Cómo invitar a usuarios a un evento

Crea un evento

Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, puedes agregar un evento con el Events: insert método.

Este método agrega el evento directamente al calendario del organizador, independientemente de su configuración para agregar invitaciones.

Agrega asistentes

Con este método, también puedes agregar asistentes al mismo evento si agregas su dirección de correo electrónico a la attendees propiedad del evento. Cualquier cambio futuro que realice el organizador en el evento se propagará a los asistentes.

Los asistentes reciben la invitación de la dirección de correo electrónico del organizador. Los usuarios del Calendario de Google reciben la invitación en su correo electrónico o en su calendario, según la configuración de eventos que tengan en la configuración del Calendario de Google:

• Si tienen la configuración From everyone, el evento se agrega directamente a su calendario.
• Si tienen la configuración Only if the sender is known, el evento se agrega directamente a su calendario si interactuaron con el organizador anteriormente, si el organizador pertenece a la misma organización o si el organizador está en sus contactos de Google. Si no conocen al organizador, pueden hacer clic en Agregar al calendario o confirmar su asistencia haciendo clic en Sí o Tal vez en el correo electrónico de invitación. Luego, el evento se agrega a su calendario.
• Si los usuarios tienen la configuración When I respond in email, no se agregarán todas las invitaciones a su calendario hasta que el usuario confirme su asistencia haciendo clic en Sí, Tal vez o No en el correo electrónico de invitación.

Para obtener más información sobre cómo se agregan las invitaciones al Calendario de Google, consulta Administra invitaciones en el Calendario.

Importante: Si se completa previamente la respuesta del asistente con la propiedad attendees[].responseStatus , no se agregará automáticamente el evento a los calendarios de los invitados. Además, si se invita a más de 200 personas al evento, el estado de respuesta no se propagará a los invitados.

Muestra el evento directamente en los calendarios de los asistentes

Para mostrar un evento directamente en los calendarios de los asistentes del Calendario de Google para cualquier configuración que pueda tener el asistente, puedes configurar la confirmación de asistencia del asistente o importar una copia del evento directamente en el calendario del asistente. Para ambos métodos, necesitas acceso de escritura a los calendarios de los asistentes . Si no lo tienes, considera agregar al organizador a los contactos del asistente, lo que podría requerir acceso de escritura a los contactos del asistente.

Configura la confirmación de asistencia del asistente

Para configurar la confirmación de asistencia de un asistente a un evento, sigue estos pasos:

1. Crea el evento en el calendario del organizador del Calendario de Google y agrega asistentes (consulta lo anterior).
2. Usa el Events: update método para configurar la confirmación de asistencia del asistente como accepted o tentative. Debes tener acceso de escritura al calendario del asistente. Es posible que haya una pequeña demora antes de que el evento aparezca en el calendario del asistente. Obtén más información para usar el método Events: update.

Este método agrega el evento al calendario del asistente, pero es posible que el asistente aún vea el banner en su correo electrónico que indica que la invitación se envió desde una dirección que no conocía anteriormente.

Importa una copia del evento directamente en el calendario del asistente

Para importar una copia de un evento al calendario de un asistente, sigue estos pasos:

1. Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, importa una copia del evento con el Events: import método.
2. Importa otra copia del mismo evento en el calendario del asistente con Events: import. Debes tener acceso de escritura al calendario del asistente. Usa el mismo ID de evento (iCalUID) para las copias del organizador y del asistente, y asegúrate de especificar el organizador en la copia del asistente.

Con este método, el asistente puede ver el evento en su calendario, pero no recibe un correo electrónico de invitación del Calendario de Google.

Importante: Si no usas el mismo ID de evento, los cambios futuros que realice el organizador en el evento no se propagarán automáticamente al asistente.

Agrega al organizador a los contactos del asistente

Si no tienes las credenciales del asistente, puedes indicarle al asistente o a su organización que agreguen la dirección de correo electrónico del organizador a sus contactos de Google con anticipación para mostrar un evento directamente en su calendario. Es posible que haya una pequeña demora para que un contacto recién creado surta efecto.

• Pídele al usuario del Calendario de Google que agregue al organizador a sus contactos de Google.
• Si los asistentes pertenecen a una organización, puedes pedirle al administrador de la organización que agregue direcciones de correo electrónico de forma programática a los contactos de sus usuarios. Pídele al administrador que habilite la delegación en todo el dominio, suplante a los usuarios y use el método People: createContact para crear contactos para cada usuario, de modo que las invitaciones futuras de estas direcciones de correo electrónico aparezcan automáticamente en los calendarios de sus usuarios.
• Si tienes acceso a los contactos del asistente, también puedes agregar la dirección de correo electrónico del organizador a los contactos del asistente con el People: createContact método.

Invita a un usuario desde una dirección de correo electrónico

Si no tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador o si no quieres exponer su dirección de correo electrónico, usa el protocolo iCalendar protocolo (RFC-5545) para invitar a usuarios con correo electrónico mediante un archivo .ICS.

Si el asistente es un usuario del Calendario de Google con la configuración Only if the sender is known y no interactuó anteriormente con la dirección ni la registró como conocida, la invitación no se agregará a su calendario hasta que haga clic en Agregar al calendario o confirme su asistencia al evento.

Sugerencia: No uses una dirección de correo electrónico genérica (por ejemplo, [e-mail]) para enviar invitaciones, ya que cualquier abuso podría afectar a todos los usuarios que envíen invitaciones desde esta dirección. Si no puedes usar la dirección de correo electrónico del organizador, te recomendamos que uses una dirección de correo electrónico única y estática para cada organizador.

Proporciona un vínculo para que los usuarios agreguen el evento

Como alternativa, si quieres facilitar que los usuarios del Calendario de Google agreguen un evento como único sin mantenerlo actualizado, puedes proporcionar un vínculo con un evento completado previamente para que el usuario se agregue a sí mismo. Este método crea un evento distinto en el calendario del usuario, que no puedes actualizar a menos que tengas acceso al calendario del usuario.

Usa la siguiente plantilla de vínculo:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

para actualizar la siguiente información:

• Fechas y horas de inicio y finalización: Usa el formato ISO 8601. En el ejemplo anterior, reemplaza 20230325T224500Z y 20230326T001500Z.
• Zonas horarias de inicio y finalización: Formatea como un nombre de la base de datos de zonas horarias de IANA. Coloca las zonas horarias en los campos stz y etz.
• Descripción del evento: Debe estar codificada como URL.
• Ubicación del evento: Debe estar codificada como URL.
• Título del evento: Debe estar codificada como URL.

Ejemplo

Consideremos el ejemplo de crear un servicio de reserva de citas para ayudar a los usuarios a reservar citas con una empresa. Cuando un usuario reserva una cita, quieres que tu servicio agregue un evento a los calendarios de Google del reservador y de la empresa.

Para obtener la mejor experiencia del usuario, te recomendamos que la empresa otorgue acceso de escritura a su calendario para que puedas agregar el evento directamente al calendario de la empresa (Crear evento) e invitar al reservador a ese evento (Agregar asistentes). Para asegurarte de que el reservador vea el evento en su calendario y reciba un recordatorio, infórmale que revise sus correos electrónicos y confirme su asistencia al evento Sí inmediatamente después de hacer una reserva. Una vez que confirme su asistencia a l evento, se le enviarán notificaciones de eventos del Calendario de Google según su configuración de notificaciones.

Si quieres agregar el evento directamente al calendario del reservador, infórmale que agregue a sus contactos la dirección de correo electrónico desde la que recibirá la invitación. Como alternativa, pídele a los reservadores acceso de escritura a su calendario para confirmar su asistencia de forma programática en su nombre (Configurar la confirmación de asistencia del asistente) y enviarles una notificación por correo electrónico sobre la reserva confirmada.

Si la empresa no quiere exponer su dirección de correo electrónico, usa una dirección de correo electrónico específica del usuario para enviarle el evento al reservador por correo electrónico (Invitar a un usuario desde una dirección de correo electrónico).

Propagación de eventos

En el siguiente diagrama, se explica la dinámica. Primero, Jack crea un evento en su calendario principal (y, por lo tanto, es propietario de la copia del organizador). Luego, invita al calendario secundario del grupo de lecciones de Cello y a Susan, que tiene la configuración de eventos Only if the sender is known. Las copias de los asistentes se crean en el calendario secundario del grupo de lecciones de Cello y en el calendario de Susan si conoce a Jack, o bien cuando confirma su asistencia o indica que conoce a Jack. Cuando Susan responde, el cambio de confirmación de asistencia se propaga al organizador, lo que actualiza la copia del organizador con la respuesta de Susan. Luego, estos cambios realizados en la copia del evento del organizador se propagan a los demás asistentes.

Propiedades de eventos compartidos

El calendario en el que se crea el evento es el calendario del organizador. Este calendario es propietario de la información del evento compartido, incluido el ID, la hora de inicio y finalización, el resumen y la descripción. Cuando se actualiza esta información en el calendario del organizador, los cambios se propagan a las copias de los asistentes.

Propiedades de eventos privados

No toda la información se comparte entre todas las copias del evento. Algunas propiedades son privadas, como los recordatorios, colorId, la transparencia o la propiedad extendedProperties.private. Estas propiedades están controladas por la configuración del asistente y no por el calendario del organizador.

Los asistentes también pueden cambiar las propiedades compartidas del evento. Sin embargo, estos cambios solo se reflejan en su propia copia y podrían perderse si el organizador realiza un cambio.

El único cambio de evento que se propaga de los asistentes al organizador es el estado de respuesta del asistente, que se almacena en la attendees[].responseStatus propiedad.