Quy trình cho phép người dùng Google Workspace tự động hoá các công việc trên các dịch vụ bằng cách kết hợp một loạt bước mà không cần viết mã. Bằng cách mở rộng quy trình, bạn cho phép người dùng kích hoạt quy trình công việc từ các sự kiện của ứng dụng và thêm các hàm của ứng dụng làm bước.
Ví dụ: người dùng có thể phân loại và chỉ định các câu hỏi của khách hàng đến bằng một quy trình thực hiện những việc sau:
- Nhận email từ khách hàng.
- Yêu cầu Gemini phân loại email.
- Tạo một việc cần làm để theo dõi nhóm bán hàng hoặc nhóm hỗ trợ.
Các tài liệu này giải thích cách mở rộng chức năng của Google Workspace Studio bằng cách tạo trình khởi động tuỳ chỉnh và bước mà quy trình có thể chạy.
Để bắt đầu, hãy khám phá hướng dẫn bắt đầu nhanh, lớp học lập trình và hướng dẫn cho nhà phát triển trong phần Bắt đầu.
Các khái niệm về Workspace Studio
Các thuật ngữ và khái niệm sau đây xác định các thành phần chính của Workspace Studio:
- Quy trình
Người dùng tạo
quy trình trong Workspace Studio để tự động hoá các công việc trong Google Workspace và các dịch vụ khác. Quy trình có khả năng tích hợp sâu vào hệ thống, nhận biết theo bối cảnh và có thể tuỳ ý sử dụng AI.
- Bước
Một bước duy nhất trong quy trình tự động của quy trình. Về cơ bản, đó là một công việc duy nhất trong một chuỗi công việc tuân theo một sự kiện bắt đầu. Mỗi bước chạy đồng bộ, nghĩa là bước đó sẽ hoàn tất thao tác trước khi bước tiếp theo trong chuỗi bắt đầu. Người dùng đặt thứ tự của các bước, cho phép họ tuỳ chỉnh quy trình logic của các công việc. Các bước có thể có nhưng không yêu cầu dữ liệu đầu vào và đầu ra. Các bước ví dụ bao gồm "gửi email", "đăng trong không gian Chat" và "hỏi Gemini". Các bước có thể bao gồm các công việc bên ngoài Google Workspace, chẳng hạn như tạo khách hàng tiềm năng trong CRM.
- Trình khởi động
- Điểm truy cập của quy trình tự động của quy trình. Trong giao diện người dùng,
trình khởi động được trình bày cho người dùng dưới dạng Trình khởi động, trong khi đó, trong lược đồ tệp kê khai và
API Google Workspace Studio, trình khởi động được xác định là
workflowTrigger. Trong khi Bước thực thi một hành động đồng bộ ở giữa một chuỗi, thì Trình khởi động nằm ở đầu quy trình và lắng nghe một sự kiện (từ các ứng dụng Google Workspace hoặc webhook của bên thứ ba). Sau khi được kích hoạt, trình khởi động sẽ thu thập thông tin chi tiết về sự kiện, xuất các biến dữ liệu ban đầu và khởi chạy quá trình thực thi quy trình. - Biến đầu vào
- Các biến đầu vào được các bước nhận. Người dùng đặt các biến đầu vào trên thẻ cấu hình của một bước trong khi người dùng thiết lập bước đó. Ví dụ: thu thập địa chỉ email, ngày giờ hoặc câu lệnh cho Gemini.
- Biến đầu ra
- Các biến đầu ra được các bước trả về và có thể được gửi đến một bước khác. Ví dụ: bạn sử dụng biến đầu ra để chuyển địa chỉ email sang một bước khác sử dụng biến đó để chỉ định người nhận email.
- Biến động
- Một biến mà dữ liệu chỉ có thể được xác định khi người dùng định cấu hình quy trình. Ví dụ: Google Biểu mẫu có nhiều hỏi và đáp. Bạn không thể xác định số lượng câu hỏi và câu trả lời (cũng như nội dung của chúng) cho đến khi một Biểu mẫu cụ thể bắt đầu một quy trình. Các biến động tính đến trường hợp này.
- Tài nguyên tuỳ chỉnh
- Một cấu trúc dữ liệu tuỳ chỉnh mà bạn có thể xác định để nhóm nhiều biến lại với nhau. Ví dụ: để tạo khách hàng tiềm năng trong CRM, hãy chuyển một tài nguyên tuỳ chỉnh chứa địa chỉ email, địa chỉ đường phố và tên.
- Thẻ
Khối xây dựng cho giao diện người dùng trong tiện ích bổ sung. Thẻ hỗ trợ bố cục đã xác định, các phần tử trên giao diện người dùng tương tác như nút và nội dung đa phương tiện phong phú như hình ảnh. Thẻ có các tính năng đặc biệt để tạo quy trình:
IncludeVariables: Một thuộc tính cho phép đưa biến động vào.Type: Xác định loại dữ liệu mà các biến đầu vào mong đợi.
- Nhật ký hoạt động
- Mô tả những gì xảy ra khi một quy trình chạy. Theo mặc định, nhật ký hoạt động bao gồm tên của trình khởi động hoặc bước được xác định tĩnh trong tệp kê khai. Bạn có thể cung cấp thêm nhật ký hoạt động tuỳ chỉnh.
Bắt đầu
Quy trình được xây dựng trên nền tảng tiện ích bổ sung trong Google Workspace. Nếu đã có tiện ích bổ sung, bạn có thể mở rộng chức năng của tiện ích đó để bao gồm Quy trình bằng cách cập nhật tệp kê khai của tiện ích đó để chứa một phần dành riêng cho quy trình.
Nếu bạn bắt đầu từ đầu, hãy khám phá hướng dẫn bắt đầu nhanh, lớp học lập trình và hướng dẫn cho nhà phát triển sau đây.
Bắt đầu nhanh
Hãy làm theo hướng dẫn bắt đầu nhanh để tạo và kiểm thử bước tuỳ chỉnh đầu tiên:
Dùng thử hướng dẫn bắt đầu nhanh
Lớp học lập trình
Để xem các ví dụ từ đầu đến cuối triển khai cả trình khởi động và bước, hãy khám phá các lớp học lập trình sau:
Hướng dẫn cho nhà phát triển
Để tiếp tục tạo và tuỳ chỉnh trình khởi động và bước của quy trình, hãy xem các hướng dẫn sau: