إنشاء جدول أعمال للاجتماعات

مستوى الترميز: للمبتدئين
المدة: 15 دقيقة
نوع المشروع: تشغيل آلي باستخدام مشغّل مستند إلى الحدث

الأهداف

• فهم ما يفعله الحل.
• تعرّف على ما تفعله خدمات "برمجة التطبيقات" ضمن الحل.
• أعِدّ النص البرمجي.
• شغِّل النص البرمجي.

لمحة عن هذا الحلّ

يمكنك إنشاء مستندات جدول الأعمال تلقائيًا في "مستندات Google" وإرفاقها باجتماعاتك على "تقويم Google".

آلية العمل

يقوم النص البرمجي بإنشاء قالب مستند لجدول أعمال. عند تحديث التقويم، يتحقق النص البرمجي مما إذا كانت أي أحداث تملكها تتضمن "#الأجندة" في الوصف. في حال توفّر العلامة، ينشئ النص البرمجي نسخة من النموذج ويضيفها إلى حدث التقويم ويشاركها مع ضيوف الحدث.

خدمات "برمجة التطبيقات"

يستخدم هذا الحل الخدمات التالية:

• خدمة Drive - تتحقّق لمعرفة ما إذا كان مستند النموذج متوفرًا أم لا، ويتم إنشاء مجلد جديد لمستند النموذج. ينشئ نسخة من مستند النموذج لكل جدول أعمال جديد.
• خدمة المستندات - تنشئ نموذج جدول الأعمال.
• خدمة التقويم - تبحث عن الأحداث باستخدام العلامة "#agenda" وتُعدِّل وصف الحدث باستخدام رابط إلى مستند جدول الأعمال.
• الخدمة الأساسية - تستخدم الفئة Session للحصول على البريد الإلكتروني للمستخدم. يساعد هذا في إنشاء المشغل للمستخدم الحالي.
• خدمة النص البرمجي - يتم إنشاء مشغِّل يتم تنشيطه كلما حدث تغيير في تقويم المستخدم.

المتطلبات الأساسية

لاستخدام هذا النموذج، ستحتاج إلى المتطلّبات الأساسية التالية:

• حساب Google (قد تتطلب حسابات Google Workspace موافقة المشرف).
• متصفح ويب يمكنه الوصول إلى الإنترنت.

إعداد النص البرمجي

1. انقر على الزر أدناه لفتح النموذج إنشاء جدول أعمال للاجتماعات مشروع "برمجة التطبيقات".
   فتح المشروع
2. انقر على رمز نظرة عامّة .
3. في صفحة النظرة العامة، انقر على رمز إنشاء نسخة .
4. في المشروع المنسوخ، اختَر setUp في القائمة المنسدلة للدوال.
5. انقر على تشغيل.
6. امنح الإذن للنصّ البرمجي عند مطالبتك بذلك. إذا عرضت شاشة طلب الموافقة المتعلّقة ببروتوكول OAuth التحذير، لم يتم التحقّق من هذا التطبيق، يمكنك المتابعة من خلال اختيار إعدادات متقدّمة > الانتقال إلى {Project Name} (غير آمن).

تشغيل النص البرمجي

1. افتَح تقويم Google.
2. أنشئ حدثًا جديدًا أو عدِّل حدثًا حاليًا.
3. في الوصف، أضِف #agenda واحفظ الحدث.
4. تحقق من بريدك الإلكتروني بحثًا عن إشعار عبر البريد الإلكتروني يفيد بأنه تمت مشاركة مستند معك، أو حدِّث "تقويم Google" وانقر على الحدث مرة أخرى لعرض الرابط المؤدي إلى مستند جدول الأعمال.

يتلقى جميع الضيوف إشعارًا عبر البريد الإلكتروني لعرض جدول الأعمال. يمنح النص البرمجي للحاضرين الإذن بالتعديل، ولكن يمكنك تعديل النص البرمجي لتعديل أذونات مستند جدول الأعمال للحاضرين.

مراجعة الرمز

لمراجعة رمز برمجة التطبيقات لهذا الحل، انقر على عرض رمز المصدر أدناه:

عرض رمز المصدر

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

العرض على GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

التعديلات

يمكنك تعديل العيّنة كما تشاء بما يتناسب مع احتياجاتك. في ما يلي بعض التغييرات الاختيارية التي يمكنك إجراؤها.

تعديل أذونات مستندات جدول الأعمال للحضور

يمنح النص البرمجي للحضور الإذن بالتعديل. إذا كنت تريد حصر الأذونات للعرض فقط، استبدِل الطريقة addEditor بالطريقة addViewer في الجزء التالي من الرمز:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

تعديل نموذج مستند جدول الأعمال

لتعديل نموذج مستند جدول الأعمال، اتّبِع الخطوات التالية:

1. بعد إنشاء أول جدول أعمال في حدث في التقويم، افتح Google Drive.
2. افتح المجلد الذي يُسمى Agenda Maker - App.
3. افتح مستند نموذج جدول الأعمال## وأدخِل التعديلات التي تريدها.

المساهمون

تم إعداد هذه العينة بواسطة جيريمي غلاسنبرغ، مستشار استراتيجية إدارة المنتجات والأنظمة الأساسية. يمكنك البحث عن جمال عبر Twitter على @jgramenberg.

تحتفظ Google بهذا النموذج بمساعدة خبراء التطوير في Google.

الخطوات التالية

• العوامل المشغِّلة المستندة إلى الأحداث
• مرجع خدمة "تقويم Google"