Quản lý một nhóm lớn và làm cho việc kết nối mạng lại có ý nghĩa

Tháng 9 năm 2017

GDG New Delhi đã hoạt động thành một chi hội từ năm 2011. Arpan Garg và Rohan Arora đều là những nhà tổ chức giàu kinh nghiệm, chia sẻ thông tin chuyên sâu của họ về việc quản lý một cộng đồng có 1,3 nghìn thành viên trên một khu vực địa lý rộng lớn. Họ cũng có một giải pháp đơn giản để tạo ra trải nghiệm kết nối mạng hấp dẫn và có ý nghĩa cho tất cả người tham gia.

GDG ở New Delhi

Lễ hội Arpan Garg Arpan Garg Rohan Arora Rohan Arora
Đây là câu hỏi phổ biến mà chúng tôi hỏi hầu hết mọi người tổ chức, nhưng câu trả lời luôn khác nhau. Vì sao bạn tham gia tổ chức các cuộc gặp mặt của GDG?

Rohan: Tôi đang học năm thứ nhất đại học khi tham dự sự kiện GDG đầu tiên và đó là một trải nghiệm tuyệt vời. Tôi học được rất nhiều từ những người cố vấn và tổ chức và muốn tham gia tình nguyện tại các sự kiện của họ. Khoảng 3 năm trước, tôi đã chuyển từ tình nguyện viên sang vai trò tổ chức. GDG New Delhi đã hoạt động từ tháng 11 năm 2011 và hiện có 1,3 nghìn thành viên.

Arpan: Hành trình của tôi hoàn toàn khác. Tôi đang làm việc với Rohan trong một dự án và chúng tôi đã trò chuyện về GDG New Delhi và các cuộc gặp gỡ của họ. Vào thời điểm đó, tôi đang là nhân viên công nghệ duy nhất của một công ty khởi nghiệp và khi được nghe về một cộng đồng, tôi nghe có vẻ rất thú vị. Sau đó, tôi đã tham gia một lớp học lập trình về Firebase dành cho Android. Tôi thích bầu không khí thân mật và môi trường thú vị để học hỏi và chia sẻ kiến thức. Một tháng sau, tôi trở thành diễn giả tại DevFest 2015. Khoảng một năm trước (năm 2016), tôi trở thành nhà tổ chức.

Việc trở thành người tổ chức đã giúp ích như thế nào cho việc phát triển cá nhân và chuyên môn của bạn?

Rohan: Tôi dạy phát triển Android và việc hoạt động trong GDG New Delhi chắc chắn đã giúp tôi cải thiện nghệ thuật giảng dạy của mình.

Arpan: Đối với tôi, vì tôi vẫn đang làm việc một mình, nên động lực chính là kết bạn và học hỏi về những điều mới mẻ trong thế giới công nghệ. Điều này cũng giúp phát triển mạng lưới nghề nghiệp của tôi. Tôi luôn cảm thấy mình là một diễn giả tốt, nhưng luôn có khía cạnh cần cải thiện, đúng không? Vì vậy, việc thường xuyên nói chuyện tại các cuộc gặp mặt của GDG giúp tôi cải thiện kỹ năng nói trước công chúng của mình, cũng như tìm hiểu chuyên sâu về các công nghệ mới trong quá trình chuẩn bị cho các buổi hội thảo.

Bạn đang khuyến khích hội viên phát biểu tại các buổi gặp mặt bằng cách nào?

Arpan: Chúng tôi đã thiết lập trang GitHub để các thành viên có thể nêu vấn đề hoặc đề xuất một chủ đề mà họ có thể diễn thuyết. Trước khi buổi gặp mặt, chúng tôi xem qua danh sách, liên hệ với diễn giả và cùng nhau chuẩn bị cho bài thuyết trình. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng họ phân phối nội dung theo cách thú vị. Đối với các sự kiện lớn như DevFest, chúng tôi có một cuộc gọi đặc biệt (riêng biệt) cho các bài viết.

Có vẻ như bạn đã có sẵn quy trình tốt để xây dựng quy trình cho người trình bày. Bạn có bao giờ gặp khó khăn khi tìm loa không?

Arpan: Vâng, đôi khi chúng tôi phải chủ động liên hệ với các diễn giả. Rohan vẫn đang học, vì vậy, anh có thể tìm kiếm những học sinh chưa từng dẫn dắt phiên giảng dạy nào, nhưng sẵn sàng thử học sau một thời gian huấn luyện và cho các em thấy rằng đây là một môi trường an toàn. Tôi còn nhớ tình huống có một sinh viên năm nhất đại học lần đầu tiên nói chuyện trong một buổi gặp mặt. Có 30-35 người ở đó và anh ấy thực sự lo lắng. Nhưng đám đông đã ủng hộ anh và cuối cùng đã giúp anh vượt qua được cảm giác lo lắng.

Rohan: Một điều cũng hữu ích với diễn giả là hợp tác với các cộng đồng và không gian làm việc chung khác. Chúng tôi thường xuyên làm việc với JSLovers (thành viên của chương trình Nhóm cộng đồng Google Developers và các cộng đồng khác như Women Who Code, Nhóm người dùng Kotlin New Delhi), ThoughtWorks hoặc Coding Ninjas.

Tôi rất vui khi biết rằng bạn có một hệ sinh thái các nhà phát triển liên kết với nhau tại địa phương. Tôi chắc chắn điều đó sẽ giúp ích cho nhiều cấp độ. Tuy nhiên, thời gian bạn tổ chức cũng đã được 2-3 năm. Làm cách nào để bạn tìm được sự cân bằng giữa cuộc sống, công việc và các vấn đề khác của người tổ chức?

Rohan: Thực ra thì tôi rất muốn có một vài lời khuyên về việc này (cười). Tôi vừa bắt đầu làm việc toàn thời gian từ 3 tháng trước, vậy nên tôi vẫn đang điều chỉnh.

Arpan: Đúng vậy, đôi khi ý tưởng này có thể khiến bạn quá tải. Tại I/O Extended 2017, tôi thực sự cảm thấy không khoẻ trong vài ngày. Nhưng khi sự phấn khích của sự kiện thực sự diễn ra, bạn quên mất là mình không khoẻ. Thách thức hiện tại đối với chúng tôi là phải lên lịch tổ chức sự kiện thường xuyên. Việc này giúp việc lên kế hoạch một cách có tổ chức và bớt phức tạp hơn.

Cuối cùng, với tư cách là nhà tổ chức, chúng tôi có trách nhiệm đối với cộng đồng để mọi thứ xảy ra và chúng tôi thích điều này. Chúng tôi coi đó là điều mình thích làm.

Bạn sử dụng những công cụ và kỹ thuật nào để quản lý phân cảnh của mình?

Rohan: Chúng tôi có một nhóm Slack rất tích cực. Trước đó, chúng tôi dùng thử Trello trong đó đăng thông tin về các buổi gặp mặt, nhưng sau đó đã ngừng cung cấp. Như đã đề cập trước đó, chúng tôi cũng sử dụng GitHub.com. Chúng tôi đã thử Hoverboard để giúp quản lý DevFest. Chúng tôi đang cân nhắc việc có một bản tin cộng đồng trong tương lai.

Arpan: Chúng tôi đang tìm kiếm một công cụ để quản lý và theo dõi số người tham dự các sự kiện tốt hơn.

Bạn có hỗ trợ việc trò chuyện trên kênh Slack không?

Rohan: Bản thân YouTube đã trở nên bền vững, nên chúng tôi không hỗ trợ nhiều.

Bạn có Slack riêng cho người tổ chức và hội viên không?

Rohan: Chúng tôi có nhiều kênh dựa trên công nghệ, nhưng có một Slack phổ biến cho người tổ chức và thành viên.

Bạn hiện đang phải đối mặt với những thách thức nào?

Rohan: Chúng tôi là một khu vực có một khu vực địa lý rộng lớn. Do đó, việc chọn địa điểm thuận tiện nhất để tổ chức buổi gặp mặt trở nên khó khăn. Đôi khi, mọi người phải đi làm mất 1-2 giờ. Chúng tôi thường nhận được rất nhiều lượt đăng ký cho mỗi buổi họp mặt – từ 1 đến 1,5 nghìn lượt đăng ký. Không dễ để chọn được người dùng phù hợp.

Arpan: Đúng vậy. Chúng tôi nhận được rất nhiều đơn đăng ký và ngay cả khi chọn lọc kỹ lưỡng, cuối cùng chúng tôi vẫn không có người nào xuất hiện.

Rohan: Chúng tôi đang thực sự nghĩ đến việc đưa vào danh sách cấm những người không đến tham dự sau khi họ xác nhận tham dự.

Các buổi gặp mặt của bạn có quy mô như thế nào?

Arpan: Điều này phụ thuộc rất nhiều vào địa điểm cụ thể. Chúng tôi đã tổ chức các cuộc gặp gỡ với hơn 200 người tham dự trong mùa DevFest. Thông thường, chúng tôi có trung bình 60-70 người tham dự các cuộc gặp gỡ. Để giải quyết thách thức về quy mô địa điểm và những người di chuyển từ xa, một số chi hội ghi lại các buổi gặp mặt.

Bạn đang cân nhắc việc ghi lại hoặc phát trực tiếp?

Rohan: Chúng tôi đã cố gắng phát trực tiếp trên Facebook bằng điện thoại di động. Điều đó thu hút một cộng đồng nhiệt tình và giúp cuộc trò chuyện tiếp tục diễn ra. Đây cũng là giải pháp cho vấn đề mọi người di chuyển đến các buổi gặp mặt từ xa của chúng tôi.

Arpan: Việc phát trực tiếp lên Facebook có tính tương tác nhưng vẫn không phải là công cụ tốt nhất. Chất lượng âm thanh tốt, nhưng video bị vỡ nét và không rõ ràng nội dung hiển thị trong bản trình bày. Chúng tôi cũng đang tìm hiểu các lựa chọn khác.

Bạn tự hào nhất về những thành tích nào với vai trò là người tổ chức?

Rohan: Bất cứ khi nào chúng tôi có sự kiện dành cho người mới bắt đầu và chúng tôi có những người có thể tạo ứng dụng đầu tiên sau đó, thì đó luôn là một khoảnh khắc lớn đối với tôi. Nó nhắc tôi về cách tôi bắt đầu và điều đó đã giúp tôi có động lực để tiếp tục học tập như thế nào. Tôi cũng rất vui mừng khi thấy có các thành viên thường xuyên đến các buổi họp mặt của chúng tôi trong 2-3 năm qua.

Arpan: Tôi hoàn toàn đồng ý với Rohan. Lớp học lập trình là loại hình sự kiện yêu thích của tôi. Tôi luôn đảm bảo rằng hầu hết mọi người đều có thể hiểu và hoàn thành nội dung đang được thảo luận. Họ sẽ mang trải nghiệm này về nhà và xây dựng dựa trên điều đó.

Một điều khác là giao tiếp và kết nối. Tại Google I/O17 Extended, chúng tôi lần đầu tiên tổ chức một phiên kết nối mạng chuyên biệt và hỗ trợ. Chúng tôi ngồi thành một vòng tròn và thảo luận về câu chuyện của nhau. Tôi thực sự đã trỏ đến mọi người và yêu cầu họ chia sẻ điều gì đó với nhóm. Thông thường, chúng tôi cũng dành thời gian để giao lưu trong các buổi họp mặt, nhưng các nhà phát triển là những sinh vật nhút nhát (cười). Vì vậy, tôi rất vui khi tìm được cách để giúp họ cởi mở hơn trong trò chuyện.

Bạn chia sẻ rằng bạn thường xuyên tổ chức các buổi gặp mặt của mình để kết nối với mọi người. Bạn sắp xếp các buổi gặp mặt của mình như thế nào?

Rohan: Chúng tôi dựa vào chuỗi GitHub và cuộc trò chuyện hiện tại trên Slack để đề xuất nội dung. Sau đó, diễn giả sẽ chuẩn bị bản trình bày riêng. Thỉnh thoảng, Arpan và tôi sử dụng nội dung của Google cho các bài thuyết trình của mình. Đó thực sự là một sự trợ giúp to lớn cho những nhà tổ chức như chúng tôi. Chúng tôi cũng nhớ thông báo rằng nội dung này dành cho người mới bắt đầu hay dành cho nhà phát triển thành thạo hơn. Đối với các nhà phát triển thành thạo, chúng tôi yêu cầu đường liên kết đến ứng dụng hoặc GitHub để đánh giá kỹ năng của họ.

Bạn mong đợi điều gì nhất trong tương lai gần?

Rohan: Mùa giải #DevFest17 đã đến và sự kiện của chúng tôi sẽ diễn ra vào ngày 29 tháng 10. Năm nay, chúng tôi sẽ tổ chức các phiên họp đồng thời ở 2 đến 3 địa điểm.

Bạn có muốn chia sẻ bất kỳ tin nhắn nào với những người tổ chức khác không?

Rohan: Tôi muốn cảm ơn tất cả những nhà tổ chức trên khắp thế giới vì công việc họ đang làm. Các trò chơi này đang truyền cảm hứng cho rất nhiều thế hệ trẻ.

Arpan: Tôi hoàn toàn đồng ý.