Cloud Search ช่วยให้พนักงานค้นหาและดึงข้อมูล เช่น เอกสารภายใน ช่องฐานข้อมูล และข้อมูล CRM จากที่เก็บข้อมูลภายในได้
ภาพรวมสถาปัตยกรรม
รูปที่ 1 แสดงองค์ประกอบหลักของการใช้งาน Cloud Search
คำจำกัดความของคำที่สำคัญที่สุดจากรูปที่ 1 มีดังนี้
- ที่เก็บ
- ซอฟต์แวร์ที่องค์กรใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลที่ใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลพนักงาน
- แหล่งข้อมูล
- ข้อมูลจากที่เก็บที่ Cloud Search จัดทำดัชนีและจัดเก็บ
- อินเทอร์เฟซการค้นหา
- อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่พนักงานใช้เพื่อค้นหาแหล่งข้อมูล คุณสามารถพัฒนาอินเทอร์เฟซการค้นหาสำหรับอุปกรณ์ใดก็ได้ เช่น โทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตั้งใช้งานวิดเจ็ตการค้นหาที่ Google ให้มาเพื่อเปิดใช้การค้นหาภายในเว็บไซต์ภายในได้ด้วย การค้นหาแต่ละครั้งจะมีรหัสแอปพลิเคชันการค้นหาเพื่อระบุบริบทการค้นหา เช่น ภายในเครื่องมือบริการลูกค้า เว็บไซต์ cloudsearch.google.com มีอินเทอร์เฟซการค้นหา
- แอปพลิเคชันการค้นหา
- กลุ่มการตั้งค่าที่เมื่อเชื่อมโยงกับอินเทอร์เฟซการค้นหาแล้ว จะให้ข้อมูลตามบริบทเกี่ยวกับการค้นหา ข้อมูลตามบริบทประกอบด้วยแหล่งข้อมูลและการจัดอันดับการค้นหาที่ใช้สำหรับการค้นหา นอกจากนี้ แอปพลิเคชันการค้นหายังมีกลไกในการกรองผลการค้นหาและเปิดใช้การรายงานเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล เช่น จำนวนการค้นหาที่ดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนด
- สคีมา
- โครงสร้างข้อมูลที่ระบุวิธีแสดงข้อมูลในที่เก็บขององค์กรสำหรับ Cloud Search สคีมาจะกำหนดประสบการณ์การใช้งาน Cloud Search ของพนักงาน เช่น วิธีที่ผู้ใช้กรองและดูข้อมูล
- เครื่องมือเชื่อมต่อเนื้อหา
- โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่สำรวจข้อมูลในที่เก็บขององค์กรและป้อนข้อมูลลงในแหล่งข้อมูล
- เครื่องมือเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัว
- โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ซิงค์ข้อมูลประจำตัวขององค์กร (ผู้ใช้และกลุ่ม) กับข้อมูลประจำตัวที่ Cloud Search ต้องการ
กรณีการใช้งาน Cloud Search
ตัวอย่างกรณีการใช้งาน Cloud Search
- พนักงานต้องค้นหานโยบาย เอกสาร และเนื้อหาของบริษัทที่พนักงานคนอื่นๆ สร้างขึ้น
- สมาชิกในทีมบริการลูกค้าต้องค้นหาเอกสารการแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งให้ลูกค้า
- พนักงานต้องค้นหาข้อมูลภายในเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ของบริษัท
- ตัวแทนฝ่ายขายต้องการดูสถานะของปัญหาการสนับสนุนทั้งหมดสำหรับลูกค้าเฉพาะราย
- พนักงานต้องการคำจำกัดความของคำที่ใช้เฉพาะในบริษัท
ขั้นตอนแรกในการใช้งาน Cloud Search คือการระบุกรณีการใช้งานที่เกี่ยวข้อง
ใช้งาน Cloud Search
โดยค่าเริ่มต้น Cloud Search จะจัดทำดัชนีข้อมูล Google Workspace เช่น เอกสารและชีตของ Google คุณไม่จำเป็นต้องใช้งาน Cloud Search สำหรับข้อมูล Google Workspace อย่างไรก็ตาม คุณต้องใช้งาน Cloud Search สำหรับข้อมูลที่ไม่อยู่ใน Google Workspace เช่น ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลของบุคคลที่สาม ระบบไฟล์อย่าง Windows File Share, OneDrive หรือพอร์ทัลอินทราเน็ตอย่าง SharePoint ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อใช้งาน Cloud Search สำหรับองค์กร
- กำหนดกรณีการใช้งานที่ Cloud Search ช่วยแก้ปัญหาได้
- ระบุที่เก็บที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกรณีการใช้งาน
- ระบุระบบข้อมูลประจำตัวที่บริษัทใช้เพื่อจัดการการเข้าถึงข้อมูลในที่เก็บแต่ละแห่ง
- กำหนดค่าการเข้าถึง Google Cloud Search API
- เพิ่มแหล่งข้อมูลลงใน Cloud Search
- สร้างและลงทะเบียนสคีมา สำหรับแหล่งข้อมูลแต่ละแห่ง
- ตรวจสอบว่ามีเครื่องมือเชื่อมต่อเนื้อหาสำหรับที่เก็บของคุณหรือไม่ ดูรายการ เครื่องมือเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้ใน ไดเรกทอรีเครื่องมือเชื่อมต่อ Cloud Search หากมีเครื่องมือเชื่อมต่อเนื้อหา ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 9
- สร้างเครื่องมือเชื่อมต่อเนื้อหา เพื่อเข้าถึงข้อมูลในที่เก็บแต่ละแห่งและจัดทำดัชนีข้อมูลลงใน แหล่งข้อมูล Cloud Search
- ตรวจสอบว่าคุณต้องการ เครื่องมือเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัวหรือไม่ หากไม่ต้องการเครื่องมือเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 11
- สร้างเครื่องมือเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัว เพื่อจับคู่ที่เก็บหรือข้อมูลประจำตัวขององค์กรกับข้อมูลประจำตัวของ Google
- ตั้งค่าแอปพลิเคชันการค้นหา
- สร้างอินเทอร์เฟซการค้นหา เพื่อทำการค้นหา
- ติดตั้งใช้งานเครื่องมือเชื่อมต่อและอินเทอร์เฟซการค้นหา หากใช้เครื่องมือเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้า ให้ทำตามวิธีการของเครื่องมือเชื่อมต่อเพื่อรับและติดตั้งใช้งานเครื่องมือเชื่อมต่อ เครื่องมือเชื่อมต่อที่พร้อมใช้งานจะแสดงอยู่ใน ไดเรกทอรีเครื่องมือเชื่อมต่อ Cloud Search
ขั้นตอนถัดไป
- ลองใช้บทแนะนำการเริ่มต้นใช้งาน Cloud Search
- กำหนดกรณีการใช้งานที่คุณจะใช้ Cloud Search
- ระบุที่เก็บที่เกี่ยวข้องกับกรณีการใช้งานเหล่านี้
- ระบุระบบข้อมูลประจำตัวที่ที่เก็บใช้
- ดำเนินการต่อเพื่อ กำหนดค่าการเข้าถึง Cloud Search API