Configurer les espaces de réunion et les membres

Un espace de réunion représente un lieu virtuel ou un objet persistant (comme une salle de réunion) où se tiennent des conférences. Un espace de réunion permet également aux utilisateurs de se rencontrer et de trouver des ressources partagées.

Lorsque vous créez un espace de réunion à l'aide de la spaces.create méthode, elle renvoie une instance d'une spaces ressource. La ressource inclut l' SpaceConfig objet qui correspond à la configuration de l'espace de réunion. Elle contient également l'objet ActiveConference , qui est un lien vers la ressource conferenceRecords actuelle dans l'espace de réunion. Pour en savoir plus sur la gestion d'un espace de réunion, consultez Créer et gérer des espaces de réunion.

Les sections suivantes expliquent comment configurer un espace de réunion à l'aide de ces objets et méthodes.

Définir la modération et l'accès à la réunion

Vous pouvez définir comment les utilisateurs participent à une réunion, les modes de modération, les restrictions de fonctionnalités et les autorisations qu'ils reçoivent lorsqu'ils participent à une réunion, via l'objet SpaceConfig.

Accéder aux espaces de réunion

Pour déterminer qui peut participer à un espace de réunion sans demander à y participer, définissez le accessType champ à l'aide de l' AccessType objet. Vous pouvez choisir parmi plusieurs paramètres pour autoriser automatiquement les participants à participer. Le champ est défini par défaut sur les paramètres d'accès par défaut de l'utilisateur.

Pour définir les points d'entrée qui peuvent être utilisés pour participer à des réunions hébergées dans un espace de réunion, définissez le champ entryPointAccess à l'aide de l'objet EntryPointAccess. Définissez la valeur sur ALL pour autoriser tous les points d'entrée ou sur CREATOR_APP_ONLY pour limiter les points d'entrée à ceux qui appartiennent au projet Google Cloud qui a créé l'espace de réunion.

Modérer les espaces de réunion

Pour modérer une réunion, vous pouvez définir le moderation champ à l'aide de l' Moderation objet. Lorsque le mode moderation est on, l'organisateur de la réunion contrôle la réunion à l'aide de fonctionnalités telles que la gestion des co-organisateurs (voir spaces.members) et les restrictions de fonctionnalités à l'aide du moderationRestrictions champ. Pour en savoir plus sur les membres, consultez Gérer les membres d'un espace.

Pour définir des restrictions de fonctionnalités lorsque la réunion est modérée (moderation est on), définissez le champ moderationRestrictions à l'aide de l'objet ModerationRestrictions. Les restrictions définissent qui est autorisé dans l'espace de réunion à envoyer des messages de chat ou des réactions, ou à partager son écran.

Pour définir les restrictions de fonctionnalités sur le champ moderationRestrictions, utilisez le RestrictionType pour appliquer chatRestriction, reactionRestriction, presentRestriction. Définissez la valeur sur HOSTS_ONLY pour appliquer les autorisations à l'organisateur de la réunion et au co-organisateur, ou sur NO_RESTRICTION pour l'appliquer à tous les participants.

Pour limiter le rôle par défaut attribué aux utilisateurs en tant que lecteur, définissez le champ booléen defaultJoinAsViewerType à l'aide de DefaultJoinAsViewerType. Si defaultJoinAsViewerType est on, les utilisateurs participent en tant que lecteurs. Si la valeur est off, les utilisateurs participent en tant que contributeurs. La valeur par défaut est off. Si un rôle explicite est défini pour un utilisateur dans spaces.members, l'utilisateur participe avec ce rôle.

Générer un rapport de présence

Pour créer un rapport de présence pour l'espace de réunion, définissez le attendanceReportGenerationType champ à l'aide de l' AttendanceReportGenerationType objet. Si un rapport est demandé, Google Meet l'enregistre dans le Google Drive de l'organisateur de la réunion et un e-mail est également envoyé.

Gérer les artefacts automatiques

Les organisateurs de réunions, mais pas les co-organisateurs, peuvent préconfigurer l'enregistrement automatique, les transcriptions automatiques et les notes intelligentes dans l'espace de réunion. Lorsque ces paramètres sont activés, l'espace de réunion est enregistré, des transcriptions sont générées, et les notes de réunion sont enregistrées et organisées automatiquement dans Google Docs. Chaque fonctionnalité est indépendante et est définie par espace de réunion. Les sous-titres d'enregistrement ne sont disponibles qu'en anglais.

Vous pouvez préconfigurer les artefacts automatiques lorsque vous créez un espace de réunion ou une fois l'espace de réunion créé. Les deux méthodes nécessitent le champ d'application OAuth meetings.space.settings. Pour en savoir plus, consultez Champs d'application OAuth pour les paramètres.

Vous pouvez également configurer des artefacts automatiques pour les réunions créées à partir de Google Agenda.

Pour définir des artefacts automatiques, utilisez l' ArtifactConfig objet, dans l' SpaceConfig objet. ArtifactConfig est composé des champs recordingConfig, transcriptionConfig et smartNotesConfig.

Chaque champ est mappé à un objet semblable, tel que RecordingConfig, TranscriptionConfig, et SmartNotesConfig . Pour définir chaque objet, utilisez le AutoGenerationType pour activer ou désactiver l'objet de configuration on ou off.

Pour récupérer les artefacts créés lors d'une conférence, consultez Utiliser des artefacts.

Différence entre les transcriptions et les notes intelligentes

Bien que les transcriptions de réunion et les notes intelligentes (également appelées "Prendre des notes pour moi") capturent des informations de votre réunion, ces fonctionnalités ont des objectifs différents et produisent des artefacts différents.

Le tableau suivant montre les différences entre ces deux fonctionnalités :

Fonctionnalité Transcriptions Notes intelligentes
Présentation Enregistrement littéral, mot à mot. Résumé concis des points clés généré par Gemini.
Niveau de détail 100% de détails. Tout ce qui est dit est écrit. Niveau élevé. Se concentre sur les décisions et les mesures à prendre.
Cas d'utilisation Conformité légale, vérification des citations exactes et accessibilité des utilisateurs. Permet aux participants en retard de se rattraper instantanément, automatise la prise de notes et le suivi des projets.
Utilisation en temps réel Utilisé pour les sous-titres. Le fichier est généré après l'appel. Vous pouvez afficher le résumé en cours de création dans le panneau latéral pendant l'appel.
Résultat Un long document Google Docs avec le nom de l'intervenant et des codes temporels. Un document Google Docs concis contenant les notes de réunion avec des sections et des puces.
Les citations Contient le texte intégral auquel il est possible de créer un lien. Inclut des citations (codes temporels) qui renvoient au moment spécifique de la transcription pour le contexte, si les transcriptions et les notes intelligentes sont activées. Pour en savoir plus, consultez Lorsque les deux fonctionnalités sont activées.

Lorsque les deux fonctionnalités sont activées

Bien que chaque fonctionnalité puisse être utilisée séparément, les transcriptions et les notes intelligentes peuvent également être utilisées en même temps pour créer de meilleurs artefacts après la réunion.

Lorsque les deux fonctionnalités sont activées, des citations s'affichent dans le document "Notes intelligentes" généré. Ces citations se trouvent dans la section "Détails" et renvoient à des codes temporels spécifiques dans la transcription de la réunion. En cliquant sur ces citations, vous pouvez accéder directement à la section correspondante de la transcription afin de mieux comprendre la discussion.

Pendant la réunion, les participants voient des indicateurs indiquant que les deux fonctionnalités sont actives. Elles doivent rester actives pendant toute la durée de la réunion pour générer des citations cliquables. Même si les fichiers sont liés entre eux, le système génère toujours deux documents distincts dans le Google Drive de l'organisateur. Les deux fichiers sont également joints automatiquement à l'événement Google Agenda.

Champs d'application OAuth pour les paramètres

La définition ou l'accès aux paramètres des réunions nécessitent les champs d'application OAuth suivants :

Cas d'utilisation Code du champ d'application
Définir la génération automatique d'artefacts pour les espaces créés par d'autres applications. https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.settings
Obtenir ou lister les artefacts des conférences créées par d'autres applications. https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly
Obtenir ou lister d'autres paramètres avant la réunion d'un espace de réunion créé par une application tierce. https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.created
https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly
Lire et modifier les paramètres de tous les espaces de réunion auxquels un utilisateur peut accéder via une autre application, telle que Agenda. https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.settings

Pour en savoir plus sur les champs d'application OAuth, consultez Champs d'application de l'API REST Meet.

Gérer les membres d'un espace

Un membre d'espace est un utilisateur configuré pour avoir un rôle dans l'espace de réunion. Ces utilisateurs peuvent participer à l'espace de réunion sans demander l'autorisation de se connecter (également appelée "demande de participation").

Les organisateurs de réunions peuvent accéder automatiquement à l'espace de réunion, mais vous pouvez également configurer d'autres membres pour qu'ils puissent participer à la réunion sans demander à y participer. De plus, les membres peuvent être configurés pour avoir un Role dans la réunion, tel que COHOST, ce qui leur donne les mêmes capacités de gestion de la réunion que l'organisateur. Pour en savoir plus sur l'accès à un espace de réunion sans demander à y participer, consultez AccessType.

La spaces.members ressource inclut les champs name, user, et role.

Notez qu'un membre est différent d'un participant. Un participant est une personne qui a rejoint un appel ou qui utilise le mode Companion, qui regarde en tant que lecteur ou qui utilise un appareil de salle connecté à un appel. Il existe une conferenceRecords.participants ressource pour chaque personne.

Vous pouvez gérer les membres d'un espace à l'aide des méthodes suivantes :

Chaque méthode prend un paramètre de chemin d'accès, les méthodes de création et de liste utilisant le champ parent pour désigner l'espace de réunion, et les méthodes de suppression et d'obtention utilisant le champ name pour filtrer les résultats en fonction de l'espace de réunion et du nom du membre. Toutes les méthodes, à l'exception de la suppression, renvoient une instance de la ressource spaces.members.

Toutes les méthodes, à l'exception de la suppression, sont compatibles avec le fields paramètre dans SystemParameterContext. Lorsque le paramètre fields est omis, la réponse de l'API est définie par défaut sur "name,email,role,user".

Le paramètre fields repose sur un FieldMask pour le filtrage des réponses. Un FieldMask permet aux appelants d'API de lister les champs qu'une requête doit renvoyer. Il s'agit d'une liste de champs délimités par une virgule qui permet de spécifier que seuls certains champs d'un objet sont utilisés, tandis que les autres champs restent inchangés. L'utilisation d'un FieldMask permet à l'API d'éviter les tâches inutiles et d'améliorer les performances. Un masque de champ est utilisé pour les méthodes de création, d'obtention et de liste. Pour en savoir plus sur les masques de champ, consultez Utiliser des masques de champ dans l'API Google Sheets.