Cloud Search ช่วยให้พนักงานค้นหาและดึงข้อมูล เช่น เอกสารภายใน ฟิลด์ฐานข้อมูล และข้อมูล CRM จากที่เก็บข้อมูลภายในได้
ภาพรวมสถาปัตยกรรม
รูปที่ 1 แสดงองค์ประกอบหลักของการติดตั้งใช้งาน Cloud Search
คำจำกัดความของคำศัพท์ที่สำคัญที่สุดจากรูปที่ 1 มีดังนี้
- ที่เก็บ
- ซอฟต์แวร์ที่องค์กรใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลที่ใช้เพื่อจัดเก็บ ข้อมูลพนักงาน
- แหล่งข้อมูล
- ข้อมูลจากที่เก็บที่ Cloud Search จัดทำดัชนีและจัดเก็บ
- อินเทอร์เฟซการค้นหา
- อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่พนักงานใช้เพื่อค้นหาแหล่งข้อมูล คุณสามารถพัฒนา อินเทอร์เฟซการค้นหาสำหรับอุปกรณ์ใดก็ได้ เช่น โทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป นอกจากนี้ คุณยังติดตั้งใช้งานวิดเจ็ตค้นหาที่ Google จัดหาให้เพื่อเปิดใช้การค้นหาภายใน เว็บไซต์ภายในได้ด้วย การค้นหาแต่ละครั้งจะมีรหัสแอปพลิเคชันการค้นหาเพื่อระบุบริบทการค้นหา เช่น ภายในเครื่องมือบริการลูกค้า เว็บไซต์ cloudsearch.google.com มีอินเทอร์เฟซการค้นหา
- แอปพลิเคชันค้นหา
- กลุ่มการตั้งค่าที่เมื่อเชื่อมโยงกับอินเทอร์เฟซการค้นหาจะให้ข้อมูลเชิงบริบทเกี่ยวกับการค้นหา ข้อมูลตามบริบทประกอบด้วยแหล่งข้อมูลและการจัดอันดับการค้นหาที่ใช้สำหรับการค้นหา นอกจากนี้ แอปพลิเคชันการค้นหายังมี กลไกในการกรองผลลัพธ์และเปิดใช้การรายงานเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล เช่น จำนวนการค้นหาที่ดำเนินการในช่วงระยะเวลาหนึ่งๆ
- สคีมา
- โครงสร้างข้อมูลที่ระบุวิธีแสดงข้อมูลในที่เก็บขององค์กร สำหรับ Cloud Search สคีมาจะกำหนดประสบการณ์การใช้งาน Cloud Search ของพนักงาน เช่น วิธีที่ผู้ใช้กรองและดูข้อมูล
- ตัวเชื่อมต่อเนื้อหา
- โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่สำรวจข้อมูลในที่เก็บข้อมูลขององค์กรและ สร้างแหล่งข้อมูล
- ตัวเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัว
- โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ซิงค์ข้อมูลประจำตัวขององค์กร (ผู้ใช้และกลุ่ม) กับ ข้อมูลประจำตัวที่ Cloud Search ต้องการ
กรณีการใช้งาน Cloud Search
ตัวอย่างกรณีการใช้งาน Cloud Search
- พนักงานต้องค้นหานโยบาย เอกสาร และเนื้อหาของบริษัทที่สร้างโดยพนักงานคนอื่นๆ
- สมาชิกในทีมบริการลูกค้าต้องค้นหาเอกสารการแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้อง เพื่อส่งให้ลูกค้า
- พนักงานต้องการค้นหาข้อมูลภายในเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ของบริษัท
- ตัวแทนฝ่ายขายต้องการดูสถานะของปัญหาการสนับสนุนทั้งหมดสำหรับลูกค้า รายหนึ่งๆ
- พนักงานต้องการคำจำกัดความของคำศัพท์เฉพาะของบริษัท
ขั้นตอนแรกในการติดตั้งใช้งาน Cloud Search คือการระบุ Use Case ที่เกี่ยวข้อง
ติดตั้งใช้งาน Cloud Search
โดยค่าเริ่มต้น Cloud Search จะจัดทำดัชนีข้อมูล Google Workspace เช่น เอกสารและสเปรดชีตของ Google คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งใช้งาน Cloud Search สำหรับข้อมูล Google Workspace อย่างไรก็ตาม คุณต้อง ติดตั้งใช้งาน Cloud Search สำหรับข้อมูลที่ไม่อยู่ใน Google Workspace เช่น ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลของบุคคลที่สาม ระบบไฟล์อย่าง Windows File Share, OneDrive หรือพอร์ทัลอินทราเน็ตอย่าง SharePoint ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อ ติดตั้งใช้งาน Cloud Search สำหรับองค์กร
- พิจารณากรณีการใช้งานที่ Cloud Search ช่วยแก้ปัญหาได้
- ระบุที่เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกรณีการใช้งาน
- ระบุระบบข้อมูลประจำตัวที่บริษัทใช้เพื่อจัดการการเข้าถึงข้อมูลในแต่ละที่เก็บ
- กำหนดค่าการเข้าถึง Google Cloud Search API
- เพิ่มแหล่งข้อมูลไปยัง Cloud Search
- สร้างและลงทะเบียนสคีมา สำหรับแหล่งข้อมูลแต่ละรายการ
- ตรวจสอบว่ามีตัวเชื่อมต่อเนื้อหาสำหรับที่เก็บของคุณหรือไม่ ดูรายการเครื่องมือเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้ที่ไดเรกทอรีเครื่องมือเชื่อมต่อ Cloud Search หากมีตัวเชื่อมต่อเนื้อหา ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 9
- สร้างเครื่องมือเชื่อมต่อเนื้อหา เพื่อเข้าถึงข้อมูลในที่เก็บแต่ละแห่งและจัดทำดัชนีลงใน แหล่งข้อมูล Cloud Search
- พิจารณาว่าคุณต้องใช้โปรแกรมเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัวหรือไม่ หากไม่ต้องการใช้โปรแกรมเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัว ให้ข้ามไปที่ขั้นตอนที่ 11
- สร้างตัวเชื่อมต่อข้อมูลประจำตัว เพื่อแมปข้อมูลประจำตัวของที่เก็บหรือองค์กรกับข้อมูลประจำตัวของ Google
- ตั้งค่าแอปพลิเคชันการค้นหา
- สร้างอินเทอร์เฟซการค้นหา เพื่อทำการค้นหา
- ติดตั้งใช้งานเครื่องมือเชื่อมต่อและอินเทอร์เฟซการค้นหา หากใช้ตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้า ให้ทำตามวิธีการสำหรับตัวเชื่อมต่อเพื่อรับและติดตั้งใช้งานตัวเชื่อมต่อ เครื่องมือเชื่อมต่อที่พร้อมใช้งานจะแสดงอยู่ในไดเรกทอรีเครื่องมือเชื่อมต่อ Cloud Search
ขั้นตอนถัดไป
- ลองทำตามบทแนะนำการเริ่มต้นใช้งาน Cloud Search
- กำหนดกรณีการใช้งานที่คุณจะใช้ Cloud Search
- ระบุที่เก็บที่เกี่ยวข้องกับกรณีการใช้งานเหล่านี้
- ระบุระบบข้อมูลประจำตัวที่ที่เก็บของคุณใช้
- ไปที่กำหนดค่าการเข้าถึง Cloud Search API