為遵循法規或履行保存義務,訴訟保留能無限期保留資料。一般而言,系統會對一或多名使用者套用訴訟保留,以免與案件相關的資料在案件停止運作前遭到刪除。
如果處於訴訟保留狀態的使用者刪除訴訟保留資料,該項資料會從使用者的檢視畫面中移除,但仍會保存在保管箱中。只要訴訟保留仍然有效,保管箱管理員就能搜尋及匯出這些資料。
訴訟保留包含下列元件:
- 服務:負責保留資料的應用程式。服務可設為郵件、雲端硬碟或網路論壇。
- 範圍 - 訴訟保留涵蓋的實體。範圍可設為一或多個使用者帳戶或機構單位 (OU)。
- 其他選項 (選用):用於縮小定義範圍內資料範圍的特定詳細資料 (搜尋查詢或設定選項)。選項包括:
- 郵件, 網路論壇:搜尋查詢以縮小訴訟保留範圍
- 雲端硬碟:將共用雲端硬碟納入訴訟保留狀態
如要使用保管箱資源,帳戶必須具備必要的保管箱權限和案件存取權。如要存取案件,帳戶必須建立案件、與案件共用案件,或是擁有「查看所有案件」權限。
透過搜尋查詢為特定使用者帳戶中的郵件建立訴訟保留
以下範例說明為「我的第一筆郵件帳戶訴訟保留」建立訴訟保留的方式:
- 服務:郵件
- 實體:使用者帳戶「user1」和「user2」
- 其他選項:搜尋查詢「to:ceo@company.com」
從 AdminSdk 擷取使用者帳戶 ID。請注意,HeldAccount 可加入帳戶 ID 或電子郵件。如果兩者皆指定,系統會使用電子郵件,忽略帳戶 ID。
Java
HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com"); Listaccounts = Lists.newArrayList(); accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId)); accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email)); Hold hold = new Hold() .setName("My First mail Accounts Hold") .setCorpus("MAIL"); .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery)) .setAccounts(accounts); Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
Python
def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id): mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'} accounts = [ {'accountId': user1_account_id}, {'email': user2_email} ] wanted_hold = { 'name': 'My First mail Accounts Hold', 'corpus': 'MAIL', 'query': { 'mailQuery': mail_query }, 'accounts': accounts } return service.matters().holds().create( matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
建立機構單位的雲端硬碟訴訟保留作業,並在其中加入共用雲端硬碟內容
以下範例說明為「我的第一個雲端硬碟機構單位訴訟保留」建立訴訟保留:
- 服務:雲端硬碟
- 實體:機構單位「財經」(機構單位 ID 已擷取機構單位 ID)
- 其他選項:包括這個機構單位中的使用者所屬的共用雲端硬碟
從 AdminSdk 擷取機構單位 ID。
Java
HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId); // Include shared drives content. HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true); // Create the hold. Hold hold = new Hold() .setName("My First Drive OU Hold") .setCorpus("DRIVE") .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery)) .setOrgUnit(orgUnit); Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute(); return createdHold;
Python
def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id): drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True} org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id} wanted_hold = { 'name': 'My First Drive OU Hold', 'corpus': 'DRIVE', 'orgUnit': org_unit, 'query': { 'driveQuery': drive_query } } return service.matters().holds().create( matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
為特定群組帳戶的群組建立訴訟保留,並設定日期範圍
以下範例說明為「我的第一個群組訴訟保留」建立訴訟保留的方式:
- 服務:網路論壇
- 實體:群組帳戶「group1」和「group2」
- 其他選項:僅保留傳送日期介於「startTime」和「endTime」之間的訊息
從 AdminSdk 擷取群組帳戶 ID。
Java
String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*. Listaccounts = Lists.newArrayList(); accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId)); accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2)); HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery(); // Restrict by sent date. groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT); groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT); // create the hold Hold hold = new Hold() .setName("My First Group Hold") .setCorpus("GROUPS") .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery)); hold.setAccounts(accounts); Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
Python
def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id): groups_query = { 'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format* 'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z' } accounts = [{'accountId': group_account_id}] wanted_hold = { 'name': 'My First Group Hold', 'corpus': 'GROUPS', 'query': { 'groupsQuery': groups_query }, 'accounts': accounts } return service.matters().holds().create( matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
- 時間戳記格式。此外,開始/結束時間會轉換為格林威治標準時間 (GMT),並四捨五入至指定日期的開始時間。
查詢及修改現有的訴訟保留
以下範例說明如何列出現有訴訟保留中的所有帳戶:
Java
client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();
Python
# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error. def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id): return service.matters().holds().accounts().list( matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']
以下範例說明如何在現有訴訟保留中新增及移除帳戶:
Java
// Add an account by id. client .matters() .holds() .accounts() .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId)) .execute(); // Remove an account by id. client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute(); String email = "email@email.com"; // Add an account by email. client .matters() .holds() .accounts() .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email)) .execute();
Python
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id): held_account = {'accountId': account_id} return service.matters().holds().accounts().create( matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute() def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id): return service.matters().holds().accounts().delete( matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute() def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email): held_account = {'email': email} return service.matters().holds().accounts().create( matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()
以下範例說明如何在現有機構單位訴訟保留中修改機構單位:
Java
Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute(); hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId); Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute(); return modifiedHold;
Python
def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id): current_hold = get_hold(matter_id, hold_id) current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id} return service.matters().holds().update( matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()
以下範例說明如何列出案件的所有訴訟保留:
Java
String matterId = "Matter Id";// List all holds. List
holdsList = client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds(); // Paginate on holds. ListHoldsResponse response = client .matters() .holds() .list(matterId) .setPageSize(10) .execute();
String nextPageToken = response.getNextPageToken(); if (nextPageToken != null) { client .matters() .holds() .list(matterId) .setPageSize(10) .setPageToken(nextPageToken) .execute(); }
Python
# This can paginate in the same manner as with matters. def list_holds(service, matter_id): return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()