במדריכים האלה מוסבר איך להרחיב את הפונקציונליות של Google Workspace Flows באמצעות יצירת שלבים בהתאמה אישית.
כדי להתחיל, אפשר להיעזר במדריך למתחילים יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.
בעזרת Flows, משתמשי Google Workspace יכולים ליצור אוטומציה למשימות בשירותים שונים על ידי שילוב של סדרת שלבים בלי לכתוב קוד. הוספת שלבים מאפשרת למשתמשים להוסיף את הפונקציות של האפליקציה שלכם כשלבים.
לדוגמה, אתם יכולים להבליט הודעות על מבצעים חדשים באמצעות זרימת הודעות שמבצעת את הפעולות הבאות:
- הפעולה מתחילה כשמקבלים אימייל.
- הנחיה ל-Gemini לסכם את האימייל.
- פרסום הודעה לגבי האימייל במרחב ב-Chat.
מושגים שקשורים לתהליכים
המונחים והמושגים הבאים מגדירים את הרכיבים העיקריים של תהליך:
- שלב
- שלב יחיד בתהליך אוטומטי של זרימת עבודה. בעצם, מדובר במשימה אחת ברצף של משימות שמתבססות על אירוע התחלתי. כל שלב מבוצע באופן סינכרוני, כלומר הוא משלים את הפעולה שלו לפני שמתחיל השלב הבא ברצף. המשתמשים מגדירים את סדר השלבים, כך שהם יכולים להתאים אישית את הרצף הלוגי של המשימות. לשלבים יכולים להיות קלט ופלט, אבל הם לא חובה. דוגמאות לשלבים: "שליחת אימייל", "פרסום במרחב ב-Chat" ו"שאילת שאלה את Gemini". השלבים יכולים לכלול משימות מחוץ ל-Google Workspace, כמו יצירת ליד במערכת CRM.
- משתנה קלט המשתנים של הקלט
- מתקבלים בשלבים. המשתמש מגדיר את משתני הקלט בכרטיס ההגדרות של השלב בזמן שהוא מגדיר את השלב. לדוגמה, איסוף כתובת אימייל, תאריך ושעה או הנחיה ל-Gemini.
- משתנה פלט
- משתני פלט מוחזרים על ידי שלבים, ואפשר לשלוח אותם לשלב אחר. לדוגמה, משתמשים במשתנה פלט כדי להעביר כתובת אימייל לשלב אחר שמשתמש בה כדי לציין את הנמען של אימייל.
- משתנה דינמי
- משתנה שהנתונים שלו יכולים להיקבע רק כשהמשתמש מגדיר את התהליך. לדוגמה, ב-Google Forms יש שאלות ותשובות שונות. אי אפשר לדעת את מספר השאלות והתשובות (ואת התוכן שלהן) עד שטופס ספציפי מתחיל זרימה. משתנים דינמיים יכולים לעזור במקרה הזה.
- משאב בהתאמה אישית
- מבנה נתונים מותאם אישית שאפשר להגדיר כדי לקבץ כמה משתנים יחד. לדוגמה, כדי ליצור ליד במערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM), מעבירים משאב בהתאמה אישית שמכיל כתובת אימייל, כתובת ופרטים אישיים.
- כרטיס
אבן בניין לממשקי משתמש בתוספים. הכרטיסים תומכים בפריסה מוגדרת, ברכיבי ממשק משתמש אינטראקטיביים כמו כפתורים ובמדיה עשירה כמו תמונות. לכרטיסים יש תכונות מיוחדות ליצירת תהליכים:
-
IncludeVariables: מאפיין שמאפשר הכללה של משתנים דינמיים. -
Type: מגדיר את סוג הנתונים שמשתני הקלט צפויים לקבל.
-
- יומן פעילות
תיאור של מה שקורה כשמפעילים זרימת עבודה. כברירת מחדל, יומני הפעילות כוללים את השם של הפעולה הראשונה או של השלב שמוגדרים באופן סטטי במניפסט. אפשר גם לספק יומני פעילות בהתאמה אישית.
מה אפשר ליצור
התכונה Flows מבוססת על פלטפורמת התוספים ב-Google Workspace. אם כבר יש לכם תוסף, אתם יכולים להרחיב את הפונקציונליות שלו כך שתכלול זרימות. לשם כך, צריך לעדכן את קובץ המניפסט שלו כך שיכלול קטע שספציפי לזרימות.
אם אתם מתחילים מאפס, כדאי לעיין במדריך למתחילים יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.
לאחר מכן, קוראים את המדריכים האלה כדי להמשיך בהתאמה האישית של שלב הזרימה:
- איך יוצרים שלב
- משתני קלט
- אימות משתנה קלט
- משתני פלט
- הגדרת משאב בהתאמה אישית
- משתנים דינמיים
- איך מפתחים כרטיסי הגדרה
- רישום פעילות ושגיאות ביומן
- אובייקט האירוע של Flows