Gérer un grand groupe et rendre le réseau pertinent

Septembre 2017

Le GDG New Delhi est un chapitre actif depuis 2011. Arpan Garg et Rohan Arora sont tous deux des organisateurs expérimentés qui donnent leur avis sur la gestion d'une communauté de 1 300 membres couvrant une vaste zone géographique. Ils ont également une solution simple pour que le réseautage soit une expérience engageante et significative pour tous les participants.

GDG New Delhi

Arpan Garg Arpan Garg Rohan Arora Rohan Arora
Il s'agit d'une question fréquente que nous posons à presque tous les organisateurs, mais les réponses sont toujours différentes. Pourquoi avez-vous participé à l'organisation de rencontres GDG ?

Rohan:J'étais en première année d'université lorsque j'ai participé à mon premier événement GDG. C'était génial. J'ai beaucoup appris des mentors et des organisateurs et je voulais faire du bénévolat lors de leurs événements. Il y a environ 3 ans, je suis passé de bénévole au rôle d'organisateur. Le GDG New Delhi est actif depuis novembre 2011 et compte désormais 1 300 membres.

Arpan:Mon parcours était complètement différent. Je travaillais avec Rohan sur un projet et nous avons parlé du GDG New Delhi et de leurs réunions. Je travaillais comme le seul employé technique d'une startup à l'époque et le fait d'entendre parler d'une communauté me semblait très excitant. Peu de temps après, j'ai participé à un atelier de programmation sur Firebase pour Android. J'ai apprécié l'atmosphère décontractée et l'environnement amusant pour apprendre et partager des connaissances. Un mois plus tard, j'étais déjà intervenante au DevFest 2015. Il y a environ un an (en 2016), je suis devenu organisateur.

En quoi le fait d'être organisateur vous a-t-il aidé à améliorer votre développement personnel et professionnel ?

Rohan:Je suis enseignant en développement Android. Être actif au GDG New Delhi m'a clairement aidé à améliorer mon art de l'enseignement.

Arpan:Comme je travaillais seul, me faire des amis et découvrir de nouvelles choses dans le monde de la technologie constituait un facteur de motivation important. Cela a également aidé à développer mon réseau professionnel. J’ai toujours eu l’impression d’être une bonne oratrice, mais il y a toujours une marge de progression, n’est-ce pas ? Par conséquent, m'entretenir régulièrement lors des réunions GDG me permet d'améliorer mes compétences d'orateur public, ainsi que d'approfondir mes connaissances sur les nouvelles technologies dans le processus de préparation des sessions.

Comment incitez-vous vos membres à s'exprimer lors de réunions ?

Arpan:nous avons configuré une page GitHub sur laquelle les membres peuvent soulever un problème ou suggérer un sujet sur lequel ils peuvent intervenir. Avant une rencontre, nous parcourons la liste, nous contactons l'orateur et nous nous préparons ensemble pour la présentation. Nous voulons nous assurer qu'ils présentent le contenu de manière intéressante. Pour les grands événements tels que DevFest, nous proposons un appel spécial (distinct) pour les articles.

Il semble que vous disposez d'un bon processus pour disposer d'un pipeline d'intervenants. Avez-vous déjà rencontré des difficultés pour trouver des intervenants ?

Arpan:Oui, il y a eu des moments où nous avons dû contacter activement les intervenants. Rohan était encore en train d'étudier. Il a donc pu repérer les étudiants qui n'avaient jamais animé de session, mais qui étaient prêts à s'essayer après un peu de coaching pour leur montrer que c'est un environnement sûr. Je me souviens d'une situation où il y avait un étudiant de premier jour parlant pour la première fois lors d'une rencontre. Il y avait 30 à 35 personnes là-bas, et il devenait très nerveux. Mais la foule l'a soutenu et l'a finalement aidé à surmonter sa nervosité.

Rohan: Ce qui a également aidé les intervenants, c'est de s'associer à d'autres communautés et espaces de coworking. Nous travaillons régulièrement avec JS Lovers, membres du programme Google Developers Community Groups et d'autres communautés telles que Women Who Code, Kotlin New Delhi User Group, ThoughtWorks ou Coding Ninjas.

Je suis ravi d'apprendre que vous disposez d'un écosystème de développement interconnecté localement. Je suis sûr que cela aide à bien des niveaux. Pourtant, cela fait 2 à 3 ans pour vous en tant qu'organisateurs. Comment trouvez-vous l'équilibre entre la vie de l'organisateur, son travail et vos autres activités ?

Rohan:En fait, j'aimerais bien obtenir des conseils à ce sujet (rires). Je viens de commencer à travailler à temps plein il y a 3 mois, donc je suis encore en train de m’adapter.

Arpan:Oui, cela peut parfois devenir écrasant. Lors de I/O Extended 2017, je me sentais assez malade pendant quelques jours. Mais quand l’effervescence de l’événement se produit réellement, vous oubliez que vous ne vous sentez pas bien. Le défi pour nous est maintenant d'avoir un calendrier d'événements régulier. Cela rend la planification plus organisée et moins compliquée.

En fin de compte, en tant qu'organisateurs, nous avons la responsabilité de faire en sorte que les choses se passent, et nous apprécions cela. Nous le voyons comme quelque chose que nous aimons faire.

Quels outils et techniques utilisez-vous pour gérer votre section ?

Rohan:Notre groupe Slack est très actif. Avant cela, nous avons essayé Trello, où nous publions des informations sur nos réunions, mais nous avons arrêté cela. Comme indiqué précédemment, nous utilisons également GitHub.com. Nous avons essayé Hoverboard pour faciliter la gestion des événements DevFest. Nous envisageons de publier une newsletter pour la communauté à l'avenir.

Arpan:Nous sommes à la recherche d'un outil pour mieux gérer et suivre la participation à nos événements.

Animez-vous les conversations sur votre chaîne Slack ?

Rohan:Il s'agit d'une approche durable. Nous y faisons donc peu d'efforts pour l'aider.

Disposez-vous d'un espace Slack distinct pour vous en tant qu'organisateurs et pour vos membres ?

Rohan:Nous avons différentes chaînes dédiées à la technologie, mais nous proposons un espace Slack commun aux organisateurs et aux membres.

Quels sont les principaux défis auxquels vous êtes actuellement confronté ?

Rohan:notre région couvre une vaste zone géographique. Il est donc difficile de choisir le lieu le plus pratique pour une rencontre. Les gens doivent parfois faire leur trajet domicile-travail d'une à deux heures. Nous obtenons généralement de nombreuses inscriptions à chaque rencontre, de 1 à 1 500 participants. Il est difficile de choisir les bonnes personnes.

Arpan:oui. Nous recevons de nombreuses candidatures et, même si nous sélectionnons avec soin, certaines personnes ne se présentent toujours pas à la fin.

Rohan:Nous pensons en fait tenir une liste noire des personnes qui ne se présentent pas une fois qu'elles ont confirmé leur présence.

Quelle est l'ampleur de vos réunions ?

Arpan:Tout dépend du lieu. Nous avons organisé des réunions avec plus de 200 participants pendant la saison DevFest. Habituellement, nous avons en moyenne 60 à 70 personnes dans nos réunions. Pour relever ce défi, étant donné que la taille des sites est limitée et que les déplacements sont effectués de loin, certaines sections enregistrent leurs rencontres.

Envisageriez-vous d'enregistrer ou de diffuser du contenu en direct ?

Rohan:Nous avons essayé de diffuser du contenu en direct sur Facebook avec nos téléphones mobiles. Cela a attiré une bonne foule et cela a permis de poursuivre la conversation. C'est aussi une solution au problème des personnes qui se rendent de loin pour se rendre à nos réunions.

Arpan:la diffusion en direct sur Facebook est interactive, mais ce n'est pas le meilleur outil. La qualité du son est bonne, mais la vidéo est pixélisée et les éléments présents dans une présentation ne sont pas clairement visibles. Nous explorons également d’autres options.

De quelles réussites êtes-vous le plus fier en tant qu'organisateurs ?

Rohan:Chaque fois que nous organisons un événement pour débutants et que des personnes parviennent à créer leur première application par la suite, c'est toujours un moment important pour moi. Cela me rappelle comment j'ai commencé et comment cela m'a motivé à continuer à apprendre. Je suis aussi ravi de constater que certains de nos membres viennent régulièrement à nos meetups depuis deux ou trois ans.

Arpan:Je suis tout à fait d'accord avec Rohan. Les ateliers de programmation sont mon type d'événement préféré. Je m'assure toujours que presque tout le monde est capable de comprendre et de compléter ce qui est discuté. Ils reviendront sur cette expérience chez eux et s'en serviront.

Un autre élément est la communication et le réseautage. Lors de la conférence Google I/O17 Extended, nous avons organisé pour la première fois une session de mise en réseau dédiée et animée. Nous nous sommes assis en cercle et avons discuté des histoires de chacun. En fait, je leur ai montré les gens et je leur ai demandé de partager quelque chose avec le groupe. En règle générale, nous proposons également du temps pour le réseautage lors de réunions, mais les développeurs sont des créatures timides (rires). J'ai donc été heureux de trouver un moyen de les rendre plus ouverts à la discussion.

Vous avez mentionné que le réseautage est une fonctionnalité régulière de vos réunions. Comment structurez-vous vos rencontres ?

Rohan:Nous nous appuyons sur le thread GitHub et la conversation Slack actuelle pour les suggestions de contenu. Les intervenants préparent ensuite leurs propres présentations. Arpan et moi utilisons parfois du contenu Google pour nos présentations. C'est en fait une grande aide pour nous en tant qu'organisateurs. Nous veillons également à indiquer si le contenu est destiné aux débutants ou aux développeurs plus expérimentés. Les développeurs expérimentés demandent des liens vers leurs applications ou GitHub afin d'évaluer leurs compétences.

Qu'attendez-vous le plus dans un avenir proche ?

Rohan:C'est la saison #DevFest17 et la nôtre arrive le 29 octobre. Cette année, nous organisons des sessions dans deux ou trois endroits différents en même temps.

Avez-vous un message à partager avec d'autres organisateurs ?

Rohan:Je tiens à remercier tous les organisateurs du monde entier pour leur travail. Ils sont une source d'inspiration pour de nombreux jeunes.

Arpan:Je suis tout à fait d'accord.