תודה שהצטרפת לתוכנית Google Summer of Code כאדמין ארגוני של הארגון או הפרויקט שלך בקוד פתוח. המאמצים שלכם מאחורי הקלעים חיוניים כדי לשמור על עדכניות של כל האנשים בארגון ועל שיתוף פעולה לאורך כל התוכנית. אנחנו מבצעים שינויים מדי שנה, ולכן חשוב לקרוא את המסמך הזה גם אם זו הפעם הראשונה שלכם ב-GSoC וגם אם זו הפעם העשירית.
רוב המידע הזה מופיע במסמך 'תפקידים ותחומי אחריות', אבל רצינו להרחיב על נקודות חשובות.
אם עדיין לא קראת את המדריך למנטורים בתוכנית GSoC, מומלץ לעשות זאת עכשיו. מדובר במאמר קצר שמתמקד בהיבטים ובשלבים חשובים של התוכנית. לפני שמקבלים את המנטורים לתוכנית, חשוב לוודא שכל המנטורים קראו את המדריך למנטורים ואת המסמכים בנושא תפקידים ותחומי אחריות, כדי שיוכלו לדעת למה לצפות.
אדמינים ארגוניים הם הנציגים הראשיים של הארגון מול Google. לארגונים יכולים להיות בין 2 ל-5 אדמינים, שצריכים לתקשר באופן קבוע ולהסכים על תפקידים (תקשורת, תשלומים, מעקב אחרי מנחים ושותפים ב-GSoC, בדיקה שהערכות הושלמו, פתרון בעיות בין-אישיות, מענה לסקר הסיכום ש-Google תשלח בסוף התוכנית וכו'). מבחינת Google, כל מנהלי הארגון זהים, ואין מנהל ארגון ראשי.
חובה להגדיר לפחות 2 אדמינים ארגוניים. אם אחד מהם יוצא מהתוכנית, צריך להיות לכם משתמש אחר שיכול לגשת לפרופיל הארגון.
כל המנטורים והתורמים צריכים לדעת מי האדמינים הארגוניים ואיך ליצור איתם קשר במקרה של בעיה. בהודעה הראשונה שתשלחו לכל המנטורים והשותפים החדשים, עליכם להסביר להם איך ליצור קשר עם האדמינים הארגוניים במקרה שהם צריכים לשנות את לוח הזמנים של הפרויקט, אם יש להם בעיות עם המנטור או עם שותף אחר, או אם יש להם צורך בתמיכה מסוג אחר.
הגדרת ההצלחה
מהם היעדים של הארגון שלכם לקראת GSoC? בסוף תוכנית GSoC השנה, מה יעזור לכם לקבוע אם התוכנית הייתה מוצלחת לארגון?
אנחנו ממליצים לכם לשקול את השאלה הזו בכל שנה שבה אתם משתתפים בתוכנית, כי סביר להניח שהתשובות ישתנו משנה לשנה. לארגונים שונים יש צרכים שונים. לדוגמה:
- יותר שותפים חדשים לטווח ארוך
- כתיבת קוד נוסף
- תכונות ספציפיות שנוצרו
- הזדמנות להדריך תלמידים נלהבים
- להגביר את המוּדעוּת לפרויקט וכו'.
ועוד הרבה דברים.
כדאי להקדיש קצת זמן כדי לחשוב מה הארגון שלכם רוצה באמת לקבל מ-GSoC. אם מדובר בארגון שמשתתף בתוכנית בפעם השנייה, כדאי לחשוב מה הוא יכול היה לעשות אחרת אם הוא לא השיג את היעדים האלה.
כותרות
תוכנית GSoC מתקיימת לפי לוח זמנים. יש הרבה מועדים אחרונים, והם קבועים. השנה יש יותר גמישות לגבי התזמון בפועל של הפרויקטים, אבל כל הדד-ליינים עד לתחילת הקוד בתחילת יוני זהים לכולם.
האדמינים הארגוניים אחראים לקרוא את כל האימיילים ולעקוב אחרי תאריכי היעד הקרובים כדי לוודא שהם לא יישכחו. אנחנו ממליצים לאדמינים ארגוניים לסמן את התאריכים ביומן שלהם, בנוסף למעקב אחרי לוח הבקרה של GSoC, כדי לוודא שהם לא מפספסים אף אחת מהבדיקות החציוניות והסופיות של כל אחד מהמשתתפים בתוכנית GSoC.
בשנת 2024 מספר המנטורים שלא עמדו במועדים להגשת הבדיקות היה שיא, וזה משקף רע על הארגון. ארגונים שלא יעמדו בכמה בדיקות לא ייכללו בתוכנית GSoC 2025, או שיקבלו פחות שותפים השנה. אי עמידה בלוחות הזמנים יוצרת עבודה נוספת לאדמינים ב-Google וגורמת ללחץ מיותר לכותבים. חשוב לא לפספס את מועדי ההגשה של הבקשות להערכה.
אם הארגון שלכם מאפשר למשתתפים בתוכנית GSoC לעבוד על פרויקטים למשך זמן ארוך יותר מ-12 שבועות (בפרויקטים בינוניים וגדולים) או מ-8 שבועות (בפרויקטים קטנים), חשוב לשים לב למועדים השונים של הגשת הדוחות למנטורים ולמשתתפים בתוכנית GSoC. המנטורים והמשתתפים בתוכנית GSoC יקבלו תזכורות באימייל לגבי מועדי ההגשה, אבל אתם, כאדמינים ארגוניים, תרצו לוודא שיש לכם תמונה מלאה לגבי כל הפרויקטים של המשתתפים.
האדמין הארגוני אחראי לוודא שהמנטורים מבצעים את הבדיקות בזמן ושהם עומדים בלוחות הזמנים. בארגונים רבים, המנטורים נדרשים לשלוח את הבדיקות שלהם 24 עד 36 שעות לפני מועד ההגשה בפועל, כדי שמנהלי החשבון הארגוניים יוכלו לפנות למנטורים ולזכיר להם את מועד ההגשה אם הם מתקרבים אליו.
אם מנטור לא יעמוד במועד ההגשה של הדיווח על הערכה, הארגון לא יקבל את התמיכה לארגון והמנטור לא יוכל להשתתף ב-Mentor Summit. אם ארגון לא ישלח 2 או יותר הערכות של מנטור, הוא לא יוזמן לכנס המנטורים של GSoC השנה, ויכול להיות שלא יתקבל ל-GSoC בעתיד.
מדדים
אילו מדדים הארגון שלכם עוקב אחריהם?
הארגון שלכם צריך לעקוב אחרי מדדים מסוימים לגבי ההשתתפות שלכם ב-GSoC. האדמינים הארגוניים יכולים להשתנות משנה לשנה, ואם האדמין הארגוני הקודם לא ישתף את המדדים עם אנשים אחרים בארגון, הם עלולים ללכת לאיבוד לתמיד. לכן, חשוב לשתף את המדדים עם כמה אנשים בארגון.
מומלץ לעקוב אחרי המדדים הבאים (לפחות):
- מספר התורמים ל-GSoC שהתחילו את התוכנית בארגון שלכם
- מספר התורמים שלכם ל-GSoC שסיימו את התוכנית בהצלחה
- מספר המנטורים שמעניקים ליווי פעיל למשתתפים בתוכנית GSoC
בנוסף, תצטרכו להחליט איך תבדקו כמה זמן התורמים שלכם ב-GSoC יישארו מעורבים אחרי סיום התוכנית. האם רוב התורמים ל-GSoC עוזבים את הקהילה שלכם תוך חודש ממועד סיום התוכנית, האם הם נשארים במשך 6 חודשים או חוזרים אחרי שנה או שנתיים?) כדאי לדבר עם האנשים שנשארים ולקבל קצת תובנות לגבי מה שהארגון שלכם עשה (או לא עשה) שגרם להם להמשיך להיות חלק מהקהילה.
נבקש גם את המדדים שלמעלה בסקר קצר וחובה שנשלח לכל האדמינים הארגוניים בסוף GSoC, ולאחר מכן בעוד 6 חודשים ובעוד שנה ממועד סיום GSoC.
הנתונים הסטטיסטיים האלה אמורים לעזור לארגון שלכם להבין אם תוכנית GSoC עוזרת לקהילה שלכם לגדול ולהפוך ליציבה יותר. מומלץ לעקוב גם אחרי מדדים אחרים שעשויים לעניין אתכם.
המדדים האלה יכולים לעזור לכם לקבוע איפה כדאי לבצע שינויים. למשל, אם אף אחד מהמשתתפים בתוכנית GSoC לא נשאר – למה לא? יש לך אפשרות לעזור להם למצוא פרויקט אחר בארגון? האם קל למשתתפים בתוכנית GSoC למצוא דרך לתרום ולקבל את אותה תחושת הישג? האם הפרויקט שלכם מורכב או ביורוקרטי עד כדי כך שהוא גורם לאנשים להתרחק?
יש הרבה סיבות לכך שתורמים ל-GSoC לא נשארים – לפעמים הם פשוט רצו את הכסף או שהם היו עסוקים מדי בדברים אחרים. אבל חשוב לדעת למה זה קורה כדי שתוכלו לנסות לפעול נגד זה.
בדיקת הצעות של שותפים בתוכנית GSoC
כל הדירוגים של הצעות התורמים ל-GSoC מתבצעים מחוץ לאפליקציית האינטרנט של GSoC. בהתאם לגודל הארגון, יכול להיות שתוכלו לבצע את הבדיקה באמצעות גיליון אלקטרוני פשוט ומשותף. ארגונים מסוימים הטמיעו תהליכי עבודה מורכבים יותר.
ארגונים רבים מתחילים עם סינון ראשוני:
- ספאם (אם ברור שמישהו פשוט הוסיף דברים אקראיים להצעה, או שהוא שלח הצעה כללית וכו')
- לא עמדו בדרישות (אם הארגון שלכם דרש מהתורם הפוטנציאלי ל-GSoC לבצע בקשת תיקון או משימה אחרת והוא לא עשה זאת).
- עם העלייה בשימוש בתוכן שנוצר על ידי AI, יכול להיות שתקבלו יותר הצעות שנוצרו על ידי AI באיכות נמוכה. מומלץ להתעלם מהן.
אחרי שסומן 'לא' לפרויקטים ברורים, אפשר להתמקד בשאר הפרויקטים. לשם כך, כדאי להשתמש בקריטריונים או בסולם ציונים כדי להפריד בין הפרויקטים המצוינים לבין הפרויקטים הטובים והפרויקטים החלשים.
חשוב לזכור שאף פעם לא כדאי לבחור שותף ב-GSoC על סמך מה שהוא כתב בבקשה שלו בלבד. הרבה אנשים יכולים לכתוב הצעות מצוינות, אבל זה לא אומר שיש להם את הכישורים הטכניים או את כישורי התקשורת הנדרשים כדי להשלים את הפרויקט.
תמיד חשוב לדבר עם כל שותף ב-GSoC שאתם שוקלים לבחור לפני שהאדמינים הארגוניים מתחילים לדרג את ההצעות.
לכל הצעה מצוינת של שותף ב-GSoC צריך לפחות מנטור אחד מחויב (שניים עדיפים!). אין דבר גרוע יותר מאשר לקבל פרויקט נהדר של שותף ב-GSoC ולא למצוא לו מנטור מתאים. זו תהיה חוויה לא טובה לכולם.
שליחת בקשות להצטרפות לפרויקטים של GSoC והקצאת מנטור לפרויקטים
אחד התפקידים החשובים ביותר שלכם הוא לארגן את הארגון כך שתוכלו לדעת איזה מנטור התחייב להדריך פרויקט מסוים. כך תוכלו להחליט כמה מקומות לפרויקטים לבקש מ-Google. הארגון שלכם יצטרך לדרג את ההצעות לפי מידת החשיבות שלהן לארגון.
דוגמה: הארגון שלכם קיבל 6 הצעות מצוינות, והמנחים התחייבו להדריך את כל 6 המשתתפים. תצטרכו לקבוע את סדר העדיפויות של הפרויקטים. אם הארגון שלכם ביקש 6 משבצות לפרויקטים ו-Google הקצתה לארגון רק 4 משבצות, המשתתפים בפרויקטים 1 עד 4 יהיו באופן אוטומטי המשתתפים שאושרו בתוכנית GSoC. לא תוכלו להחליט מאוחר יותר שתרצו לבחור את המשתמש שהיה במקום ה-6 בדירוג.
שינוי גודל הפרויקט
Google מביאה בחשבון את גודל הפרויקטים שבחרתם בבקשה שלכם כשהיא מחליטה כמה פרויקטים להקצות לארגון. אם אתם מבחינים שגודל הפרויקט שונה ממה שרציתם, חשוב להודיע על כך לתורם בשלב ההצעה כדי שהוא יוכל לתקן את זה.
אחרי שאנחנו מכריזים על פרויקטים שהתקבלו, אפשר רק להקטין את היקף הפרויקטים. לדוגמה, מגדול לבינוני או מבינוני לקטן. כדי לשנות את הגודל של פרויקט, אדמינים ארגוניים צריכים לפנות לאדמינים ב-Google כדי שהם ישנו את זה בשבילם. אי אפשר להחליט להרחיב את היקף הפרויקט אחרי שמדרגים אותו.
שינוי ציר הזמן של הפרויקט
ברירת המחדל של פרויקטים בינוניים וגדולים היא 12 שבועות. ברירת המחדל של פרויקטים קטנים היא 8 שבועות. אם המנטור והתורם מסכימים שהם רוצים להאריך את לוח הזמנים, הם צריכים לפנות לאדמין הארגוני, שבידו ההחלטה הסופית אם להאריך את הפרויקט.
רק אדמין ארגוני יכול לערוך את לוח הזמנים של פרויקט שותף. לשם כך, צריך לעבור לקישור של שם הפרויקט בלוח הבקרה ולערוך את לוח הזמנים של הפרויקט שנמצא בחלק התחתון של הדף. יש רשימה נפתחת של פרויקטים באורך 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 או 22 שבועות שכבר הוגדרו בשבילכם (האפשרות הזו חדשה ב-2025). הבחירה שלכם תשנה את התאריכים של המטלות למחצית השנה ולבחינה הסופית בהתאם.
חשוב: חובה להזין את כל התוספים במערכת לפני תחילת תקופת ההגשה האחרונה של שותפי GSoC. אדמינים ב-Google לא ישנו את תאריכי הפרויקט אם לא נעשה שימוש בחלון הזמנים. המערכת לא תומכת בשינויים מאוחרים.
תשלומים ארגוניים
כאדמינים ארגוניים, באחריותכם לקבוע אם הארגון שלכם רוצה לקבל את התשלום הארגוני לכל מנטור/ית של סטודנט/ית ב-GSoC. יכול להיות בארגון שלכם יש אדם אחר שמתפקד כגזבר, כחשבונאי או כאדם אחר שמנהל את הכספים. באחריותכם לוודא שהם משלימים את התהליכים עד למועדים הנדרשים כדי לקבל את הכספים.
התשלומים על תרומות לארגון יתקבלו בסיום כל הפרויקטים שלכם.
לארגונים שיש להם מנטור שמשתתף ב-GSoC Mentor Summit 2025, התשלום על הוצאות הנסיעה הרלוונטיות יבוצע לאחר הכנס.
התנגשות
האדמינים של הארגון אחראים לטפל בכל מחלוקת משמעותית בין המשתתפים בארגון. סכסוכים כאלה יכולים להיות בין שותפים בתוכנית GSoC, בין מדריכים או בין שותפים בתוכנית GSoC למדריכים. לפעמים, מנחים שמדריכים את אותו שותף ב-GSoC לא מסכימים על הנושא שבו השותף צריך לעבוד, או אם הוא צריך לעבור את התוכנית או להיכשל בה. עליך להכריע בנושא. לכן חשוב להבהיר איך מנחים ושותפים יכולים ליצור קשר עם האדמינים הארגוניים.
לפעמים ייתכנו בעיות שקשורות לקוד ההתנהגות בקהילה (ממנטורים או מתכנתים שמשתתפים ב-GSoC). זוהי הקהילה שלכם, ולכן אתם יודעים מהם הנורמות, מה צפוי ומה נחשב להטרדה או להתנהגות בלתי הולמת אחרת. Google מצפה מכל המשתתפים להתנהג באופן מקצועי מנומס במהלך התוכנית.
השקה
שליחת אימייל היכרות למנטורים שאושרו
לפני שמכריזים על התורמים ל-GSoC, צריך ליצור קשר עם המנטורים:
- סביר להניח שיהיו לכם הרבה מדריכים חדשים ב-GSoC, לכן חשוב להזכיר להם לקרוא את המדריך למנטורים, את המאמר 'תפקידים ותחומי אחריות' ואת הארכיון של האימיילים של מדריכי GSoC ואדמינים ארגוניים מהשנה.
- חשוב לוודא שהמנחים מבינים שהם צריכים להשלים את שתי הבדיקות של שותפי GSoC עד למועדים שנקבעו. חשוב להדגיש את החשיבות של הבדיקות האלה למשתתפים בתוכנית GSoC ולמנטורים בארגון (אם לא תבוצע בדיקה, הארגון לא יקבל את התקציב שלו והמנטור לא יוכל להשתתף ב-Mentor Summit).
- ארגונים שלא ישלימו 2 ביקורות או יותר לא יוזמנו ל-Mentor Summit השנה, ויהיו לכך השלכות על תוכניות GSoC עתידיות.
- עליכם להודיע למנטורים מהן הציפיות של הארגון שלכם לגבי התקשורת עם התורם שהוקצה להם ב-GSoC (מומלץ מאוד לקיים תקשורת לפחות פעמיים בשבוע, ואם אפשר לקיים אחת מהן כפגישה וירטואלית, זה בדרך כלל אידיאלי).
- ציינו בפני המנטורים שהם יכולים לפנות אליכם אם נתקלו בבעיות עם מנטור אחר או עם שותף שלהם ב-GSoC (הוא נעלם, הוא גס רוח, הוא מטריד אחרים וכו'). כדאי לעודד אותם לפנות אליהם מוקדם לגבי בעיות, ולא להמתין עד לימים האחרונים לפני הערכה.
- חשוב לתת למנטורים את הפרטים ליצירת קשר של האדמין הארגוני או של כתובת האימייל של קבוצת האדמינים הארגוניים, כדי שיוכלו לפנות אליהם עם הבעיות שלהם.
- חשוב להודיע למנטורים לפנות אליכם אם הם צריכים להתרחק באופן פתאומי מ-GSoC למשך יומיים או יותר, מכל סיבה שהיא (מחלה, בעיה פתאומית בעבודה, בעיות משפחתיות וכו'), כדי שתוכלו לוודא שמנטור אחר (או אתם) בודק עם התורם ב-GSoC.
אחרי שהמנטורים והמתנדבים ב-GSoC יתקבלו, כדאי לשלוח להם אימייל כדי לברך אותם על הצטרפותם לקהילה ולעדכן אותם לגבי:
- קוד ההתנהגות שלכם. אם אין לכם קוד התנהגות רשמי, זה בסדר, אבל עדיין חשוב להגדיר ציפיות לגבי מה שמצופה מכל חברי הקהילה.
- איך, מתי ולמה עליהם לפנות לאדמין הארגוני במהלך התוכנית (המנטור שלהם נעלם, המנטור מתנהג בצורה בלתי הולמת, המנטור שינה פתאום את כל הפרויקט, שותף אחר ב-GSoC מתנהג בצורה בלתי הולמת וכו')
- כל דרישות לגבי תקני פרויקטים, שיטות מומלצות, רישוי וכו' – המנטורים צריכים לדון בנושאים האלה גם ישירות עם התלמידים, אבל אם תציינו אותם, תוכלו להדגיש את החשיבות שלהם.
- לקיים פגישה וירטואלית ראשונית עם כל המנטורים והמשתתפים שאושרו לתוכנית GSoC במאי, כדי לקבל את כולם ולהרגיש שהם חלק מהקהילה. התורמים ל-GSoC מעריכים את האפשרות הזו ומבקשים אותה בכל שנה במשוב שלהם. כדאי לעוד ארגונים לנסות את זה.
- קיבלנו משוב ממשתתפים רבים בתוכנית GSoC, שהם היו רוצים לקבל מידע נוסף על היעדים של הארגון שלהם בקוד פתוח כדי להבין טוב יותר את המקום שבו הפרויקט שלהם משתלב.
- בנוסף, משתתפי GSoC רצו לדעת מי עוד משתתף בתוכנית בקהילה שלהם כדי שיוכלו לתמוך זה בזה. קשרים אישיים הם דרך מצוינת לעודד אנשים להמשיך להיות מעורבים אחרי GSoC.
- אם יש לכם בקהילה בוגרים או סטודנטים לשעבר של GSoC שעובדים עכשיו כמנחים או שהמשיכו להיות פעילים בקהילה, כדאי לבקש מהם לדבר בקצרה על החוויה שלהם. זה יכול לעזור גם לסטודנטים החדשים של GSoC.
תקשורת שוטפת
הרבה אדמינים ארגוניים שולחים תזכורות למנטורים שלהם לגבי מועדים אחרונים להערכה, וחלק מהם דורשים מהמנטור להשלים את ההערכה לפחות 24 עד 48 שעות לפני מועד היעד של Google. כך, אם המנטור לא יעמוד במועד היעד, האדמין הארגוני יוכל להיכנס ולבצע את ההערכה בשבילו (או לבקש ממנטור אחר שהוקצה לבצע זאת).
לסיכום
אנחנו מקווים שהטיפים האלה יעזרו לכם להבין את התפקיד והאחריות שלכם כאדמינים ארגוניים בתוכנית GSoC לשנת 2025.
אם יש לך שאלות נוספות, אפשר לפנות אלינו בכתובת gsoc-support@google.com. אם לדעתך השאלה היא כזו שהקהילה יכולה לעזור לך לפתור או שאחרים עשויים להתעניין בתשובה לה, אפשר לשלוח אימייל לרשימת קבוצות המנטורים של GSoC.
תודה על השתתפותך בתוכנית GSoC בתור מנהל מערכת בארגון.