Administrar conservaciones

Conserva los datos de forma indefinida para cumplir con las obligaciones legales o de preservación. Por lo general, se aplican conservaciones a uno o más usuarios para garantizar que los datos potencialmente relevantes para un asunto no se puedan borrar hasta que ese asunto deje de estar activo.

Si un usuario sujeto a una conservación borra los datos retenidos, esos datos se quitan de la vista del usuario, pero estos se conservan en Vault. Mientras la retención esté vigente, un administrador de Vault podrá buscar y exportar esos datos.

Las conservaciones tienen los siguientes componentes:

  • Un servicio: la aplicación responsable de los datos que se deben conservar. El servicio se puede configurar para correo, Drive o Grupos.
  • Un alcance: las entidades que abarca la conservación. El alcance se puede configurar en una o más cuentas de usuario o en una unidad organizativa (UO).
  • Opciones adicionales (opcional): Son los detalles específicos (opciones de configuración o consultas de búsqueda) que se usan para acotar los datos que se conservarán dentro del alcance definido. Se incluyen las siguientes opciones:
    • mensajes, Grupos: consulta de búsqueda para restringir la conservación
    • Drive: Incluye unidades compartidas en la conservación.

Para trabajar con recursos de Vault, la cuenta debe tener los privilegios necesarios de Vault y acceso a los asuntos. Para acceder a un asunto, la cuenta debe haber creado el asunto, tener la materia compartida o tener el privilegio Ver todos los asuntos.

Crear una conservación para el correo electrónico en cuentas de usuario específicas con una búsqueda

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una conservación llamada "My First mail Accounts Hold" en los siguientes casos:

  • Servicio: correo
  • Entidad: Cuentas de usuario "user1" y "user2"
  • Opciones adicionales: búsqueda "to:ceo@company.com"

Recupera los ID de las cuentas de usuario de AdminSdk. Ten en cuenta que HeldAccount puede aceptar el ID o el correo electrónico de la cuenta. Si se proporcionan ambos, se usa el correo electrónico y se ignora el ID de la cuenta.

Java

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Crear una conservación para Drive en una UO y que incluya el contenido de la unidad compartida

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una conservación llamada "Mi primera conservación de UO en Drive" para lo siguiente:

  • Servicio: Drive
  • Entidad: Unidad organizativa "Finanzas" (ID de UO capturado en orgUnitId)
  • Opciones adicionales: Incluye las unidades compartidas a las que pertenecen los usuarios de esta unidad organizativa

Recupera los ID de UO desde AdminSdk.

Java

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

Python

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Crear una conservación para los grupos en cuentas de grupo específicas con un período

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una conservación llamada "My First Group Hold" en los siguientes casos:

  • Servicio: Grupos
  • Entidad: cuentas de grupo "group1" y "group2"
  • Opciones adicionales: Retén solo los mensajes con fechas enviadas entre “startTime” y “endTime”.

Recupera los ID de las cuentas de grupo de AdminSdk.

Java

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
  • Formato de marca de tiempo. Además, las horas de inicio y finalización se convierten en GMT y se redondean al inicio de la fecha especificada.

Consulta y modifica las conservaciones existentes

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo enumerar todas las cuentas incluidas en una conservación existente:

Java

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

Python

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo agregar una cuenta a una conservación existente y cómo quitarla de una existente:

Java

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

Python

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo modificar la UO en una conservación de UO existente:

Java

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;

Python

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo enumerar todas las conservaciones de un asunto:

Java

 
String matterId = "Matter Id";



// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();



// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();



String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}

Python

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()