כל משתמש ביומן Google משויך ליומן ראשי ולמספר יומנים אחרים שגם הם יכולים לגשת אליהם. המשתמשים יכולים ליצור אירועים ולהזמין משתמשים אחרים, כפי שמוצג בתרשים הבא:
בדוגמה זו מוצגים שני משתמשים, סוזן א' ו-ווייצ'י. לכל אחד מהם יש יומן ראשי ועוד כמה יומנים משויכים. בדוגמה מוצגים גם שני אירועים: מצגת סוף שנה ומצגת לצוות מחוץ לארגון.
הנה כמה עובדות המוצגות בתרשים:
רשימת היומנים של סוזן כוללת את היומן הראשי שלה ויומנים של שיעורי הצוות שלה ושיעורי הצ'לו.
רשימת היומנים של גל כוללת את היומן הראשי שלו וגם את היומן של הצוות, יומן למעקב אחר סטטוסים ואת היומן הראשי של סוזן.
באירוע של סוף השנה מוצג סוזאן כמארגנת, ווייקי כמשתתף.
אירוע הקבוצה מחוץ לארגון בהוואי מארגן את יומן הקבוצה (כלומר, נוצר ביומן הזה) והועתק כמשתתפים.
בחלקים האחרים במדריך מוסבר בהרחבה על המושגים הבאים: יומנים, אירועים, משתתפים ועוד: