Tháng 5 năm 2017
Angular Oslo Meetup giúp các nhà phát triển giao diện người dùng web của Na Uy cho ứng dụng web và thiết bị di động chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và các phương pháp hay nhất về cách sử dụng Angular. Maxim Salnikov và những người tổ chức cuộc họp đã quyết định phát triển sự kiện này lên một tầm cao mới bằng việc tập hợp toàn bộ cộng đồng người Bắc Âu để tham gia ngVikings. Đây là hội nghị Angular đầu tiên tại Bắc Âu thu hút hơn 300 nhà phát triển. Anh ấy đã kể cho chúng tôi tất cả về sự kiện này và chia sẻ nhiều mẹo cho những nhà tổ chức đang cân nhắc việc tạo một sự kiện tương tự.
Maxim, bạn đã tham gia vào cộng đồng Angular ở Oslo như thế nào?
Tôi tham dự một cuộc gặp gỡ địa phương ở Oslo năm 2014 và bắt đầu giúp tổ chức các cuộc gặp gỡ. Cộng đồng của chúng tôi có khoảng 1.000 thành viên và tôi muốn thu hút thêm các nhà phát triển tham dự và diễn thuyết, cũng như mở rộng đội ngũ tổ chức. Sau đó, tôi quyết định tham gia chương trình GDE và đồng tổ chức một số sự kiện lớn hơn như Kỷ nguyên di động (hội nghị di động lớn nhất ở Bắc Âu), nhưng tôi thực sự muốn làm một điều gì đó nghiêm trọng về Angular trong khu vực của mình.
Tại sao bạn tham gia vào cộng đồng xung quanh Angular?
Cộng đồng Angular được tổ chức và hỗ trợ rất tốt. Ví dụ: khoảng 100 nhà tổ chức sự kiện Angular từ khắp nơi trên thế giới thường xuyên gặp nhau qua Slack và tại các hội nghị Angular để chia sẻ các phương pháp hay nhất và nguồn cảm hứng, từ đó hình thành một ngCommunity. Kiến thức về cách tổ chức các cuộc gặp gỡ và thu hút thành viên ngày càng tăng lên và tất cả chúng ta đều được hưởng lợi. Thật thú vị và mang lại cho tôi rất nhiều niềm vui khi được tham gia vào tất cả những dự án này.
Ý tưởng tổ chức một hội nghị Angular ở Bắc Âu đã bắt đầu như thế nào?
Một số nhà tổ chức khác đến từ Scandinavia và tôi đã gặp gỡ tại AngularCamp vào năm 2016 và được truyền cảm hứng từ sự kiện do cộng đồng này tổ chức để tổ chức hội nghị của riêng chúng tôi. Chúng tôi muốn làm một sự kiện khu vực, đó là lý do chúng tôi chọn tên “ngVikings”. Giờ đây, chúng tôi là nhóm nòng cốt đến từ 4 quốc gia: Na Uy, Đan Mạch, Phần Lan và Thuỵ Điển.
Các bạn làm việc cùng nhau như thế nào và mất bao lâu để chuẩn bị mọi thứ?
Chúng tôi chủ yếu làm việc từ xa – tổ chức các buổi gặp mặt vào tối Chủ Nhật hằng tuần – giữ cho cuộc trò chuyện thân mật nhất có thể. Tôi là người điều phối cuộc họp (một "MC" như tôi muốn nói), là người duy nhất có kinh nghiệm tổ chức hội nghị truyền hình thực tế. Tôi không gặp một số thành viên trong nhóm cho đến khi diễn ra hội nghị thực tế. Chúng tôi mất khoảng 6 tháng để chuẩn bị mọi thứ từ ý tưởng ban đầu cho đến thực hiện. 3 tháng cuối trước khi hội nghị diễn ra khá căng thẳng. Nhóm làm việc hiệu quả đến mức chúng tôi thực sự trở thành bạn bè của mình. Một số người thậm chí còn nhớ các buổi trò chuyện thông thường vào Chủ Nhật của chúng tôi.
Có bao nhiêu người tổ chức sự kiện này?
Thật khó để phân biệt ai là người tổ chức và ai là người đóng góp, và điều này cũng liên tục thay đổi khi chúng tôi phát triển. Nhưng giả sử chúng tôi có 11 người trong nhóm nòng cốt và nhiều người khác hỗ trợ chúng tôi, bao gồm khoảng 15 tình nguyện viên vào ngày diễn ra sự kiện.
Hãy cho chúng tôi biết thêm về sự kiện thực tế. Cấu trúc của sự kiện này như thế nào?
Chúng tôi đã tổ chức định dạng hội nghị vào ngày đầu tiên và các hội thảo vào ngày thứ hai. Các hội thảo này được tiến hành song song và chúng ta đã đề cập đến 7 chủ đề khác nhau. Chúng tôi có rất nhiều đề xuất tuyệt vời cho các bài viết. Do đó, chúng tôi quyết định sẽ trình bày nội dung ở hai kênh thay vì phương pháp tối giản ban đầu là một bản nhạc, để có thể chứa hơn 30 diễn giả được chọn.
Việc lựa chọn địa điểm tốt góp phần quan trọng vào thành công chung của một sự kiện. Đây cũng có thể là một lựa chọn tốn kém. Nó như thế nào trong trường hợp của bạn?
Các thành viên trong nhóm ở Đan Mạch có mối liên hệ rất tốt với Đại học CNTT Copenhagen. Nhờ sự đóng góp của trường đại học cho cộng đồng nhà phát triển, chúng tôi đã có được không gian này miễn phí. Chúng tôi vô cùng hài lòng. Đây là một toà nhà hiện đại từ trong ra ngoài, được trang bị công nghệ hàng đầu và kết nối Internet tốt. Chúng tôi sử dụng 2 khán phòng lớn để thuyết trình và các lớp học nhỏ hơn cho các hội thảo. Một số sinh viên tình nguyện đã giúp chúng tôi tạo sự kiện.
Có bao nhiêu người đã tham dự sự kiện?
Hơn 300 người. Chúng tôi đã bán hết vé. Thật bất ngờ. Hội nghị này là một sự kiện vào cuối tuần và tôi nghĩ đó là một quyết định hay. Địa điểm biểu diễn linh hoạt hơn với ít giới hạn về không gian hơn (vì không có bài giảng) và những người đi làm cũng thoải mái hơn.
Bạn đã sử dụng những công cụ và kênh nào để quảng cáo?
Cộng đồng Angular thực sự rất tích cực và kết nối chặt chẽ, vì vậy, chúng tôi chủ yếu sử dụng quảng cáo dựa trên cộng đồng. Tôi đã nhờ các GDE khác mời những người liên hệ của họ và tất cả thành viên trong nhóm cũng sử dụng mạng của họ. Trên hết, chúng tôi đã thử nghiệm với một số quảng cáo trả phí trên Facebook, nhưng điều này không chứng minh được là một công cụ mạnh mẽ đối với chúng tôi. Để cập nhật định kỳ, chúng tôi sử dụng Twitter. Tôi cũng sẽ thảo luận thêm về cách triển khai chiến lược quảng bá cho sự kiện của bạn trong cuộc phỏng vấn này.
Ngay cả khi bạn lên kế hoạch cho một sự kiện chi phí thấp, vẫn luôn có một số chi phí trực tiếp không thể tránh khỏi. Bạn đã lập ngân sách cho việc này và thu hút các nhà tài trợ như thế nào?
Nhóm chúng tôi có một người chuyên trách về tài chính và cả nhóm đang tìm nhà tài trợ. Như bạn đang nói, chúng tôi muốn triển khai với mức chi phí thực sự thấp. Chúng tôi có một quy tắc là chúng tôi không chấp nhận những cuộc trò chuyện có trả phí, những cuộc trò chuyện đó chỉ là một lời thuyết trình bán hàng. Chúng tôi có một hội đồng tuyển chọn cho các bài viết đã gửi. Chúng tôi đã hướng dẫn các diễn giả thực hiện các buổi nói chuyện kỹ thuật. Mọi người đều liên kết người nói với công ty và điều này mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với quảng cáo.
Có những cách khác để nhà tài trợ hỗ trợ chúng tôi. Chúng tôi có những người đóng góp giấy phép và đề nghị công ty của họ chi trả chi phí đi lại cho các diễn giả. Đây là một sự trợ giúp lớn. Nhờ phương pháp này, chúng tôi đã có thể mời 6-7 diễn giả của GDE. Các công ty đã liên hệ với chúng tôi về sự kiện này và muốn hỗ trợ chúng tôi.
Một số tiền mặt đáng kể đã được chi cho dịch vụ ăn uống, chi phí đi lại, biểu ngữ, thông tin tổng hợp và quà tặng (áo sơ mi cho tất cả mọi người và cốc hình sừng cho diễn giả :)
Có điều gì khiến bạn ngạc nhiên trong quá trình chuẩn bị hội nghị không? Theo hướng tích cực hoặc tiêu cực.
Có nhiều khoảnh khắc "trời" (cười). Chúng tôi tưởng đã mất địa điểm tổ chức tại một thời điểm vì thoả thuận ban đầu chỉ là lời nói và chúng tôi đã bắt đầu lên kế hoạch mọi thứ. Nhưng nó đã thành công.
Việc sắp xếp tất cả chuyến đi là một vấn đề lớn. Một người nói không có được thị thực (bạn nên lên kế hoạch trước cho quá trình này) và phải mời một người nói dự phòng.
Tất nhiên, trong sự kiện này, thỉnh thoảng micrô của bạn sẽ không hoạt động và một tính năng nào đó không được xử lý đúng giờ. Nhưng chúng tôi làm việc theo nhóm và cuối cùng, chúng tôi nhận thấy: "Chà, chúng tôi đã thành công!"
Hội nghị ngVikings đã diễn ra thành công. Bạn có dự định tiếp tục không?
Có. Chúng tôi cũng đã biết rõ những điều mình cần phải cải thiện. Chúng tôi đã thu thập ý kiến phản hồi của người tham gia và có được nhiều thông tin chi tiết, chủ yếu là về mặt tổ chức vì nội dung kỹ thuật được đón nhận nồng nhiệt. Những điều như cách sắp xếp giờ ăn để tránh xếp hàng, v.v.
Trong tương lai, chúng tôi muốn tổ chức hội nghị này tại một quốc gia Bắc Âu khác. Cuối cùng, chúng tôi quyết định tổ chức hội nghị này tại Phần Lan để tham dự ngVikings năm 2018. Chúng tôi cũng đang nỗ lực thu thập các phương pháp hay nhất về cách điều hành một cộng đồng để chia sẻ với những người tổ chức đang bắt đầu một chương mới hoặc đang xử lý các vấn đề về phát triển. Các vấn đề thường lặp lại và tất cả chúng ta có thể học hỏi lẫn nhau. Tôi mời bất cứ ai muốn liên hệ với chúng tôi bằng tweet. Bạn cũng có thể sử dụng tên người dùng cá nhân của tôi.