Inviter des utilisateurs à un événement

Créer un événement

Si vous disposez d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur, vous pouvez ajouter un événement à l'aide de la méthode Events: insert.

Cette méthode ajoute l'événement directement à l'agenda de l'organisateur, indépendamment de son paramètre d'ajout d'invitations.

Ajouter des participants

Cette méthode vous permet également d'ajouter des participants au même événement en ajoutant leur adresse e-mail à la propriété attendees de l'événement. Toute modification ultérieure apportée par l'organisateur à l'événement sera propagée aux participants.

Les participants reçoivent l'invitation envoyée depuis l'adresse e-mail de l'organisateur. Les utilisateurs de Google Agenda reçoivent l'invitation dans leur messagerie et/ou dans leur agenda, en fonction des paramètres d'événement définis dans leurs paramètres Google Agenda:

• Si le paramètre From everyone est défini, l'événement est ajouté directement à leur agenda.
• Si le paramètre Only if the sender is known est défini, l'événement est ajouté directement à leur agenda s'ils ont déjà interagi avec l'organisateur, s'il fait partie de la même organisation ou s'il fait partie de ses contacts Google. Si l'organisateur ne le connaît pas, il peut cliquer sur Je connais cet expéditeur ou répondre en cliquant sur Oui ou Peut-être dans l'e-mail d'invitation. Ensuite, l'événement est ajouté à leur agenda.
• Si le paramètre When I respond in email est défini pour les utilisateurs, toutes les invitations ne sont pas ajoutées à leur agenda tant qu'ils n'ont pas répondu à l'invitation en cliquant sur Oui, Peut-être ou Non dans l'e-mail d'invitation.

Pour en savoir plus sur l'ajout d'invitations à Google Agenda, consultez Gérer les invitations dans Agenda.

Ne définissez pas la réponse du participant à l'aide de la propriété attendees[].responseStatus sur une valeur autre que needsAction. Le préremplissage de la réponse du participant n'ajoute pas automatiquement l'événement aux agendas des utilisateurs.

Afficher l'événement directement dans les agendas des participants

Pour afficher un événement directement dans l'agenda des participants dans Google Agenda pour tout paramètre défini par un participant, vous pouvez définir la réponse du participant ou importer une copie de l'événement directement dans son agenda. Pour les deux méthodes, vous devez disposer d'un accès en écriture aux agendas des participants. Si ce n'est pas le cas, envisagez d'ajouter l'organisateur aux contacts du participant, ce qui peut nécessiter un accès en écriture à ses contacts.

Définir la réponse du participant

Pour configurer la réponse d'un participant à un événement, procédez comme suit:

1. Créez l'événement dans l'agenda de l'organisateur Google Agenda et ajoutez des participants (voir ci-dessus).
2. Utilisez la méthode Events: update pour définir la réponse du participant sur accepted ou tentative. Vous devez disposer d'un accès en écriture à l'agenda du participant. Un léger délai peut être nécessaire avant que l'événement n'apparaisse dans l'agenda du participant. En savoir plus sur l'utilisation de la méthode Events: update

Cette méthode ajoute l'événement à l'agenda du participant, mais celui-ci peut toujours voir une bannière dans son e-mail indiquant que l'invitation a été envoyée à partir d'une adresse qui lui était inconnue auparavant.

importer une copie de l'événement directement dans l'agenda du participant ;

Pour importer une copie d'un événement dans l'agenda d'un participant, procédez comme suit:

1. Si vous disposez d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur, importez une copie de l'événement à l'aide de la méthode Events: import.
2. Importez une autre copie du même événement dans l'agenda du participant à l'aide de Events: import. Vous devez disposer d'un accès en écriture à l'agenda du participant. Utilisez le même ID d'événement (iCalUID) pour les copies de l'organisateur et du participant, et veillez à spécifier l'organisateur dans la copie du participant.

Avec cette méthode, le participant peut voir l'événement dans son agenda, mais ne reçoit pas d'e-mail d'invitation de Google Agenda.

Important :Si vous n'utilisez pas le même ID d'événement, les futures modifications apportées par l'organisateur à l'événement ne seront pas automatiquement propagées au participant.

Ajouter l'organisateur aux contacts du participant

Si vous ne disposez pas des identifiants du participant, vous pouvez lui demander ou à son organisation d'ajouter à l'avance l'adresse e-mail de l'organisateur à ses contacts Google pour afficher un événement directement dans son agenda. Un léger délai peut être nécessaire pour qu'un contact nouvellement créé prenne effet.

• Demandez à l'utilisateur de Google Agenda d'ajouter l'organisateur à ses contacts Google.
• Si les participants appartiennent à une organisation, vous pouvez demander à l'administrateur de l'organisation d'ajouter par programmation des adresses e-mail aux contacts de leurs utilisateurs. Demandez à l'administrateur d'activer la délégation au niveau du domaine, d'usurper l'identité des utilisateurs et de créer des contacts pour chaque utilisateur à l'aide de la méthode People: createContact, afin que les futures invitations provenant de ces adresses e-mail s'affichent automatiquement dans les agendas de leurs utilisateurs.
• Si vous avez accès aux contacts du participant, vous pouvez également ajouter l'adresse e-mail de l'organisateur aux contacts du participant à l'aide de la méthode People: createContact.

Inviter un utilisateur à partir d'une adresse e-mail

Si vous ne disposez pas d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur ou si vous ne souhaitez pas que l'adresse e-mail de l'organisateur soit affichée, invitez les utilisateurs disposant d'une adresse e-mail via un fichier .ICS à l'aide du protocole iCalendar (RFC-5545).

Si le participant est un utilisateur de Google Agenda disposant du paramètre Only if the sender is known et qu'il n'a pas déjà interagi avec cette adresse ni enregistré cette adresse sous sa forme connue, l'invitation n'est pas ajoutée à son agenda tant qu'il n'a pas cliqué sur Je connais cet expéditeur ou s'il n'a pas répondu à l'événement.

Conseil : N'utilisez pas d'adresse e-mail générique (par exemple, [e-mail]) pour envoyer des invitations, car tout abus pourrait affecter tous les utilisateurs qui envoient des invitations à partir de cette adresse. Si vous ne pouvez pas utiliser l'adresse e-mail de l'organisateur, nous vous recommandons d'utiliser une adresse e-mail unique et statique pour chaque organisateur.

Fournissez un lien permettant aux utilisateurs d'ajouter l'événement

Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de Google Agenda d'ajouter plus facilement un événement ponctuel sans le mettre à jour, vous pouvez également fournir un lien avec un événement prérempli que les utilisateurs pourront ajouter eux-mêmes. Cette méthode crée un événement distinct dans l'agenda de l'utilisateur, que vous ne pouvez modifier que si vous avez accès à l'agenda de l'utilisateur.

Utilisez le modèle de lien suivant:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

en mettant à jour les informations suivantes:

• Dates et heures de début et de fin: utilisez le format ISO 8601. Dans l'exemple ci-dessus, remplacez 20230325T224500Z et 20230326T001500Z.
• Fuseaux horaires de début et de fin: utilisez le format d'un nom de base de données des fuseaux horaires IANA. Indiquez les fuseaux horaires dans les champs stz et etz.
• Description de l'événement: elle doit être encodée au format URL.
• Lieu de l'événement: il doit être encodé au format URL.
• Titre de l'événement: il doit être encodé au format URL.

Exemple

Prenons l'exemple de la création d'un service de réservation de rendez-vous pour aider les utilisateurs à prendre rendez-vous avec une entreprise. Lorsqu'un utilisateur prend un rendez-vous, vous souhaitez que votre service ajoute un événement aux agendas Google de la personne qui effectue la réservation et de l'entreprise.

Pour une expérience utilisateur optimale, nous vous recommandons d'accorder un accès en écriture à son agenda. Vous pourrez ainsi ajouter l'événement directement dans son agenda (Créer un événement) et inviter la personne qui effectue la réservation à cet événement (Ajouter des participants). Pour vous assurer que la personne qui réserve l'événement voit l'événement dans son agenda et reçoit un rappel, demandez-lui de consulter ses e-mails et de répondre Oui à l'événement immédiatement après avoir effectué la réservation. Une fois qu'ils ont répondu à l'événement, ils reçoivent des notifications d'événement de Google Agenda conformément à leurs paramètres de notification.

Si vous souhaitez ajouter l'événement directement à l'agenda de la personne qui effectue la réservation, demandez à ce dernier d'ajouter à ses contacts l'adresse e-mail à partir de laquelle il recevra l'invitation. Vous pouvez également leur demander un accès en écriture à leur agenda pour qu'ils répondent par programmation en leur nom (Définir la réponse du participant) et leur envoyer une notification par e-mail concernant la confirmation de la réservation.

Si l'entreprise ne souhaite pas communiquer son adresse e-mail, utilisez une adresse e-mail spécifique à l'utilisateur pour envoyer l'événement à la personne qui effectue la réservation par e-mail (Inviter un utilisateur à partir d'une adresse e-mail).

Propagation des événements

Le schéma suivant explique la dynamique. Tout d'abord, Jack crée un événement dans son agenda principal (et possède donc la copie de l'organisateur). Il invite ensuite l'agenda secondaire du groupe de cours de violoncelle et Susan, qui dispose du paramètre d'événement Only if the sender is known. Les copies des participants sont créées sur l'agenda secondaire du groupe de cours de violoncelle et sur l'agenda de Susan si elle connaît Jack. Sinon, lorsqu'elle répond ou indique qu'elle connaît Jack. Lorsque Susan répond, la modification de la réponse est propagée à l'organisateur, en mettant à jour la copie de l'organisateur avec la réponse de Susan. Ces modifications apportées à la copie de l'événement par l'organisateur sont ensuite appliquées aux autres participants.

Propriétés d'événement partagées

L'agenda dans lequel l'événement est créé est l'agenda de l'organisateur. Il est propriétaire des informations partagées concernant l'événement, y compris l'ID, les heures de début et de fin, le résumé et la description. Lorsque ces informations sont mises à jour dans l'agenda de l'organisateur, les modifications sont transmises aux copies des participants.

Propriétés d'événements privés

Toutes les informations des copies d'événements ne sont pas partagées. Certaines propriétés sont privées, telles que les rappels, colorId, la transparence ou la propriété extendedProperties.private. Ces propriétés sont contrôlées par les paramètres du participant et non par l'agenda de l'organisateur.

Les participants peuvent également modifier les propriétés partagées de l'événement. Toutefois, ces modifications ne sont reflétées que dans leur propre copie et peuvent être perdues si l'organisateur effectue une modification.

La seule modification d'événement propagée des participants à l'organisateur est l'état de leur réponse, stocké dans la propriété attendees[].responseStatus.