管理訴訟保留

訴訟保留會無限期保存資料，以符合法律或保存義務。系統通常會讓一或多位使用者處於訴訟保留狀態，以確保與該案件相關的資料在已失效之前遭到刪除。

如果受到訴訟保留的使用者刪除訴訟保留資料，系統會將這類資料從使用者的檢視畫面中移除，但會保留在保管箱中。只要訴訟保留成立，保管箱管理員就可以搜尋及匯出這些資料。

訴訟保留含有下列元件：

  • 服務：負責保存資料的應用程式。您可以將這項服務設為郵件、雲端硬碟或網路論壇服務。
  • 範圍：訴訟保留所涵蓋的實體。範圍可設為一或多個使用者帳戶，或是機構單位 (OU)。
  • 其他選項 (選用)：用來指定哪些資料 (搜尋查詢或設定選項) 可縮小要在指定範圍內存放的資料。選項包括：
    • 郵件、網路論壇： 縮小搜尋範圍
    • 雲端硬碟：將共用雲端硬碟設為訴訟保留狀態

如要使用保管箱資源，該帳戶必須具備必要的保管箱權限，並可存取案件。若要存取案件，帳戶必須建立案件、共用案件或具備「查看所有案件」權限。

透過搜尋查詢將特定使用者帳戶的郵件設為訴訟保留狀態

以下範例說明如何建立名為「我的第一封郵件帳戶保留」的訴訟保留：

  • 服務：mail
  • 實體：使用者帳戶「user1」和「user2」
  • 其他選項：搜尋查詢「to:ceo@company.com」

從 AdminSdk 擷取使用者帳戶 ID。請注意，HeldAccount 可以接受帳戶 ID 或電子郵件。如果同時提供兩者，系統會使用電子郵件並忽略帳戶 ID。

Java

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

針對特定機構單位建立雲端硬碟訴訟保留項目，並包含共用雲端硬碟內容

以下範例說明如何建立名為「我的第一個雲端硬碟機構單位訴訟保留」的訴訟保留：

  • 服務：雲端硬碟
  • 實體：機構單位「Finance」(機構單位 ID 擷取於 orgUnitId)
  • 其他選項：包括這個機構單位中的使用者所屬的共用雲端硬碟

從 AdminSdk 擷取機構單位 ID。

Java

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

Python

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

為特定日期範圍內的特定群組帳戶為群組建立訴訟保留

以下範例說明如何為名稱為「My First Group Hold」的群組建立訴訟保留：

  • 服務：群組
  • 實體：群組帳戶「group1」和「group2」
  • 其他選項：僅保留傳送日期介於「startTime」和「endTime」之間的郵件

從 AdminSdk 擷取群組帳戶 ID。

Java

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
  • 時間戳記格式。此外，start/endTimes 會轉換為 GMT，並四捨五入至指定日期。

查詢及修改現有的訴訟保留

以下範例說明如何列出現有訴訟保留中包含的所有帳戶：

Java

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

Python

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']

以下範例說明如何在現有的訴訟保留中新增及移除帳戶：

Java

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

Python

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

以下範例說明如何修改現有機構單位的機構單位：

Java

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;

Python

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()

以下範例說明如何列出案件的所有訴訟保留：

Java

 
String matterId = "Matter Id";



// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();



// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();



String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}

Python

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()