עוברים לתאריכים של האירועים שנרשמתם אליהם ומוודאים שהשם שלכם מופיע ברשימת המשתתפים.

(אופציונלי) איפוס הפתרון

אם רוצים לנסות שוב את הפתרון הזה או להתאים אותו אישית כדי להשתמש בפרטי אירוע משלכם, צריך לאפס כמה פריטים שהוגדרו כשמריצים את הסקריפט בפעם הראשונה. כדי לראות את השלבים לאיפוס הפתרון, לוחצים על איפוס הפתרון למטה:

איפוס הפתרון

שלב 1: איפוס מאפייני הסקריפט שנשמרו

אם תנסו להריץ את הסקריפט יותר מפעם אחת, תוצג לכם ההודעה הוועידה שלך כבר הוגדרה. כדאי לחפש את טופס ההרשמה ב-Google Drive. זה קורה כי אחרי שיוצרים את היומן של הכנס, מזהה היומן מאוחסן כמאפיין של הסקריפט. כשהסקריפט פועל, הוא בודק אם מאפיין מזהה היומן כבר קיים, ומפסיק לפעול אם הוא קיים.

כדי להסיר את מאפיין מזהה היומן הקיים:

1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים > Apps Script.
2. בכלי לעריכת Apps Script, בוחרים באפשרות resetProperties מהרשימה הנפתחת של הפונקציות ולוחצים על הפעלה.

שלב 2: מחיקת היומן של הכנס

בכל פעם שהסקריפט מופעל, נוצר יומן חדש. אם אתם לא רוצים לשמור את היומן המקורי שנוצר, אתם יכולים לפעול לפי השלבים הבאים:

1. נכנסים לאתר calendar.google.com.
2. ליד 'יומן הפגישות', לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות של יומן הפגישות > הגדרות ושיתוף.
3. גוללים לתחתית ההגדרות ולוחצים על מחיקה.

שלב 3: מוחקים את הטריגר של שליחת הטופס

הסקריפט יוצר טריגר לשליחת טפסים בכל פעם שמריצים אותו. כדי למנוע הפעלה של כמה טריגרים שיובילו לשליחת אימיילים כפולים, צריך להסיר את הטריגר המקורי. כך עושים את זה:

1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים > Apps Script.
2. בפרויקט Apps Script, בצד ימין, לוחצים על מפעילים .
3. לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

שלב 4: ביטול הקישור ומחיקת הטופס

בכל פעם שמריצים את הסקריפט, נוצר טופס חדש. כדי לבטל את הקישור של הטופס לגיליון האלקטרוני ולמחוק אותו:

1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים לחיצה ימנית על הגיליון Form responses (תשובות לטופס) ואז לוחצים על Unlink form (ביטול הקישור של הטופס) > Ok (אישור).
2. לוחצים לחיצה ימנית על הגיליון תשובות לטופס ולוחצים על מחיקה > אישור.
3. עוברים אל forms.google.com.
4. לוחצים לחיצה ימנית על Conference Form ואז על Remove (הסרה) > Move to trash (העברה לאשפה).

אחרי האיפוס של הפתרון, אפשר להוסיף נתונים משלכם או להמשיך להשתמש בנתוני הדוגמה ולהריץ את הסקריפט שוב.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור למטה:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

הצגת הקוד ב-GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי Google לפיתוח.

השלבים הבאים

• תפריטים בהתאמה אישית ב-Google Workspace
• טריגרים מבוססי-אירועים