Google Workspace Studio erweitern

Mit Flows können Google Workspace-Nutzer*innen Aufgaben in verschiedenen Diensten automatisieren, indem sie eine Reihe von Schritten kombinieren, ohne Code schreiben zu müssen. Wenn Sie Flows erweitern, können Nutzer*innen Workflows über Ereignisse Ihrer App auslösen und die Funktionen Ihrer App als Schritte hinzufügen.

Nutzer*innen können beispielsweise eingehende Kundenfragen mit einem Flow priorisieren und zuweisen, der Folgendes tut:

  1. Eine E‑Mail von einem Kunden empfangen.
  2. Gemini auffordern, die E‑Mail zu priorisieren.
  3. Eine Aufgabe erstellen, um das Vertriebs- oder Supportteam zu kontaktieren.

In diesen Dokumenten wird erläutert, wie Sie die Funktionen von Google Workspace Studio erweitern können, indem Sie benutzerdefinierte Auslöser und Schritte erstellen, die in Flows ausgeführt werden können.

Sehen Sie sich zuerst die Kurzanleitung, die Codelabs und die Entwicklerleitfäden unter Jetzt starten an.

Flows-Oberfläche mit Schritten zum Empfangen von Kunden-E‑Mails, zum Prompten von Gemini und zum Erstellen von Folgeaufgaben.
Abbildung 1: Ein Nutzer konfiguriert einen Flow, mit dem Kundenfragen mit Gemini priorisiert werden.

Konzepte von Workspace Studio

Die folgenden Begriffe und Konzepte definieren die wichtigsten Komponenten von Workspace Studio:

Flows

Nutzer*innen erstellen

Flows in Workspace Studio, um Aufgaben in Google Workspace und anderen Diensten zu automatisieren. Flows sind tief in das System integriert, kontextsensitiv und können optional KI verwenden.

Schritt

Ein einzelner Schritt im automatisierten Prozess eines Flows. Im Grunde ist es eine einzelne Aufgabe in einer Reihe von Aufgaben, die auf ein Startereignis folgen. Jeder Schritt wird synchron ausgeführt. Das bedeutet, dass er abgeschlossen wird, bevor der nächste Schritt in der Sequenz beginnt. Nutzer*innen legen die Reihenfolge der Schritte fest und können so den logischen Ablauf der Aufgaben anpassen. Schritte können Eingaben und Ausgaben haben, müssen aber nicht. Beispiele für Schritte sind „E‑Mail senden“, „In einem Chatbereich posten“ und „Gemini fragen“. Schritte können Aufgaben außerhalb von Google Workspace umfassen, z. B. das Erstellen eines CRM-Leads.

Auslöser
Der Einstiegspunkt des automatisierten Prozesses eines Flows. In der Benutzeroberfläche wird er als Auslöser dargestellt, im Manifestschema und in der Google Workspace Studio API wird er als workflowTrigger definiert. Während ein Schritt eine synchrone Aktion in der Mitte einer Sequenz ausführt, befindet sich ein Auslöser am Anfang des Flows und wartet auf ein Ereignis (entweder von Google Workspace-Apps oder von Webhooks von Drittanbietern). Sobald er ausgelöst wird, erfasst er die Ereignisdetails, gibt die anfänglichen Datenvariablen aus und startet die Ausführung des Flows.
Eingabevariable
Eingabevariablen werden von Schritten empfangen. Eingabevariablen werden vom Nutzer auf der Konfigurationskarte eines Schritts festgelegt, während der Nutzer den Schritt einrichtet. Beispiel: Eine E‑Mail-Adresse, ein Datum und eine Uhrzeit oder ein Gemini-Prompt erfassen.
Ausgabevariable
Ausgabevariablen werden von Schritten zurückgegeben und können an einen anderen Schritt gesendet werden. Beispiel: Sie verwenden eine Ausgabevariable, um eine E‑Mail-Adresse an einen anderen Schritt zu übergeben, der sie verwendet, um den Empfänger einer E‑Mail anzugeben.
Dynamische Variable
Eine Variable, deren Daten erst bestimmt werden können, wenn der Nutzer den Flow konfiguriert. Beispiel: Google Formulare haben unterschiedliche Fragen und Antworten. Die Anzahl der Fragen und Antworten (und deren Inhalt) kann erst bestimmt werden, wenn ein bestimmtes Formular einen Flow startet. Dynamische Variablen berücksichtigen diesen Fall.
Benutzerdefinierte Ressource
Eine benutzerdefinierte Datenstruktur, die Sie definieren können, um mehrere Variablen zu gruppieren. Beispiel: Um einen CRM-Lead zu erstellen, übergeben Sie eine benutzerdefinierte Ressource, die eine E‑Mail-Adresse, eine Straße und einen Namen enthält.
Karte

Baustein für Benutzeroberflächen in Add-ons. Karten unterstützen ein definiertes Layout, interaktive UI-Elemente wie Buttons und Rich Media wie Bilder. Karten haben spezielle Funktionen zum Erstellen von Flows:

  • IncludeVariables: Eine Eigenschaft, die die dynamische Einbeziehung von Variablen ermöglicht.
  • Type: Definiert den Datentyp, den Eingabevariablen erwarten.
Aktivitätsprotokoll
Beschreibt, was passiert, wenn ein Flow ausgeführt wird. Standardmäßig enthalten Aktivitätsprotokolle den Namen des Auslösers oder Schritts, der statisch im Manifest definiert ist. Sie können auch benutzerdefinierte Aktivitätsprotokolle bereitstellen.

Jetzt starten

Flows werden auf der Add-on-Plattform in Google Workspace erstellt. Wenn Sie bereits ein Add-on haben, können Sie seine Funktionen um Flows erweitern, indem Sie das Manifest so aktualisieren, dass es einen Flow-spezifischen Abschnitt enthält.

Wenn Sie von Grund auf neu beginnen, sehen Sie sich die folgenden Kurzanleitungen, Codelabs und Entwicklerleitfäden an.

Kurzanleitung

Folgen Sie der Kurzanleitung, um Ihren ersten benutzerdefinierten Schritt zu erstellen und zu testen:

Kurzanleitung ausprobieren

Codelabs

End-to-End-Beispiele, in denen sowohl Auslöser als auch Schritte implementiert werden, finden Sie in diesen Codelabs:

Entwicklerleitfäden

Informationen zum weiteren Erstellen und Anpassen Ihrer Flow-Auslöser und -Schritte finden Sie in den folgenden Leitfäden: