感谢您成为 Google 夏季编程活动的开源组织/项目的组织管理员。您在幕后所做的努力对于让贵组织中的所有人了解相关信息并在整个计划期间保持一致至关重要。我们每年都会进行一些更改，因此无论您是首次参加还是第 10 次参加 GSoC，都请务必阅读本文档。
这些信息的大部分内容已在“角色和职责”文档中提及，但我们希望更详细地介绍一些重要要点。
如果您尚未阅读 GSoC 导师指南，请立即阅读。本指南内容简洁明了，深入探讨了该计划的重要方面和阶段。在接受导师加入该计划之前，请确保所有导师都已阅读《导师指南》和“角色和职责”文档，以便他们了解该计划的具体要求。
作为组织管理员，您是贵组织与 Google 之间的主要联系人。组织可以有 2 到 5 名管理员，他们应定期沟通并就角色（沟通、付款、与导师和 GSoC 贡献者联系、检查评估是否已完成、解决人际关系问题、回复 Google 在计划结束时发送的总结调查问卷等）达成一致。从 Google 的角度来看，所有组织管理员都是等同的，没有主组织管理员。
您必须至少有 2 名组织管理员，如果其中一位管理员退出计划，您必须有其他人可以访问组织的付款资料。
所有导师和贡献者都应知道组织管理员是谁，以及在遇到问题时如何与他们联系。在与所有新贡献者和导师进行首次沟通时，您应告知他们如何与组织管理员联系，以便他们在需要更改项目时间表、与导师或其他贡献者有问题或有任何其他支持需求时，能够与管理员联系。
定义成功
贵组织参加 Google 全球服务器大会 (GSoC) 的目标是什么？在今年的 GSoC 结束后，贵组织将考虑哪些因素来确定 GSoC 计划是否取得了成功？
我们希望您每年参与该计划时都考虑这个问题，因为答案可能会因年而异。不同的组织有不同的需求。例如：
- 更多新加入的长期贡献者
- 编写的代码更多
- 构建的特定功能
- 有机会指导热情的学生
- 提高项目的认知度等
等等。
请花些时间思考贵组织真正希望通过 GSoC 达成什么目标。对于回访组织，如果未能实现这些目标，您可以考虑做些什么来改进。
时限
GSoC 会按计划进行。截止日期众多且不可更改。虽然今年项目的实际时间更灵活，但在 6 月初开始编码之前的所有截止日期对所有人来说都是一样的。
组织管理员负责阅读所有电子邮件，并跟踪即将到期的截止日期，以确保不会错过。除了查看其 Google 全球服务学习 (GSoC) 信息中心之外，我们还建议组织管理员在自己的日历中标记这些时间，以确保他们记下每个 Google 全球服务学习贡献者的所有中期和期末评估时间。
2024 年，有创纪录数量的导师错过了评估截止日期，这对组织造成了负面影响。错过多次评估的组织将无法参与 2025 年 Google 全球服务学习计划，或者今年将获得的贡献者人数会减少。错过截止日期会给 Google 管理员带来额外的工作，并给贡献者带来不必要的压力。请勿错过评估截止日期。
如果贵组织允许 GSoC 贡献者进行的项目超过标准的 12 周（中大型项目）或 8 周（小型项目），请务必留意导师和 GSoC 贡献者的各种评估截止日期。导师和 GSoC 贡献者会收到有关截止日期的电子邮件提醒，但作为组织管理员，您需要确保自己全面了解所有贡献者项目。
组织管理员有责任确保您的导师及时进行评估并按时完成。许多组织要求导师在实际截止时间前 24-36 小时提交评估，以便组织管理员有时间与导师联系，提醒他们如果评估提交时间过于接近截止时间。
如果导师错过了评估截止日期，组织将无法获得组织津贴，并且该导师将无法参加导师峰会。如果某个组织错过了 2 次或更多次导师评估，则该组织将不会受邀参加今年的 GSoC 导师峰会，并且日后可能会被拒绝加入 GSoC。
指标
贵组织跟踪哪些指标？
贵组织应记录您参与 GSoC 的一些指标。组织管理员可能会年年更换，如果之前的组织管理员未与组织中的其他人员分享指标，这些指标可能会永远丢失，因此请务必与组织中的多位人员分享指标。
您至少应跟踪以下指标：
- 通过贵组织参与该计划的 GSoC 贡献者数量
- 成功通过 Google 暑期开放项目的贡献者人数
- 积极指导 Google 全球服务学习贡献者的导师数量
您还需要自行设计一套系统，以便了解 GSoC 贡献者在 GSoC 结束后会参与多久。大多数 Google 开放式学院贡献者是否会在 Google 开放式学院项目结束后一个月内离开您的社区？他们是否会坚持参与 6 个月？他们是否会在一两年后回来？）您不妨与坚持留在社区的用户交谈，深入了解是什么让他们愿意继续参与您的社区。
我们还会在 GSoC 结束时向所有组织管理员发送一份简短的必填调查问卷，并在 GSoC 结束后的 6 个月和 1 年后再次发送，以便您提供上述指标。
这些统计数据应该有助于贵组织了解 Google 开放式项目是否有助于贵组织的社区发展壮大并变得更加可持续。我们还建议您跟踪您可能感兴趣的其他指标。
这些指标有助于您确定需要在哪些方面做出调整。如果没有 GSoC 贡献者留下来，您不妨思考一下原因。您能否帮助他们在贵组织中查找其他项目？GSoC 贡献者是否能轻松找到贡献的方式，同时获得同样的成就感？您的项目是否过于复杂或官僚化，以致于让用户望而却步？
GSoC 贡献者不继续参与的原因有很多，有时他们只是为了钱，有时是因为他们忙于其他事务。但请务必了解原因，以便尝试采取措施来对抗这种情况。
审核 Google 开放式项目贡献者提案
所有 GSoC 贡献者提案的排名都将在 GSoC 网站应用之外进行。根据贵组织的规模，您或许可以使用简单的共享电子表格来处理审核。有些组织实现了更复杂的工作流。
许多组织都会先进行初始过滤：
- 垃圾内容（如果很明显，提交者只是随便在提案中添加了一些内容，或者只是提交了通用提案等）
- 不符合要求（如果贵组织要求潜在的 GSoC 贡献者执行 PR 或其他任务，而他们没有执行）。
- 随着 AI 生成内容的普及，您最终可能会收到更多质量较低的 AI 生成提案。我们建议您忽略这些问题。
排除明显不合适的提案后，您可以应用评分标准或评分量表，将优秀的提案与一般的提案和差的提案区分开来，从而专注于其他提案。
请注意，贵组织绝不应仅根据申请者在提案中所写的内容来选择 Google 开放式项目贡献者。许多人都能写出出色的提案，但这并不意味着他们具备成功完成项目所需的技术或沟通技能。
在组织管理员开始对提案进行排名之前，请务必与您考虑选择的每位 GSoC 贡献者进行沟通。
对于每个优秀的 GSoC 贡献者提案，您至少需要 1 位全职导师（最好有 2 位）。最糟糕的情况莫过于接受一个很棒的 GSoC 贡献者项目，却没有合适的导师。这会给所有人带来糟糕的体验。
申请 Google 全球服务学习贡献者名额并为项目分配导师
您最重要的角色之一是整理组织，以便您知道哪位导师已承诺为特定项目提供指导。这有助于您确定向 Google 请求的项目槽数。贵组织必须根据对贵组织的重要性对提案进行排名。
示例：贵组织收到了 6 份优秀的提案，并且导师已承诺为这 6 份提案提供指导。您需要确定项目的优先级。如果贵组织申请了 6 个项目名额，但 Google 只给了贵组织 4 个名额，那么 #1-#4 将自动成为您已获批准的 GSoC 贡献者。您不能在之后决定更倾向于选择排名第 6 的用户。
更改项目大小
在决定向组织分配多少个项目时，Google 会考虑贡献者在提案中选择的项目大小。如果您发现项目大小与预期不同，请务必在提案阶段告知贡献者，以便他们进行修正。
在宣布接受贡献者项目后，项目规模只能缩减。例如，从大到中，或从中到小。 更改项目大小时，组织管理员必须与 Google 管理员联系，让对方为其进行更改。对项目进行排名后，您便无法决定扩大项目的范围。
更改项目时间表
中型和大型项目的默认时长为 12 周。小型项目的默认时长为 8 周。如果导师和贡献者同意延长时间，则必须联系组织管理员，由其做出是否延长项目期限的最终决定。
只有组织管理员可以修改贡献者项目的时间表，具体方法是前往信息中心中的项目标题链接，然后修改页面底部显示的项目时间表。系统会为您显示一个下拉列表，其中包含 8 周、10 周、12 周、14 周、16 周、18 周、20 周或 22 周的项目（此功能将于 2025 年推出）。您的选择将相应地更改中期评估和期末评估的日期。
重要提示：所有延期期限都必须在 GSoC 贡献者最终提交期限开始前输入系统中。Google 管理员不会更改错过期限的任何项目日期。系统不支持延迟更改。
组织付款
作为组织管理员，您有责任确定贵组织是否愿意接受每位 GSoC 学员的组织津贴。贵组织可能还有其他人担任会计、会计师或总财务人员。您有责任确保他们在规定的截止日期之前完成相应流程，以便收到款项。
在您的所有贡献者项目都完成后，我们会支付组织津贴。
对于有导师参加 2025 年 Google 全球服务学习导师峰会的组织，我们会在导师峰会结束后不久支付所有适用的差旅补贴。
冲突
组织管理员负责解决贵组织参与者之间的任何重大冲突。这可能包括 GSoC 贡献者之间、导师之间或 GSoC 贡献者与导师之间的冲突。有时，为同一 GSoC 贡献者提供指导的导师之间会对 GSoC 贡献者应该做什么或是否应该通过项目提出不同的意见。您需要对此进行裁定。 因此，您必须明确说明导师和贡献者可以通过哪些方式与组织管理员联系。
您有时可能会在社区中遇到行为准则问题（来自 GSoC 贡献者或导师）。这是您的社区，因此您了解这里的规范和行为准则，也知道哪些行为属于骚扰或其他不可接受的行为。Google 希望所有参与者在该计划期间表现得专业且礼貌。
启动
向已获批准的导师发送初始电子邮件
在 GSoC 贡献者名单公布之前，请与导师沟通：
- 您可能有很多刚刚开始参与 GSoC 的导师，因此请提醒他们阅读《导师指南》、“角色和职责”以及今年的 GSoC 导师和组织管理员电子邮件归档。
- 请确保您的导师了解，他们必须在规定的截止日期之前完成 2 项 GSoC 贡献者评估。请务必强调这些评估对 Google 学生编程竞赛贡献者和贵组织的重要性（如果错过评估，贵组织将无法获得补贴，并且相应导师将无法参加导师峰会）。
- 如果组织错过了 2 次或更多评估，将不会受邀参加今年的导师峰会，并且在未来的 Google 暑期实习项目中也会受到影响。
- 让导师了解贵组织对他们与所分配的 GSoC 贡献者沟通的期望（我们强烈建议每周至少沟通 2 次，如果其中一次可以是虚拟会议，那就更理想了）。
- 请告知导师，如果他们与其他导师或其 Google 暑期开放课程贡献者之间出现问题（对方失踪、行为粗鲁、骚扰他人等），可以与您联系。建议他们尽早与您联系，解决问题，不要等到评估前几天才联系。
- 请务必向导师提供贵组织可能创建的组织管理员或组织管理员群组电子邮件地址的联系信息，以便他们与组织管理员联系，提出疑虑。
- 如果导师因任何原因（疾病、突发工作问题、家庭问题等）而必须突然离开 GSoC 超过 2 天，请让他们与您联系，以便您确保有其他导师（或您本人）与 GSoC 贡献者联系。
在 GSoC 贡献者名单公布后，您应向 GSoC 贡献者和导师发送电子邮件，欢迎他们加入您的社区，并告知他们以下事项：
- 您的行为准则。如果您没有正式的行为准则，也没关系，但仍然需要就所有社区成员应遵守的行为规范设定一些预期。
- 在活动期间，他们应如何、何时以及为何与组织管理员联系（他们的导师失踪了、导师行为不当、导师突然更改了整个项目、其他 Google 全球服务组织贡献者行为不当等）
- 有关项目标准、最佳实践、许可等的任何要求 - 导师也应直接与学生讨论这些要求，但如果您提及这些要求，有助于强调其重要性。
- 在 5 月与所有被接受的 GSoC 贡献者和导师举行虚拟初始会议，欢迎所有人并帮助他们更融入社区。GSoC 贡献者非常重视这一点，每年都会在反馈中提出这一要求，因此更多组织都应该尝试这样做。
- 我们收到许多 GSoC 贡献者的反馈，他们希望详细了解其所属开源组织的目标，以便更好地了解其项目在其中的位置。
- GSoC 贡献者还希望了解社区中的其他 GSoC 贡献者，以便相互支持。在 Google 全球服务学习结束后，建立个人联系是让学员保持参与度的绝佳方式。
- 如果您有之前的 GSoC 贡献者/学生现在是导师或仍参与您的社区，让他们简要介绍自己的经验对新 GSoC 贡献者也有帮助。
定期沟通
许多组织管理员会向其导师发送有关评估截止日期的提醒，有些组织管理员要求导师在 Google 截止日期前至少 24-48 小时完成评估，这样，如果导师错过了截止日期，组织管理员就可以代导师完成评估（或让另一位指定的导师完成）。
总结
我们希望这些提示能帮助您了解自己作为 2025 年 Google 全球服务组织 (GSoC) 组织管理员的角色和职责。
如果您还有其他疑问，欢迎随时发送电子邮件至 gsoc-support@google.com 与我们联系。如果您认为社区可以帮助您解答某个问题，或者其他人可能也对某个问题感兴趣，可以发送电子邮件至 GSoC 导师群组列表。
感谢您成为 GSoC 组织管理员！