יש שתי דרכים שונות לשתף עם אחרים את הנתונים של היומן ונתוני האירוע.
קודם כל, אתם יכולים לשתף יומן שלם עם רמת גישה ספציפית. לדוגמה, אתם יכולים ליצור יומן צוות ואז לבצע פעולות כמו:
- לתת לכל חברי הצוות את הזכות להוסיף ולשנות אירועים ביומן
- איך נותנים לבוס הרשאה לראות את האירועים ביומן
- לתת ללקוחות את הזכות לראות רק מתי אתם פנויים או עסוקים, אבל לא את פרטי האירועים
אפשר גם לשנות את הגישה לאירועים ספציפיים ביומן המשותף.
אפשר גם להזמין אנשים לאירועים ספציפיים ביומן. כשמזמינים מישהו לאירוע, עותק של האירוע מתווסף ליומן שלו. העותק ביומן של המשתתף גלוי לאחרים בהתאם להגדרות השיתוף של המשתתף. המוזמנים יכולים לאשר או לדחות את ההזמנה, ובמידה מסוימת גם לשנות את העותק של האירוע – למשל, להוסיף תזכורת ביומן ולהקצות תווית. מידע נוסף על הזמנת משתמשים לאירוע
שיתוף יומנים
הבעלים של היומן יכולים לשתף אותו עם משתמשים אחרים. הגדרות השיתוף של יומן מסוים מיוצגות על ידי אוסף ה-ACL (רשימת בקרת גישה) של היומן. כל משאב באוסף ACL מעניק מקבל הרשאה מסוים תפקיד גישה מסוים, שהוא אחד מהתפקידים שמפורטים בטבלה הבאה:
| תפקיד | הרשאת הגישה שניתנה על ידי התפקיד |
|---|---|
none |
לא מאפשרת גישה. |
freeBusyReader |
ההרשאה מאפשרת למי שקיבל אותה לראות אם היומן פנוי או עסוק בזמן מסוים, אבל לא מאפשרת גישה לפרטי האירועים. אפשר לאחזר מידע על מצב פנוי/תפוס באמצעות הפעולה freeBusy.query. |
reader |
מאפשרת למקבל ההרשאה לקרוא אירועים ביומן. |
writerWithoutPrivateAccess |
מאפשרת למקבל ההרשאה לקרוא ולכתוב אירועים ביומן שאינם פרטיים, ולראות אירועים פרטיים כבלוקים של זמן שמוגדר כ'תפוס'. התפקיד הזה מאפשר גם לראות תוויות. |
writer |
מאפשרת למקבל ההרשאה לקרוא ולכתוב אירועים ביומן. התפקיד הזה מאפשר גם לראות רשימות ACL ותוויות. |
owner |
מספק גישת ניהול ליומן. לתפקיד הזה יש את כל ההרשאות של תפקיד בעל הרשאת כתיבה, עם יכולת נוספת לשנות את רמות הגישה של משתמשים אחרים ולשנות את התוויות. . |
הגורמים האפשריים למתן הרשאה הם:
- משתמש פרטי אחר
- קבוצת משתמשים
- דומיין
- ציבורית (מאפשרת גישה לכולם).
כברירת מחדל, לכל משתמש יש גישת בעלים ליומן הראשי שלו, ואי אפשר לבטל את הגישה הזו. אפשר להוסיף עד 6,000 רשימות ACL לכל יומן.
למשתמשי Google Workspace יש גם הגדרות דומיין שיכולות להגביל את הגישה המקסימלית המותרת. לדוגמה, נניח שהדומיין שלכם כולל הגדרה שמאפשרת רק שיתוף של יומנים עם מידע על זמן פנוי/לא פנוי. במקרה כזה, גם אם תעניקו גישת כתיבה לציבור, משתמשים מחוץ לדומיין יוכלו לראות רק את פרטי הזמינות.
הרשאות הגישה של האירוע
אחרי שמשתפים את היומן, אפשר לשנות את מאפיין החשיפה של האירוע כדי לשנות את הרשאות הגישה לאירועים ספציפיים ביומן. למאפיין הזה אין משמעות ביומנים שלא שיתפתם. בטבלה הבאה מפורטים הערכים האפשריים של מאפיין ההרשאות לצפייה:
| חשיפה | משמעות |
|---|---|
default |
הרשאות הגישה לאירוע נקבעות לפי רשימות בקרת הגישה של היומן. למשתתפים שונים באותו אירוע יכולות להיות רשימות ACL שונות והגדרות שיתוף שונות. אם משתמש עם יומן private שולח הזמנה לאירוע עם הרשאת גישה default למשתמש אחר עם יומן שגלוי לכולם, האירוע גלוי באופן מלא ביומן של המוזמן. |
public |
פרטי האירוע הזה גלויים לכל מי שיש לו גישה ברמה freeBusyReader לפחות ליומן. |
private |
פרטי האירוע הזה גלויים רק למשתמשים עם גישת writer לפחות ליומן. |
הרשאות גישה ואירועים חוזרים
שינוי הרשאות הגישה של מופע אחד יכול להשפיע על כל המופעים בסדרה:
- שינויים מגבילים יותר מועברים: אם משנים את הרשאות הגישה של מופע אחד של אירוע שחוזר על עצמו להגדרה מגבילה יותר (לדוגמה, מ
publicלprivate), השינוי מועבר לכל המופעים של האירוע שחוזר על עצמו. - המערכת מתעלמת משינויים פחות מגבילים: אם מנסים לשנות את הגישה למופע אחד של אירוע חוזר להגדרה פחות מגבילה (למשל, מ
privateלpublic), המערכת מתעלמת מהשינוי והגישה נשארת ללא שינוי. כדי להגדיר אירוע חוזר עם פחות הגבלות, צריך לעדכן את האירוע החוזר הראשי.