ขยายการใช้งาน Google Workspace Studio

คำแนะนำเหล่านี้จะอธิบายวิธีขยายฟังก์ชันการทำงานของ Google Workspace Studio โดยการสร้างขั้นตอนที่กำหนดเองซึ่งโฟลว์สามารถเรียกใช้ได้

หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน ให้ทำตามคู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อของเราที่ชื่อว่า สร้างขั้นตอนเครื่องคิดเลขด้วย Apps Script

ลองใช้คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อ

โฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้ Google Workspace ปรับงานในบริการต่างๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติได้โดยการรวมขั้นตอนต่างๆ เข้าด้วยกันโดยไม่ต้องเขียนโค้ด การขยายโฟลว์จะช่วยให้ผู้ใช้เพิ่มฟังก์ชันของแอปเป็นขั้นตอนได้

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถจัดลำดับความสำคัญและมอบหมายคำถามที่เข้ามาจากลูกค้าด้วยโฟลว์ที่ทำสิ่งต่อไปนี้

  1. เริ่มต้นเมื่อคุณได้รับอีเมลจากลูกค้า
  2. ป้อนพรอมต์ให้ Gemini จัดลำดับความสำคัญของอีเมล
  3. สร้างงานให้ฉันติดตามผลกับทีมขายหรือทีมสนับสนุน

การกำหนดค่าโฟลว์

รูปที่ 1: ผู้ใช้กำหนดค่าโฟลว์ที่จัดลำดับความสำคัญของคำถามจากลูกค้าด้วย Gemini

แนวคิดของ Workspace Studio

คำและแนวคิดต่อไปนี้กำหนดองค์ประกอบหลักของ Workspace Studio

โฟลว์
ผู้ใช้สร้างโฟลว์ใน Workspace Studio เพื่อปรับงานใน Google Workspace และบริการอื่นๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ โฟลว์มีการผสานรวมระบบอย่างลึกซึ้ง มีความตระหนักถึงบริบท และสามารถใช้ AI ได้หากต้องการ
ขั้นตอน
ขั้นตอนเดียวในกระบวนการอัตโนมัติของโฟลว์ โดยพื้นฐานแล้วคือ งานเดียวในลำดับงานที่ทำตามเหตุการณ์เริ่มต้น แต่ละขั้นตอนจะทำงานแบบซิงโครนัส ซึ่งหมายความว่าจะดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่ขั้นตอนถัดไปในลำดับจะเริ่มต้น ผู้ใช้กำหนดลำดับของขั้นตอน ซึ่งช่วยให้ปรับแต่งโฟลว์ตรรกะของงานได้ ขั้นตอนอาจมีอินพุตและเอาต์พุต แต่ไม่จำเป็นต้องมี ตัวอย่างขั้นตอน ได้แก่ "ส่งอีเมล" "โพสต์ในพื้นที่ทำงานของ Chat" และ "ถาม Gemini" ขั้นตอนอาจรวมถึงงานภายนอก Google Workspace เช่น การสร้างโอกาสในการขายใน CRM
ตัวแปรอินพุต
ขั้นตอนจะได้รับตัวแปรอินพุต ผู้ใช้ตั้งค่าตัวแปรอินพุตในการ์ดการกำหนดค่าของขั้นตอนขณะที่ตั้งค่าขั้นตอน เช่น รวบรวมอีเมล วันที่และเวลา หรือพรอมต์ของ Gemini
ตัวแปรเอาต์พุต
ขั้นตอนจะส่งคืนตัวแปรเอาต์พุต และสามารถส่งไปยังขั้นตอนอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณใช้ตัวแปรเอาต์พุตเพื่อส่งอีเมลไปยังขั้นตอนอื่นที่ใช้ตัวแปรดังกล่าวเพื่อระบุผู้รับอีเมล
ตัวแปรแบบไดนามิก
ตัวแปรที่กำหนดข้อมูลได้เฉพาะเมื่อผู้ใช้กำหนดค่าโฟลว์ ตัวอย่างเช่น Google ฟอร์มมีคำถามและคำตอบที่แตกต่างกัน ระบบจะกำหนดจำนวนคำถามและคำตอบ (และเนื้อหาของคำถามและคำตอบ) ไม่ได้จนกว่าจะมีฟอร์มที่เฉพาะเจาะจงเริ่มโฟลว์ ตัวแปรแบบไดนามิกจะคำนึงถึงกรณีนี้
ทรัพยากรที่กำหนดเอง
โครงสร้างข้อมูลที่กำหนดเองซึ่งคุณกำหนดเพื่อจัดกลุ่มตัวแปรหลายรายการเข้าด้วยกันได้ ตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างโอกาสในการขายใน CRM ให้ส่งทรัพยากรที่กำหนดเองซึ่งมีอีเมล ที่อยู่ และชื่อ
การ์ด

องค์ประกอบที่ใช้สร้างสรรค์สำหรับอินเทอร์เฟซผู้ใช้ในส่วนเสริม การ์ดรองรับเลย์เอาต์ที่กำหนด องค์ประกอบ UI แบบโต้ตอบ เช่น ปุ่ม และริชมีเดีย เช่น รูปภาพ การ์ดมีฟีเจอร์พิเศษสำหรับการสร้างโฟลว์ ดังนี้

  • IncludeVariables: พร็อพเพอร์ตี้ที่เปิดใช้การรวมตัวแปรแบบไดนามิก
  • Type: กำหนดประเภทข้อมูลที่ตัวแปรอินพุตคาดหวัง
บันทึกกิจกรรม

อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อโฟลว์ทำงาน โดยค่าเริ่มต้น บันทึกกิจกรรมจะมีชื่อของตัวเริ่มต้นหรือขั้นตอนที่กำหนดไว้แบบคงที่ในไฟล์ Manifest นอกจากนี้ คุณยังระบุบันทึกกิจกรรมที่กำหนดเองได้ด้วย

ดูสิ่งที่คุณสร้างได้

โฟลว์สร้างขึ้นในแพลตฟอร์มส่วนเสริมใน Google Workspace หากมีส่วนเสริมอยู่แล้ว คุณสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของส่วนเสริมให้รวมโฟลว์ได้โดยการอัปเดตไฟล์ Manifest ให้มีส่วนที่เฉพาะเจาะจงสำหรับโฟลว์

หากเริ่มต้นจากศูนย์ ให้ทำตามคู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อของเราที่ชื่อว่า สร้างขั้นตอนเครื่องคิดเลขด้วย Apps Script

ลองใช้คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อ

จากนั้นอ่านคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อปรับแต่งขั้นตอนโฟลว์ต่อ