Agradecemos por ser administrador da sua organização/projeto de código aberto para o Google Summer of Code. Seus esforços nos bastidores são vitais para manter todos na sua organização informados e alinhados durante todo o programa. Fazemos mudanças todos os anos, por isso é importante ler este documento, seja sua primeira vez ou a décima GSoC.
Muitas dessas informações são mencionadas no documento "Papéis e responsabilidades", mas queríamos entrar em mais detalhes em pontos importantes.
Se ainda não tiver lido o Guia de mentoria do GSoC, acesse-o agora. É uma leitura rápida e detalha os aspectos e fases importantes do programa. Garanta que todos os mentores leiam os documentos "Guia de mentoria" e "Papéis e responsabilidades" antes de aceitar cada um no programa, para que eles saibam o que esperar.
Como administrador da organização, você é o elo principal entre a sua organização e o Google. As organizações podem ter entre dois e cinco administradores, que precisam se comunicar regularmente e definir as funções, como comunicação, pagamentos, verificação dos mentores e colaboradores do GSoC, verificação da conclusão das avaliações, resolver problemas interpessoais, responder à pesquisa de encerramento que o Google enviará ao final do programa etc. Do ponto de vista do Google, todos os administradores da organização são equivalentes, não existe um administrador principal.
Você precisa ter no mínimo dois administradores da organização. Se um sair do programa, você precisará ter outra pessoa disponível para acessar o perfil da organização.
Todos os mentores e colaboradores precisam saber quem são os administradores da organização e como contatá-los caso tenham um problema. A primeira comunicação com todos os novos colaboradores e mentores deve informar a eles como entrar em contato com os administradores da organização caso precisem alterar o cronograma de um projeto, se tiverem problemas com o mentor ou outro colaborador, ou qualquer outra necessidade de suporte.
Como definir o sucesso
Quais são as metas da sua organização para o GSoC? No final do GSoC deste ano, o que sua organização considerará para determinar se foi um programa de GSoC bem-sucedido?
Esperamos que você considere essa pergunta todos os anos em que participar do programa, pois as respostas provavelmente variam ano a ano. Organizações diferentes querem coisas diferentes. Exemplo:
- novos colaboradores de longo prazo
- mais código escrito
- recursos específicos criados
- oportunidade de orientar alunos entusiasmados
- mais consciência de seu projeto etc.
e muito mais.
Pense no que sua organização realmente quer do GSoC. Para organizações que retornam, se você não alcançou essas metas, o que poderia ter feito de forma diferente.
Prazos
A GSoC tem uma programação. Os prazos são ricos e firmes. Embora haja mais flexibilidade em relação ao cronograma real dos projetos este ano, todos os prazos até o início da programação, no final de maio, são iguais para todos.
Os administradores da organização são responsáveis por ler todos os e-mails e acompanhar os próximos prazos para garantir que eles não sejam perdidos. Incentivamos os administradores da organização a marcar a própria agenda, além de acompanhar o painel do GSoC, para garantir que tenham todas as avaliações de meio de semestre e final de cada um dos colaboradores anotados.
Se sua organização estiver permitindo que os Colaboradores do GSoC tenham projetos com mais duração que as 12 semanas padrão (para projetos médios e grandes) ou 8 semanas para projetos pequenos, preste atenção aos vários prazos de avaliação para seus mentores e seus Colaboradores do GSoC. Mentores e colaboradores do GSoC receberão lembretes por e-mail sobre os prazos, mas é importante que você, como administrador da organização, tenha a visão completa de todos os projetos dos colaboradores.
É responsabilidade do administrador da organização garantir que os mentores façam as avaliações em tempo hábil e cumpram os prazos. Muitas organizações exigem que os mentores enviem as avaliações de 24 a 36 horas antes do prazo final para que um administrador da organização entre em contato com o mentor para lembrá-lo do prazo, caso esteja se aproximando demais.
Quando o mentor perde o prazo de avaliação, a organização não recebe o salário, e não pode participar do Encontro de mentores. Se uma organização perder duas ou mais avaliações de mentoria, ela não será convidada para o Encontro de mentores do GSoC deste ano.
Métricas
Quais métricas sua organização está acompanhando?
A organização precisa manter algumas métricas da sua participação no GSoC. Os administradores podem mudar de um ano para o outro. Além disso, se o administrador anterior não compartilhar as métricas com outras pessoas, elas podem ser perdidas para sempre, então compartilhe essas métricas com várias pessoas na sua organização.
Você deve acompanhar estas métricas (no mínimo):
- Número de colaboradores do GSoC que iniciaram o programa na sua organização
- Número de colaboradores do GSoC que foram aprovados no programa
- Número de mentores que orientam ativamente os colaboradores do GSoC
Você também precisará descobrir seu próprio sistema para ver por quanto tempo seus colaboradores do GSoC permanecem envolvidos após o término da GSoC. A maioria dos colaboradores do GSoC sai da comunidade até um mês após o fim da GSoC, eles permanecem por seis meses ou voltam depois de um ou dois anos?) Você pode conversar com as pessoas que estão presentes e saber um pouco mais sobre o que sua organização fez (ou talvez não tenha) que as fez querer continuar fazendo parte da sua comunidade.
Também vamos pedir as métricas acima em uma breve pesquisa obrigatória que vamos enviar a todos os administradores da organização no final do GSoC e depois de seis meses e um ano após a marca do GSoC.
Essas estatísticas devem ajudar sua organização a saber se a GSoC está ajudando a comunidade a crescer e se tornar mais sustentável. Também recomendamos que você acompanhe outras métricas que possam achar interessantes.
Essas métricas podem ajudar a determinar onde convém fazer alguns ajustes, se nenhum colaborador do GSoC continuar, por que não? Você pode ajudá-los a encontrar outro projeto dentro de sua organização? É fácil para o colaborador do GSoC encontrar uma maneira de contribuir e ainda ter a mesma sensação de conquista? Seu projeto é tão complicado ou burocrático que afasta as pessoas?
Há muitas razões pelas quais os colaboradores do GSoC não permanecem: às vezes, eles só queriam dinheiro ou ficavam muito ocupados com outras coisas. Mas é importante que você saiba o porquê para poder tentar neutralizar esse problema.
Analisar propostas de colaboradores do GSoC
Toda a classificação de propostas de colaboradores GSoC ocorre fora do app da Web GSoC. Dependendo do tamanho da sua organização, é possível lidar com a avaliação com uma planilha compartilhada simples. Algumas organizações implementaram fluxos de trabalho mais complexos.
Muitas organizações começam com uma passagem de filtragem inicial:
- Spam (se estiver claro que alguém apenas jogou coisas aleatórias em uma proposta, ou acabou de enviar uma proposta genérica etc.)
- Não atendeu aos requisitos (se sua organização exigisse que o possível colaborador GSoC realizasse um RP ou alguma outra tarefa e ele não fizesse isso).
- Com o crescimento do conteúdo gerado por IA, talvez você receba mais propostas geradas por IA de baixa qualidade. Sugerimos que você as ignore.
Quando os "nãos" óbvios estiverem de fora, você poderá se concentrar no restante das propostas aplicando uma rubrica ou escala de avaliação para separar as grandes propostas das boas e das ruins.
Lembre-se de que sua organização NUNCA deve selecionar um colaborador de GSoC com base apenas no que eles escreveram na proposta. Muitas pessoas podem escrever ótimas propostas, mas isso não significa que elas tenham as habilidades técnicas ou de comunicação necessárias para concluir o projeto com sucesso.
SEMPRE converse com todos os colaboradores do GSoC que você quer selecionar antes de os administradores da organização começarem a classificar propostas.
Para cada excelente proposta de colaborador do GSoC, você precisa de pelo menos um mentor comprometido (dois é melhor!). Não há nada pior do que aceitar um ótimo projeto de colaborador do GSoC e não ter o mentor certo para ele. Isso se torna uma experiência ruim para todos.
Solicitação de vagas de colaboradores do GSoC e atribuição de mentores para projetos
Um dos seus papéis mais importantes é organizar a organização para que você saiba qual mentor se comprometeu a orientar um projeto específico. Isso vai ajudar você a decidir quantos slots de projeto solicitar ao Google. Sua organização terá que classificar as propostas com base na importância para ela.
Exemplo: sua organização recebeu seis propostas excelentes, e os mentores se comprometeram a cuidar das seis. Será preciso decidir a prioridade dos projetos. Se a organização solicitar seis slots de projeto e o Google fornecer apenas quatro slots, o número 1 a 4 serão automaticamente seus colaboradores GSoC aceitos. Mais tarde, você não pode decidir que preferiria ter a pessoa em 6o lugar na sua classificação.
Como mudar o tamanho do projeto
Os tamanhos de projeto selecionados pelos Colaboradores na proposta são considerados quando o Google decide quantos projetos alocar para uma organização. Se você perceber que o tamanho do projeto é diferente do que você pretendia, informe ao colaborador durante a fase de proposta para que ele possa corrigi-lo.
Depois que os projetos de colaboradores aceitos são anunciados, os tamanhos dos projetos só podem ser reduzidos. Por exemplo, de grande a médio, ou de médio a pequeno. Ao alterar o tamanho de um projeto, os administradores da organização precisam entrar em contato com os administradores do Google para fazer a alteração. Não é possível decidir aumentar o escopo de um projeto depois de classificá-lo.
Como mudar a linha do tempo do projeto
Projetos médios e grandes têm duração padrão de 12 semanas. Para projetos pequenos, o padrão é de oito semanas. Se o mentor e o colaborador concordarem que gostariam de estender o cronograma, precisarão entrar em contato com o administrador da organização, que tem a decisão final sobre estender um projeto.
Somente um administrador da organização pode editar a programação de um projeto de colaborador acessando o link de título do projeto no painel e editando a programação do projeto, que fica na parte de baixo da página. O Google forneceu as datas que você precisa usar no parágrafo acima das datas editáveis no link "Visualizar esta página". Já configuramos o cronograma com base em projetos de 10, 14, 16, 18, 20 e 22 semanas.
NÃO altere as datas fora dessas datas. Em 2023, algumas organizações não seguiram as datas informadas e confundiram os mentores com prazos em dias aleatórios. Isso não foi consistente. Essas datas aleatórias também aumentaram significativamente o trabalho dos Administradores do Programa GSOC, que tiveram que enviar muito mais distribuições de pagamento. Não vamos fazer isso de novo. Qualquer organização que não cumprir os prazos fornecidos será contatada pelos administradores do Google para alterar a data e não poderá ser selecionada nos próximos anos.
IMPORTANTE: todas as extensões PRECISAM ser inseridas no sistema antes do início do período final de envio do GSoC Contributor. Os administradores do Google não vão alterar as datas de projetos em que a janela foi perdida. O sistema não é compatível com mudanças atrasadas.
Pagamentos da organização
Como administrador da organização, é sua responsabilidade determinar se ela quer aceitar o subsídio por colaborador do GSoC orientado ou não. Sua organização pode ter outra pessoa que atue como tesoureiro, contador ou chefe de finanças. É sua responsabilidade garantir que eles concluam os processos dentro dos prazos exigidos para receber fundos.
Os salários da organização serão pagos assim que todos os projetos dos colaboradores forem concluídos.
As organizações que tiverem um Mentor participando do Encontro de mentores do GSoC 2024 vão receber um pagamento logo após esse evento para os benefícios de viagem aplicáveis.
Conflito
Os administradores da organização são responsáveis por resolver grandes conflitos entre os participantes. Isso pode incluir conflitos entre colaboradores do GSoC, entre mentores ou entre colaboradores e mentores do GSoC. Às vezes, os mentores do mesmo colaborador do GSoC discordam sobre o trabalho do colaborador ou se ele precisa ser aprovado ou reprovado. Você precisa resolver isso. Por isso, deixe bem claro como os mentores e colaboradores podem entrar em contato com os administradores da organização.
Às vezes, você pode encontrar problemas de código de conduta na sua comunidade (de colaboradores ou mentores do GSoC). Essa é sua comunidade, para que você conheça as normas, o que é esperado e o que pode ser assédio ou outro comportamento inaceitável. O Google espera que todos os participantes tenham uma conduta profissional e educada durante o programa.
Reunião inicial
Envie um e-mail de apresentação aos seus mentores aceitos
Antes que os colaboradores do GSoC sejam anunciados, comunique-se com os mentores:
- Provavelmente, você terá muitos mentores novos no GSoC. Por isso, lembre-os de ler o guia de mentores e as funções e responsabilidades, além do arquivo de e-mails dos mentores e do administrador da organização deste ano.
- Certifique-se de que seus mentores entendam que precisam concluir as duas avaliações de colaboradores do GSoC dentro dos prazos exigidos. Destaque a importância dessas avaliações para os colaboradores do GSoC e sua organização. Você vai perder o orçamento se uma avaliação for perdida e o mentor não poderá participar do Encontro de mentores.
- As organizações que perderem duas ou mais avaliações não serão convidadas para o Mentor Summit deste ano.
- Informe aos mentores quais são as expectativas da sua organização em relação à comunicação com o colaborador do GSoC designado. Recomendamos que você se comunique pelo menos duas vezes por semana e se uma dessas reuniões for virtual, geralmente o ideal.
- Informe aos mentores que eles podem entrar em contato com você se estiverem tendo problemas com outro mentor ou colaborador do GSoC (eles desapareceram, forem grosseiros, assediarem outras pessoas etc.). incentive-os a entrar em contato com antecedência sobre os problemas e não esperar até os últimos dias antes de uma avaliação.
- Envie aos mentores os dados de contato do administrador da organização ou do grupo de administradores da organização por e-mail que sua organização criou para enviar dúvidas.
- Informe aos mentores para que eles entrem em contato com você se precisarem se afastar do GSoC por mais de dois dias por qualquer motivo (doença, problema repentino de trabalho, preocupações familiares etc.) para que você tenha a certeza de que outro mentor (ou você) vai conversar com o colaborador do GSoC.
Depois que os colaboradores do GSoC forem anunciados, envie um e-mail aos colaboradores e mentores do GSoC apresentando-os na comunidade e informando sobre o seguinte:
- Seu Código de Conduta. Se você não tiver um código formal, tudo bem. No entanto, ainda é importante definir algumas expectativas sobre o que é esperado de todos os membros da comunidade.
- Como, quando e por que eles devem entrar em contato com um administrador da organização durante o programa (o mentor desapareceu, o mentor está agindo de forma inadequada, o mentor mudou todo o projeto de repente, outro colaborador do GSoC está se comportando de maneira inadequada etc.)
- Requisitos relacionados a padrões de projeto, práticas recomendadas, licenciamento etc. Os mentores devem discutir isso diretamente com os alunos, mas se você mencionar, isso ajudará a solidificar sua importância.
- Faça uma reunião virtual de apresentação com todos os colaboradores e mentores do GSoC aceitos em maio para dar as boas-vindas a todos e ajudá-los a se sentirem parte da comunidade. Isso é algo que os colaboradores do GSoC apreciam e pedem feedback a cada ano. Mais organizações devem tentar fazer isso.
- Recebemos feedback de muitos colaboradores do GSoC dizendo que gostariam de saber mais sobre as metas da organização de código aberto para entenderem melhor onde o projeto se encaixa.
- Os colaboradores do GSoC também queriam saber quem eram os outros colaboradores da comunidade para que pudessem apoiar um ao outro. Conexões pessoais são uma ótima maneira de manter as pessoas envolvidas após o evento.
- Se você tiver ex-colaboradores/estudantes do GSoC que agora são mentores ou já continuaram envolvidos na sua comunidade, pedir para eles falarem brevemente sobre a própria experiência também pode ser útil para os novos colaboradores do GSoC.
Comunique-se regularmente
Muitos administradores da organização enviam lembretes aos mentores sobre prazos de avaliação, e alguns exigem que os mentores concluam a avaliação pelo menos de 24 a 48 horas antes do prazo do Google. Assim, se o mentor perder o prazo, o administrador poderá cumprir o prazo ou solicitar que outro mentor designado faça isso.
Conclusão
Esperamos que essas dicas ajudem você a entender sua função e responsabilidades como administrador da organização do GSoC 2024.
Fique à vontade para entrar em contato pelo e-mail gsoc-support@google.com se tiver outras dúvidas ou envie um e-mail para a lista do grupo de mentores do GSoC se achar que é uma pergunta que a comunidade pode ajudar a resolver ou para a qual outras pessoas possam estar interessadas em saber uma resposta.
Agradecemos por ser um administrador da organização do GSoC.