ডক্স API এর সাথে মেল মার্জ করুন

এই নির্দেশিকায় গুগল ডক্স এপিআই ব্যবহার করে কীভাবে মেইল ​​মার্জ করা যায় তা ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

ভূমিকা

মেইল মার্জ একটি স্প্রেডশিট বা অন্য কোনো ডেটা সোর্সের সারিগুলো থেকে মান নিয়ে সেগুলোকে একটি টেমপ্লেট ডকুমেন্টে সন্নিবেশ করে। এর মাধ্যমে আপনি একটি একক প্রাথমিক ডকুমেন্ট (টেমপ্লেট) তৈরি করতে পারেন, যেখান থেকে আপনি একই ধরনের অনেকগুলো ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন, যার প্রতিটি মার্জ করা ডেটা দিয়ে কাস্টমাইজ করা থাকে। এর ফলাফল যে কেবল মেইল ​​বা ফর্ম লেটারের জন্যই ব্যবহৃত হবে এমন নয়, বরং এটি যেকোনো উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে, যেমন গ্রাহকদের জন্য একসাথে অনেকগুলো ইনভয়েস তৈরি করা।

স্প্রেডশিট এবং ওয়ার্ড প্রসেসর আসার পর থেকেই মেইল ​​মার্জ প্রচলিত আছে এবং এটি বর্তমানে অনেক ব্যবসায়িক কর্মপ্রবাহের একটি অংশ। প্রচলিত নিয়ম অনুযায়ী, ডেটাকে প্রতি সারিতে একটি করে রেকর্ড হিসেবে সাজানো হয় এবং কলামগুলো ডেটার ফিল্ডগুলোকে উপস্থাপন করে, যেমনটি নিচের সারণিতে দেখানো হয়েছে:

নাম ঠিকানা অঞ্চল
১ আরবানপিকিউ ১২৩ ১ম স্ট্রিট। পশ্চিম
২ পাওক্সানা ৪৫৬ ২য় স্ট্রিট। দক্ষিণ

এই পৃষ্ঠার নমুনা অ্যাপটি দেখায় যে, কীভাবে আপনি গুগল ডক্স, শীটস এবং ড্রাইভ এপিআই ব্যবহার করে মেইল ​​মার্জ সম্পাদনের খুঁটিনাটি বিষয়গুলো আড়াল করতে পারেন, যা ব্যবহারকারীদের বাস্তবায়ন সংক্রান্ত উদ্বেগ থেকে রক্ষা করে। এই পাইথন নমুনাটি সম্পর্কে আরও তথ্য এর গিটহাব রিপোজিটরিতে পাওয়া যাবে।

নমুনা অ্যাপ্লিকেশন

এই স্যাম্পল অ্যাপটি আপনার মূল টেমপ্লেটটি কপি করে এবং তারপর আপনার নির্ধারিত ডেটা সোর্স থেকে ভ্যারিয়েবলগুলো প্রতিটি কপিতে মার্জ করে। এই স্যাম্পল অ্যাপটি ব্যবহার করে দেখতে, প্রথমে আপনার টেমপ্লেটটি সেট আপ করুন:

  1. একটি ডক্স ফাইল তৈরি করুন । আপনি যে টেমপ্লেটটি ব্যবহার করতে চান তা বেছে নিন।
  2. নতুন ফাইলটির ডকুমেন্ট আইডি নোট করুন। আরও তথ্যের জন্য, ডকুমেন্ট আইডি দেখুন।
  3. DOCS_FILE_ID ভেরিয়েবলটিকে ডকুমেন্ট আইডিতে সেট করুন।
  4. যোগাযোগের তথ্যগুলো টেমপ্লেট প্লেসহোল্ডার ভেরিয়েবল দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন, যেগুলো অ্যাপটি নির্বাচিত ডেটার সাথে একত্রিত করবে।

এখানে প্লেসহোল্ডার সহ একটি নমুনা চিঠির টেমপ্লেট দেওয়া হলো, যা প্লেইন টেক্সট বা শীটসের মতো কোনো উৎস থেকে আসল ডেটার সাথে মার্জ করা যায়। টেমপ্লেটটি দেখতে এইরকম:

এরপর, SOURCE ভেরিয়েবলটি ব্যবহার করে আপনার ডেটা সোর্স হিসেবে প্লেইন টেক্সট অথবা শীটস বেছে নিন। নমুনাটি ডিফল্টভাবে প্লেইন টেক্সট হিসেবে সেট করা থাকে, যার অর্থ হলো নমুনা ডেটা TEXT_SOURCE_DATA ভেরিয়েবলটি ব্যবহার করে। শীটস থেকে ডেটা সোর্স করতে, SOURCE ভেরিয়েবলটি 'sheets' এ আপডেট করুন এবং SHEETS_FILE_ID ভেরিয়েবলটি সেট করে এটিকে আমাদের নমুনা শীট (বা আপনার নিজের) দিকে নির্দেশ করুন।

ফর্ম্যাটটি দেখানোর জন্য শীটটি নিচে দেওয়া হলো:

আমাদের নমুনা ডেটা দিয়ে অ্যাপটি ব্যবহার করে দেখুন, তারপর আপনার ডেটা এবং ব্যবহারের ক্ষেত্র অনুযায়ী এটিকে মানিয়ে নিন। কমান্ড-লাইন অ্যাপ্লিকেশনটি এইভাবে কাজ করে:

  • সেটআপ
  • ডেটা উৎস থেকে ডেটা সংগ্রহ করুন
  • ডেটার প্রতিটি সারির মধ্যে দিয়ে লুপ চালান
    • টেমপ্লেটটির একটি অনুলিপি তৈরি করুন
    • ডেটার সাথে অনুলিপিটি একত্রিত করুন
    • নতুনভাবে একত্রিত করা ডকুমেন্টের আউটপুট লিঙ্ক

নতুনভাবে মার্জ করা সমস্ত চিঠি ব্যবহারকারীর 'মাই ড্রাইভ'-এও দেখা যায়। মার্জ করা একটি চিঠির উদাহরণ দেখতে অনেকটা এইরকম:

উৎস কোড

পাইথন

docs/mail-merge/docs_mail_merge.py
import time

import google.auth
from googleapiclient.discovery import build
from googleapiclient.errors import HttpError

# Fill-in IDs of your Docs template & any Sheets data source
DOCS_FILE_ID = "195j9eDD3ccgjQRttHhJPymLJUCOUjs-jmwTrekvdjFE"
SHEETS_FILE_ID = "11pPEzi1vCMNbdpqaQx4N43rKmxvZlgEHE9GqpYoEsWw"

# authorization constants

SCOPES = (  # iterable or space-delimited string
    "https://www.googleapis.com/auth/drive",
    "https://www.googleapis.com/auth/documents",
    "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.readonly",
)

# application constants
SOURCES = ("text", "sheets")
SOURCE = "text"  # Choose one of the data SOURCES
COLUMNS = ["to_name", "to_title", "to_company", "to_address"]
TEXT_SOURCE_DATA = (
    (
        "Ms. Lara Brown",
        "Googler",
        "Google NYC",
        "111 8th Ave\nNew York, NY  10011-5201",
    ),
    (
        "Mr. Jeff Erson",
        "Googler",
        "Google NYC",
        "76 9th Ave\nNew York, NY  10011-4962",
    ),
)

# fill-in your data to merge into document template variables
merge = {
    # sender data
    "my_name": "Ayme A. Coder",
    "my_address": "1600 Amphitheatre Pkwy\nMountain View, CA  94043-1351",
    "my_email": "http://google.com",
    "my_phone": "+1-650-253-0000",
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    # recipient data (supplied by 'text' or 'sheets' data source)
    "to_name": None,
    "to_title": None,
    "to_company": None,
    "to_address": None,
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    "date": time.strftime("%Y %B %d"),
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    "body": (
        "Google, headquartered in Mountain View, unveiled the new "
        "Android phone at the Consumer Electronics Show. CEO Sundar "
        "Pichai said in his keynote that users love their new phones."
    ),
}

creds, _ = google.auth.default()
# pylint: disable=maybe-no-member

# service endpoints to Google APIs

DRIVE = build("drive", "v2", credentials=creds)
DOCS = build("docs", "v1", credentials=creds)
SHEETS = build("sheets", "v4", credentials=creds)


def get_data(source):
  """Gets mail merge data from chosen data source."""
  try:
    if source not in {"sheets", "text"}:
      raise ValueError(
          f"ERROR: unsupported source {source}; choose from {SOURCES}"
      )
    return SAFE_DISPATCH[source]()
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


def _get_text_data():
  """(private) Returns plain text data; can alter to read from CSV file."""
  return TEXT_SOURCE_DATA


def _get_sheets_data(service=SHEETS):
  """(private) Returns data from Google Sheets source. It gets all rows of
  'Sheet1' (the default Sheet in a new spreadsheet), but drops the first
  (header) row. Use any desired data range (in standard A1 notation).
  """
  return (
      service.spreadsheets()
      .values()
      .get(spreadsheetId=SHEETS_FILE_ID, range="Sheet1")
      .execute()
      .get("values")[1:]
  )
  # skip header row


# data source dispatch table [better alternative vs. eval()]
SAFE_DISPATCH = {k: globals().get(f"_get_{k}_data") for k in SOURCES}


def _copy_template(tmpl_id, source, service):
  """(private) Copies letter template document using Drive API then
  returns file ID of (new) copy.
  """
  try:
    body = {"name": f"Merged form letter ({source})"}
    return (
        service.files()
        .copy(body=body, fileId=tmpl_id, fields="id")
        .execute()
        .get("id")
    )
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


def merge_template(tmpl_id, source, service):
  """Copies template document and merges data into newly-minted copy then
  returns its file ID.
  """
  try:
    # copy template and set context data struct for merging template values
    copy_id = _copy_template(tmpl_id, source, service)
    context = merge.iteritems() if hasattr({}, "iteritems") else merge.items()

    # "search & replace" API requests for mail merge substitutions
    reqs = [
        {
            "replaceAllText": {
                "containsText": {
                    "text": "{{%s}}" % key.upper(),  # {{VARS}} are uppercase
                    "matchCase": True,
                },
                "replaceText": value,
            }
        }
        for key, value in context
    ]

    # send requests to Docs API to do actual merge
    DOCS.documents().batchUpdate(
        body={"requests": reqs}, documentId=copy_id, fields=""
    ).execute()
    return copy_id
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


if __name__ == "__main__":
  # get row data, then loop through & process each form letter
  data = get_data(SOURCE)  # get data from data source
  for i, row in enumerate(data):
    merge.update(dict(zip(COLUMNS, row)))
    print(
        "Merged letter %d: docs.google.com/document/d/%s/edit"
        % (i + 1, merge_template(DOCS_FILE_ID, SOURCE, DRIVE))
    )

আরও তথ্যের জন্য, README ফাইল এবং নমুনা অ্যাপটির গিটহাব রিপোজিটরিতে থাকা সম্পূর্ণ অ্যাপ্লিকেশন সোর্স কোড দেখুন।