感謝您成為 Google 程式設計夏令營開放原始碼機構/專案的機構管理員。您在幕後的努力，對於讓機構內的所有成員都能在整個計畫中保持資訊同步，至關重要。我們每年都會進行變更，因此無論您是第一次還是第十次參加 GSoC，都請務必詳閱這份文件。
這類資訊大部分都記載在「角色和責任」文件中，但我們想進一步說明其中的重要要點。
如果您尚未閱讀 GSoC 導師指南，請立即閱讀。這份文件內容精簡，深入探討計畫的重要面向和階段。請務必確認所有導師都已閱讀導師指南和「角色和責任」文件，再將他們納入計畫，以便他們瞭解預期內容。
機構組織管理員是機構與 Google 之間的主要聯絡窗口。機構可能有 2 到 5 位管理員，他們應定期溝通並達成共識，決定各自的角色 (溝通、付款、檢查導師和 GSoC 貢獻者的進度、確認評估作業是否完成、解決人際問題、回覆 Google 在計畫結束時發送的總結問卷等)。從 Google 的角度來看，所有機構組織管理員都是等同的，沒有主要機構組織管理員。
您必須至少有 2 位機構組織管理員，如果其中一位離開計畫，您必須有其他人可存取機構組織的設定檔。
所有導師和貢獻者都應瞭解機構管理員是誰，以及遇到問題時如何與他們聯絡。您與所有新協作者和導師的首次溝通時，應告知他們如何聯絡機構管理員，以便他們在需要變更專案時間表、遇到導師或其他協作者的問題，或有其他支援需求時，可以尋求協助。
定義成功
貴機構參與 GSoC 的目標為何？在本年度 GSoC 結束後，貴機構會如何評估 GSoC 計畫是否成功？
我們希望您每年參與計畫時都會考慮這個問題，因為答案可能會因年份而異。不同機構的需求各不相同。例如：
- 更多新長期貢獻者
- 編寫更多程式碼
- 內建的特定功能
- 指導熱情的學生
- 提升專案的知名度等
等等。
請花點時間思考貴機構真正希望從 GSoC 中獲得什麼，如果是曾參加過 GSoC 的機構，請思考如果未達成這些目標，您可以採取哪些不同的做法。
截止日期
GSoC 會依排程進行。我們有許多截止日期，而且都必須嚴格遵守。雖然今年的專案實際時間安排較為彈性，但在 6 月初開始編碼之前，所有人必須在相同的期限內完成作業。
機構管理員負責閱讀所有電子郵件，並追蹤即將到來的截止期限，確保不會錯過。我們建議機構管理員除了留意 GSoC 資訊主頁，也要將日曆標記為已讀，確保他們記得每位 GSoC 貢獻者的所有中期和期末評估。
在 2024 年，有破紀錄的導師未在評估期限前完成評估，這對機構造成負面影響。未通過多次評估的機構將不會參與 2025 年 GSoC，或是今年的貢獻者人數會減少。如未在期限內提交，Google 管理員就必須額外處理相關工作，而貢獻者也會因此承受不必要的壓力。請勿錯過評估期限。
如果貴機構允許 GSoC 貢獻者進行的專案超過標準的 12 週 (中型和大型專案) 或 8 週 (小型專案)，請務必留意導師和 GSoC 貢獻者的各種評估期限。導師和 GSoC 貢獻者會收到有關截止日期的電子郵件提醒，但您身為機構組織管理員，需要確保自己掌握所有貢獻者專案的完整情況。
機構管理員有責任確保導師能及時完成評估，並在期限內完成。許多機構都要求導師在實際截止日期前 24 到 36 小時提交評估，這樣機構管理員就能有時間與導師聯絡，提醒他們截止日期將近。
如果導師未在評估期限內完成評估，機構就不會收到機構津貼，且該導師也不得參加導師大會。如果機構未參加 2 次以上的導師評估，就不會獲邀參加今年的 GSoC 導師大會，且日後可能無法獲准加入 GSoC。
指標
貴機構追蹤哪些指標？
貴機構應記錄一些指標，以便追蹤您參與 GSoC 的情形。機構管理員可能會隨著時間而變更，如果先前的機構管理員未與機構內的其他人分享指標，這些指標就可能永遠遺失，因此請務必與機構內的多位人員分享指標。
您至少應追蹤下列指標：
- 透過貴機構開始 GSoC 計畫的貢獻者人數
- 成功通過 GSoC 計畫的貢獻者人數
- 積極指導 GSoC 貢獻者的導師人數
您也需要自行評估系統，瞭解 GSoC 結束後，貢獻者會持續參與多久。大多數 GSoC 貢獻者是否會在 GSoC 結束後一個月內離開社群？他們是否會停留 6 個月？他們是否會在一、兩年後回來？)您可能想與持續參與的使用者交談，進一步瞭解貴機構做了哪些事 (或未做哪些事)，讓他們想繼續參與社群。
我們也會在短短的必填問卷中詢問上述指標，並在 GSoC 結束後，以及 GSoC 結束後的 6 個月和 1 年，向所有機構管理員發送問卷。
這些統計資料可協助貴機構瞭解 GSoC 是否有助於社群成長，並變得更永續。我們也建議您追蹤其他可能感興趣的指標。
這些指標可協助您判斷應調整哪些項目。如果沒有 GSoC 貢獻者持續參與，您可以考慮為何。您能否協助他們在貴機構中找到其他專案？GSoC 貢獻者是否能輕鬆找到貢獻方式，並獲得相同的成就感？您的專案是否太複雜或過於繁瑣，以致於讓人望而卻步？
GSoC 貢獻者不繼續參與的原因有很多，有時他們只是為了錢，或是忙於其他事情。不過，瞭解原因很重要，這樣才能試著對抗這種情況。
審查 GSoC 貢獻者提案
所有 GSoC 貢獻者提案的排名，皆會在 GSoC 網路應用程式外進行。視貴機構的規模而定，您或許可以使用簡單的共用試算表處理審查作業。部分機構已導入更複雜的工作流程。
許多機構都會先進行初步篩除作業：
- 垃圾內容 (如果有人在提案中隨意加入內容，或只是提交一般提案等)
- 未符合要求 (如果貴機構要求潛在的 GSoC 貢獻者進行 PR 或其他工作，但對方未執行)。
- 隨著 AI 生成內容的興起，您可能會收到更多 AI 生成的低品質提案。建議您忽略這些訊息。
排除明顯的「不」後，您可以專注於其他提案，並套用評分標準或評分標準，將優秀提案與優良提案和不佳提案區分開來。
請注意，貴機構絕不應僅根據提案內容選出 GSoC 貢獻者。許多人都能寫出優秀的企劃書，但這並不代表他們具備成功完成專案所需的技術或溝通技巧。
在機構管理員開始評分提案之前，請務必與您考慮選取的每位 GSoC 貢獻者進行討論。
每份優秀的 GSoC 貢獻者提案都需要至少 1 位積極輔導老師 (兩位更好)。接受一項很棒的 GSoC 貢獻者專案，卻沒有適當的導師，這無疑是一件很糟糕的事。這會對所有人造成負面影響。
申請 GSoC 貢獻者名額，並為專案指派導師
您最重要的角色之一，就是整理機構，以便瞭解哪位導師已承諾指導特定專案。這有助於您決定向 Google 要求多少專案時段。貴機構必須根據貴機構的優先順序，為提案進行排名。
範例：您的機構收到 6 份優秀的提案，而導師也承諾會指導所有提案者。您需要決定專案的優先順序。如果貴機構要求 6 個專案名額，但 Google 只提供 4 個名額，則 #1 到 #4 會自動成為接受的 GSoC 貢獻者。您無法事後決定，寧願選擇排名第 6 的使用者。
變更專案大小
Google 決定要為機構分配多少專案時，會考量提案中貢獻者選取的專案規模。如果您發現專案大小與預期不同，請務必在提案階段告知貢獻者，以便他們修正。
在接受的貢獻者專案公布後，您只能縮減專案大小。例如從大改為中，或從中改為小。如要變更專案大小，機構管理員必須聯絡 Google 管理員，由對方代為變更。在評估專案後，您無法決定將專案的範圍擴大。
變更專案時間軸
中型和大型專案的預設時程為 12 週。小型專案的預設時程為 8 週。如果導師和貢獻者同意延長時間表，則必須聯絡機構管理員，由對方決定是否延長專案時間表。
只有機構管理員可以編輯貢獻者專案的時間表，方法是前往資訊主頁的「專案」標題連結，然後編輯頁面底部的專案時間表。系統會根據您已設定的 8、10、12、14、16、18、20 或 22 週專案，提供下拉式清單 (這是 2025 年的新功能)。您的選項會相應變更期中和期末評估日期。
重要事項：所有擴充功能都必須在 GSoC 貢獻者最終提交期間開始前輸入系統。Google 管理員不會變更錯過時間範圍的任何專案日期。系統不支援晚些時候的變更。
機構付款
身為機構組織管理員，您有責任決定貴機構是否願意接受每位 GSoC 指導對象的機構津貼。貴機構可能會有其他人擔任出納人、會計或一般財務人員。你有責任確保他們在規定期限前完成程序，以便領取款項。
所有貢獻者專案結束後，我們就會支付機構津貼。
如果機構有導師參加 2025 年 GSoC 導師大會，我們會在導師大會結束後不久，支付任何適用的交通津貼。
衝突
機構管理員負責解決機構內參與者之間的任何重大衝突。這可能包括 GSoC 貢獻者之間、導師之間，或 GSoC 貢獻者與導師之間的衝突。有時，指導同一位 GSoC 貢獻者的導師，對於該貢獻者應著手哪項工作，或應通過或不通過，會有不同的意見。你需要判斷這個問題。因此，您必須明確說明導師和貢獻者如何與機構管理員聯絡。
有時，您可能會在社群中遇到行為準則問題 (來自 GSoC 貢獻者或導師)。這是你的社群，因此你瞭解規範、預期行為，以及哪些行為會構成騷擾或其他不當行為。Google 期望所有參與者在課程期間展現專業和禮貌的行為。
展開行動
向已接受的導師傳送簡介電子郵件
在 GSoC 貢獻者名單公布前，請與導師聯絡：
- 你可能會有許多新加入 GSoC 的導師，請提醒他們閱讀「導師指南」和「角色和責任」，以及今年的 GSoC 導師和機構管理員電子郵件存檔。
- 請確保導師瞭解，他們必須在規定期限前完成 2 次 GSoC 貢獻者評估。請務必強調這些評估對 GSoC 貢獻者和貴機構的重要性 (如果錯過評估，就會失去機構津貼，且該導師將無法參加 Mentor Summit)。
- 未通過 2 次以上評估的機構將無法受邀參加今年的導師峰會，且日後參與 GSoC 計畫時也會受到影響。
- 請向導師說明貴機構與 GSoC 貢獻者溝通時的期望為何 (我們強烈建議每週至少進行 2 次溝通，如果其中一次是虛擬會議，通常會是理想的選擇)。
- 請告訴導師，如果他們與其他導師或 GSoC 貢獻者發生問題 (對方消失、行為粗魯、騷擾他人等)，可以與您聯絡。鼓勵他們及早提出問題，不要等到評估前幾天才提出。
- 請務必將機構組織管理員的聯絡資訊提供給導師，或是提供機構組織可能建立的機構組織管理員群組電子郵件地址，以便他們向對方提出疑問。
- 如果導師因任何原因 (生病、突發工作問題、家庭問題等) 而必須離開 GSoC 超過 2 天，請告知他們要與你聯絡，以便你確保其他導師 (或你) 會與 GSoC 貢獻者保持聯繫。
宣布 GSoC 貢獻者名單後，請向 GSoC 貢獻者和導師傳送電子郵件，歡迎他們加入社群，並告知他們以下資訊：
- 您的行為準則。如果你沒有正式的行為準則也沒關係，但仍建議你訂定一些規範，讓所有社群成員都能瞭解應遵守的規則。
- 在計畫期間，他們應該如何、何時以及為何聯絡機構管理員 (導師消失、導師行為不當、導師突然變更整個專案、其他 GSoC 貢獻者行為不當等)
- 任何與專案標準、最佳做法、授權等相關的規定。導師也應直接與學生討論這類規定，但如果您提及這類規定，有助於強調其重要性。
- 在 5 月與所有獲准加入 GSoC 的貢獻者和導師進行線上說明會議，歡迎他們加入社群，讓他們感受到社群的溫暖。這是 GSoC 貢獻者每年都會在意見回饋中提出的要求，更多機構應該嘗試這麼做。
- 許多 GSoC 貢獻者都表示，他們希望能進一步瞭解開放原始碼組織的目標，以便進一步瞭解專案的適合性。
- GSoC 貢獻者也想知道社群中的其他 GSoC 貢獻者是誰，以便互相支援。建立個人連結是讓參與者在 GSoC 結束後持續參與的好方法。
- 如果您有曾參與 GSoC 的學生/貢獻者，現在擔任導師或持續參與社群，請他們簡要分享自己的經驗，這對新加入的 GSoC 貢獻者也相當有幫助。
定期溝通
許多機構管理員會向導師傳送評估期限提醒，有些人則要求導師在 Google 期限前至少 24 到 48 小時完成評估，這樣一來，如果導師未在期限內完成評估，機構管理員就能代為完成 (或請其他指派導師代為完成)。
結論
希望這些提示能協助您瞭解自己身為 2025 年 GSoC 機構管理員的角色和責任。
如有其他問題，歡迎來信至 gsoc-support@google.com 與我們聯絡。如果您認為社群可以協助您解決問題，或是其他人可能對問題的答案感興趣，也可以傳送電子郵件給 GSoC 導師群組名單。
感謝您成為 GSoC 機構管理員！