Conseils pour les administrateurs de l'organisation GSoC

Merci d'être administrateur de votre organisation/projet Open Source pour le Google Summer of Code. Vos efforts en coulisses sont essentiels pour tenir informés tous les membres de votre organisation et les mettre sur la même longueur d'onde tout au long du programme. Nous apportons des modifications chaque année. Il est donc important de lire ce document, que vous participiez au GSoC pour la première fois ou la dixième.

La plupart de ces informations sont mentionnées dans le document "Rôles et responsabilités", mais nous souhaitions entrer plus en détail sur les points importants.

Si vous n'avez pas encore lu le guide du mentor du GSoC, veuillez le faire dès maintenant. Il se lit rapidement et aborde les aspects et les phases importants du programme. Assurez-vous que tous vos mentors ont lu le guide du mentor et les documents sur les rôles et les responsabilités avant de les accepter dans le programme afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.

En tant qu'administrateur de votre organisation, vous êtes le principal intermédiaire entre votre organisation et Google. Les organisations peuvent avoir entre deux et cinq administrateurs, qui doivent communiquer régulièrement et se mettre d'accord sur leurs rôles (communication, paiements, suivi des mentors et des contributeurs GSoC, vérification que les évaluations sont effectuées, résolution des problèmes interpersonnels, réponse à l'enquête de clôture que Google enverra à la fin du programme, etc.). Du point de vue de Google, tous les administrateurs de l'organisation sont équivalents. Il n'y a pas d'administrateur principal de l'organisation.

Vous devez disposer d'au moins deux administrateurs de l'entreprise. Si l'un d'eux quitte le programme, vous devez disposer d'une autre personne pour accéder au profil de l'entreprise.

Tous les mentors et contributeurs doivent savoir qui sont les administrateurs de l'organisation et comment les contacter en cas de problème. Dans votre premier message à tous vos nouveaux contributeurs et mentors, indiquez-leur comment contacter les administrateurs de l'organisation s'ils doivent modifier le calendrier d'un projet, s'ils rencontrent des problèmes avec leur mentor ou un autre contributeur, ou s'ils ont besoin d'aide.

Définir la réussite

Quels sont les objectifs de votre organisation pour le GSoC ? À la fin de cette année, que prendra-t-elle en compte pour déterminer si le programme GSoC a été un succès pour votre organisation ?

C'est une question que nous espérons que vous vous poserez chaque année où vous participerez au programme, car les réponses sont susceptibles de varier d'une année à l'autre. Chaque organisation a des besoins différents. Exemple :

• de nouveaux contributeurs à long terme ;
• plus de code écrit ;
• fonctionnalités spécifiques intégrées
• la possibilité de guider des étudiants enthousiastes ;
• une meilleure notoriété de votre projet, etc.

et bien d'autres encore.

Veuillez prendre le temps de réfléchir à ce que votre organisation attend vraiment du GSoC. Si vous n'avez pas atteint ces objectifs, demandez-vous ce que vous auriez pu faire différemment.

Délais

Le GSoC se déroule selon un calendrier. Les délais sont nombreux et stricts. Bien que la planification des projets soit plus flexible cette année, toutes les échéances jusqu'au début du codage début juin sont les mêmes pour tous.

Les administrateurs de l'organisation sont chargés de lire tous les e-mails et de suivre les échéances à venir pour s'assurer qu'elles ne sont pas manquées. Nous encourageons les administrateurs d'organisation à ajouter les dates des évaluations intermédiaires et finales à leur propre agenda, en plus de consulter leur tableau de bord GSoC, afin de s'assurer qu'ils ont bien noté toutes les évaluations intermédiaires et finales de chacun de leurs contributeurs GSoC.

En 2024, un nombre record de mentors ont manqué leurs échéances d'évaluation, ce qui reflète mal l'organisation. Les organisations qui ont manqué plusieurs évaluations ne participent pas au GSoC 2025 ou recevront moins de contributeurs cette année. Le non-respect des échéances crée du travail supplémentaire pour les administrateurs Google et provoque un stress inutile pour le contributeur. Veuillez ne pas manquer les échéances d'évaluation.

Si votre organisation autorise les contributeurs GSoC à travailler sur des projets de plus de 12 semaines (pour les projets de taille moyenne et grande) ou de plus de 8 semaines pour les projets de petite envergure, veillez à respecter les différentes échéances d'évaluation pour vos mentors et vos contributeurs GSoC. Les mentors et les contributeurs GSoC recevront leurs propres rappels par e-mail concernant leurs échéances, mais en tant qu'administrateur de l'organisation, vous voudrez vous assurer d'avoir une vue d'ensemble de tous les projets de vos contributeurs.

Il est de la responsabilité de l'administrateur de l'organisation de s'assurer que vos mentors effectuent leurs évaluations dans les meilleurs délais et respectent les délais. De nombreuses organisations exigent que leurs mentors envoient leurs évaluations 24 à 36 heures avant la date limite réelle afin qu'un administrateur de l'organisation ait le temps de contacter le mentor pour lui rappeler la date limite s'il s'en approche.

Lorsqu'un mentor ne respecte pas la date limite d'évaluation, l'organisation ne reçoit pas l'allocation et le mentor ne peut pas participer au Mentor Summit. Si une organisation a manqué deux évaluations de mentor ou plus, elle ne sera pas invitée au sommet des mentors du GSoC de cette année et risque de ne pas être acceptée dans le programme GSoC à l'avenir.

Métriques

Quelles métriques votre organisation suit-elle ?

Votre organisation doit conserver certaines métriques sur votre participation au GSoC. Les administrateurs de l'organisation peuvent changer d'une année à l'autre. Si l'ancien administrateur ne partage pas les métriques avec d'autres membres de l'organisation, elles risquent d'être perdues à jamais. Veillez donc à partager vos métriques avec plusieurs personnes de votre organisation.

Vous devez suivre au moins les métriques suivantes :

• Nombre de contributeurs GSoC ayant commencé le programme avec votre organisation
• Nombre de contributeurs GSoC ayant réussi le programme
• Nombre de mentors qui encadrent activement des contributeurs au GSoC

Vous devrez également mettre en place votre propre système pour déterminer la durée de l'engagement de vos contributeurs au GSoC après la fin de leur participation. La plupart des contributeurs du GSoC quittent-ils votre communauté dans le mois suivant la fin de leur participation au GSoC, restent-ils six mois, reviennent-ils au bout d'un an ou deux ? Vous pouvez échanger avec les personnes qui restent et obtenir un peu plus d'informations sur ce que votre organisation a fait (ou n'a pas fait) pour les inciter à continuer à faire partie de votre communauté.

Nous vous demanderons également les métriques ci-dessus dans une courte enquête obligatoire que nous enverrons à tous les administrateurs d'organisation à la fin du GSoC, puis six mois et un an après.

Ces statistiques devraient aider votre organisation à déterminer si le GSoC aide votre communauté à se développer et à devenir plus durable. Nous vous encourageons également à suivre d'autres métriques qui pourraient vous intéresser.

Ces métriques peuvent vous aider à déterminer où vous souhaitez apporter des ajustements. Si aucun contributeur GSoC ne reste, pourquoi ne pas le faire ? Pouvez-vous l'aider à trouver un autre projet dans votre organisation ? Le contributeur GSoC peut-il facilement trouver un moyen de contribuer et de ressentir le même sentiment d'accomplissement ? Votre projet est-il si complexe ou bureaucratique qu'il rebute les utilisateurs ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les contributeurs du GSoC ne restent pas. Parfois, ils ne voulaient que l'argent ou ils étaient trop occupés par d'autres choses. Mais il est important que vous sachiez pourquoi pour pouvoir essayer de le contrecarrer.

Examiner les propositions de contributeurs au GSoC

Le classement des propositions de contributeurs au GSoC a lieu en dehors de l'application Web GSoC. Selon la taille de votre organisation, vous pouvez peut-être gérer l'examen à l'aide d'une simple feuille de calcul partagée. Certaines organisations ont implémenté des workflows plus complexes.

De nombreuses organisations commencent par une première étape de filtrage:

• Spam (s'il est clair que quelqu'un a simplement ajouté des éléments aléatoires à une proposition, ou qu'il a simplement envoyé une proposition générique, etc.)
• Ne répondait pas aux exigences (si votre organisation a demandé au contributeur potentiel du GSoC d'effectuer une demande de publication ou une autre tâche, et qu'il ne l'a pas fait).
• Avec l'essor des contenus générés par IA, vous risquez de recevoir davantage de propositions de mauvaise qualité générées par IA. Nous vous conseillons de les ignorer.

Une fois que vous avez éliminé les "non" évidents, vous pouvez vous concentrer sur le reste des propositions en appliquant une grille d'évaluation ou une échelle de notation pour séparer les bonnes propositions des mauvaises.

N'oubliez pas que votre organisation ne doit JAMAIS sélectionner un contributeur GSoC uniquement en fonction de ce qu'il a écrit dans sa proposition. De nombreuses personnes peuvent rédiger d'excellentes propositions, mais cela ne signifie pas qu'elles disposent des compétences techniques ou de communication nécessaires pour mener à bien le projet.

TOUJOURS discuter avec chaque contributeur GSoC que vous envisagez de sélectionner avant que les administrateurs de l'organisation ne commencent à classer les propositions

Pour chaque excellente proposition de contributeur GSoC, vous avez besoin d'au moins un mentor engagé (deux est mieux !). Rien n'est pire que d'accepter un excellent projet de contributeur GSoC, puis de ne pas avoir le bon mentor pour le mener à bien. Cela devient une mauvaise expérience pour tout le monde.

Demander des créneaux de contributeurs GSoC et attribuer des mentors à des projets

L'un de vos rôles les plus importants est d'organiser votre organisation afin de savoir quel mentor s'est engagé à encadrer un projet particulier. Cela vous aidera à décider du nombre d'emplacements de projet à demander à Google. Votre organisation devra classer les propositions en fonction de leur importance pour votre organisation.

Exemple: Votre organisation a reçu six excellentes propositions, et des mentors se sont engagés à en encadrer chacune. Vous devrez déterminer la priorité des projets. Si votre organisation demande six créneaux de projet et que Google n'en attribue que quatre, les participants 1 à 4 deviendront automatiquement vos contributeurs GSoC acceptés. Vous ne pouvez pas décider plus tard que vous préférez la personne qui était classée 6e.

Modifier la taille du projet

Les tailles de projet sélectionnées par les contributeurs dans leur proposition sont prises en compte lorsque Google décide du nombre de projets à allouer à une organisation. Si vous remarquez que la taille du projet est différente de ce que vous aviez prévu, veillez à en informer le contributeur lors de la phase de proposition afin qu'il puisse le corriger.

Une fois les projets acceptés annoncés, vous ne pouvez plus les augmenter, mais seulement les réduire. Par exemple, de grande à moyenne, ou de moyenne à petite. Pour modifier la taille d'un projet, les administrateurs de l'organisation doivent contacter les administrateurs Google pour qu'ils effectuent la modification à leur place. Vous ne pouvez pas décider d'élargir le champ d'application d'un projet après l'avoir classé.

Modifier le calendrier du projet

La durée par défaut des projets de taille moyenne et grande est de 12 semaines. La durée par défaut des petits projets est de huit semaines. Si le mentor et le contributeur décident de prolonger le délai, ils doivent contacter l'administrateur de l'organisation, qui prendra la décision finale.

Seul un administrateur de l'organisation peut modifier le calendrier d'un projet de contributeur. Pour ce faire, il doit cliquer sur le lien du titre du projet dans son tableau de bord, puis modifier le calendrier du projet en bas de la page. Une liste déroulante basée sur des projets de 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 ou 22 semaines a déjà été configurée pour vous (nouveauté de 2025). Votre sélection modifiera les dates d'évaluation intermédiaires et finales en conséquence.

IMPORTANT: Toutes les extensions DOIVENT être saisies dans le système avant le début de la période de soumission finale des contributeurs du GSoC. Les administrateurs Google ne modifieront pas les dates de projet si la période n'a pas été respectée. Le système n'accepte pas les modifications tardives.

Paiements de l'organisation

En tant qu'administrateur de l'organisation, il vous incombe de déterminer si votre organisation souhaite accepter ou non l'allocation de l'organisation par contributeur GSoC encadré. Votre organisation peut avoir une autre personne qui joue le rôle de trésorier, de comptable ou de responsable des finances. Il est de votre responsabilité de vous assurer qu'ils terminent les processus dans les délais requis pour recevoir les fonds.

Les subventions de l'organisation seront versées une fois tous vos projets de contributeur terminés.

Pour les organisations dont un mentor participe au Mentor Summit 2025 du GSoC, un paiement sera effectué peu après le Mentor Summit pour toute indemnité de voyage applicable.

Élément perturbateur

Les administrateurs d'organisation sont chargés de résoudre les conflits majeurs entre les participants de votre organisation. Cela peut inclure des conflits entre les contributeurs du GSoC, entre les mentors ou entre les contributeurs du GSoC et les mentors. Il arrive que les mentors qui encadrent le même contributeur GSoC ne soient pas d'accord sur ce sur quoi il doit travailler, ou sur s'il doit être accepté ou refusé. Vous devez trancher ce point. C'est pourquoi vous devez indiquer très clairement comment les mentors et les contributeurs peuvent contacter vos administrateurs d'organisation.

Il peut arriver que vous rencontriez des problèmes liés au code de conduite dans votre communauté (de la part de contributeurs ou de mentors du GSoC). C'est votre communauté. Vous connaissez donc les normes et ce qui est attendu, ainsi que les comportements qui s'apparentent à du harcèlement ou à d'autres comportements inacceptables. Google s'attend à ce que tous les participants fassent preuve de professionnalisme et de courtoisie pendant le programme.

Lancement

Envoyer un e-mail de présentation à vos mentors acceptés

Avant que les participants au GSoC ne soient annoncés, communiquez avec les mentors:

• Vous aurez probablement de nombreux mentors qui ne connaissent pas encore le GSoC. Veuillez donc leur rappeler de lire le guide du mentor, les rôles et responsabilités, ainsi que l'archive des e-mails du mentor et de l'administrateur de l'organisation GSoC pour cette année.
• Assurez-vous que vos mentors comprennent qu'ils doivent effectuer les deux évaluations des contributeurs GSoC d'ici aux échéances requises. Veillez à insister sur l'importance de ces évaluations pour les contributeurs du GSoC et votre organisation (vous perdrez l'allocation de votre organisation si une évaluation est manquée et ce mentor ne pourra pas participer au Mentor Summit).
• Les organisations qui ne passent pas au moins deux évaluations ne seront pas invitées au Mentor Summit de cette année, et cela aura des conséquences sur les futurs programmes GSoC.
• Indiquez aux mentors les attentes de votre organisation concernant la communication avec le contributeur GSoC qui leur a été attribué (nous vous recommandons vivement de communiquer au moins deux fois par semaine, et si l'une de ces communications peut être une réunion virtuelle, c'est l'idéal).
• Indiquez aux mentors qu'ils peuvent vous contacter s'ils rencontrent des problèmes avec un autre mentor ou leur contributeur GSoC (il a disparu, est impoli, harcèle d'autres personnes, etc.). Encouragez-les à nous contacter rapidement en cas de problème et à ne pas attendre les derniers jours avant une évaluation.
• Veillez à fournir aux mentors les coordonnées de l'administrateur de l'organisation ou de l'adresse e-mail du groupe d'administrateurs de l'organisation que votre organisation a peut-être créée pour les contacter en cas de problème.
• Demandez aux mentors de vous contacter s'ils doivent s'éloigner soudainement du GSoC pendant deux jours ou plus, quelle que soit la raison (maladie, problème professionnel soudain, problème familial, etc.). Vous pourrez ainsi vous assurer qu'un autre mentor (ou vous-même) contacte le contributeur du GSoC.

Une fois les contributeurs du GSoC annoncés, vous devez envoyer un e-mail à vos contributeurs et mentors du GSoC pour les accueillir dans votre communauté et les informer des points suivants:

• Votre code de conduite. Si vous ne disposez pas d'un code formel, ce n'est pas grave, mais il est tout de même important de définir des attentes concernant ce que vous attendez de tous les membres de la communauté.
• Comment, quand et pourquoi contacter un administrateur de l'organisation pendant le programme (le mentor a disparu, le mentor se comporte de manière inappropriée, le mentor a soudainement modifié l'intégralité de son projet, un autre contributeur du GSoC se comporte de manière inappropriée, etc.)
• Toutes les exigences concernant les normes de projet, les bonnes pratiques, les licences, etc. : les mentors doivent en discuter directement avec l'étudiant, mais si vous le mentionnez, cela renforcera son importance.
• Organisez une réunion d'introduction virtuelle avec tous les contributeurs et mentors du GSoC acceptés en mai pour accueillir tout le monde et les aider à se sentir plus intégrés à la communauté. C'est quelque chose que les contributeurs du GSoC apprécient et demandent chaque année dans leurs commentaires. D'autres organisations devraient essayer.
• De nombreux contributeurs au GSoC nous ont fait part de leur souhait d'en savoir plus sur les objectifs de leur organisation Open Source afin de mieux comprendre la place de leur projet.
• Les contributeurs du GSoC souhaitaient également savoir qui étaient les autres contributeurs du GSoC dans leur communauté afin de pouvoir s'entraider. Les liens personnels sont un excellent moyen de maintenir l'engagement des participants après le GSoC.
• Si vous avez d'anciens contributeurs/étudiants du GSoC qui sont maintenant mentors ou qui sont restés impliqués dans votre communauté, leur demander de parler brièvement de leur expérience peut également être utile à vos nouveaux contributeurs du GSoC.

Communiquer régulièrement

De nombreux administrateurs d'organisation envoient des rappels à leurs mentors concernant les échéances d'évaluation. Certains exigent que leurs mentors terminent l'évaluation au moins 24 à 48 heures avant l'échéance Google. Ainsi, si le mentor ne respecte pas l'échéance, l'administrateur d'organisation peut la terminer à sa place (ou demander à un autre mentor de le faire).

En conclusion

Nous espérons que ces conseils vous aideront à comprendre votre rôle et vos responsabilités en tant qu'administrateur d'organisation pour le GSoC 2025.

N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse [e-mail] si vous avez d'autres questions. Vous pouvez également envoyer un e-mail à la liste de groupes de mentors GSoC si vous pensez que la communauté peut vous aider ou que d'autres personnes seraient intéressées par la réponse.

Merci d'être un administrateur de l'entreprise pour le GSoC.