Niveau de codage: Débutant
Durée: 10 minutes
Type de projet: automatisation avec un déclencheur basé sur un événement et un déclencheur en fonction de l'heure
Objectifs
- Comprendre à quoi sert la solution.
- Découvrez le rôle des services Apps Script au sein de la solution.
- Configurez le script.
- Exécutez le script.
À propos de cette solution
Les nouveaux employés ont généralement besoin d'un accès au système et d'un équipement de la part du service informatique. Pour gérer ces demandes, vous pouvez créer un formulaire avec Google Forms afin que les utilisateurs indiquent de quels accès et quels appareils ils ont besoin. Une fois que le service informatique a traité la demande et mis à jour son état, les demandeurs reçoivent une notification par e-mail.
Fonctionnement
Le script crée un formulaire de demande de matériel. Vous pouvez personnaliser les éléments du formulaire dans l'exemple de code de script. Lorsqu'une personne envoie le formulaire, le script envoie une notification par e-mail au contact désigné pour les demandes. Une fois que l'état de la requête dans la feuille de calcul est défini sur "Terminé", le script envoie un e-mail de confirmation à la personne qui a envoyé le formulaire.
Services Apps Script
Cette solution utilise les services suivants:
- Service Forms : crée le formulaire pour les demandes informatiques.
- Service de feuille de calcul : vérifie si le formulaire de requête existe déjà afin de limiter les doublons. Gère les réponses du formulaire en les déplaçant vers les feuilles Pending (En attente) et Completed (Terminée) si nécessaire.
- Service de messagerie : crée et envoie les e-mails de notification de demande et de finalisation.
- Service de scripts : crée les déclencheurs. L'un se déclenche lorsqu'un formulaire est envoyé, et l'autre toutes les cinq minutes pour vérifier si l'état d'une requête est marqué comme "Terminé".
Conditions préalables
Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes:
- Un compte Google (les comptes Google Workspace peuvent nécessiter l'approbation de l'administrateur)
- Un navigateur Web avec accès à Internet.
Configurer le script
Créer le projet Apps Script
- Cliquez sur le bouton suivant pour créer une copie de la feuille de calcul Gérer les demandes d'équipement des employés. Le projet Apps Script de cette solution est joint à la feuille de calcul.
Créer une copie
- Cliquez sur Extensions >
Apps Script.
- À côté de la variable
REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL, remplacez l'exemple d'e-mail par votre adresse e-mail.
- Cliquez sur Enregistrer
.
Configurer la feuille de calcul
- Revenez à la feuille de calcul et cliquez sur Demandes d'équipement
> Configurer. Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.
Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script.
Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, sélectionnez Avancé >
Accéder à {Project Name} (non sécurisé).
Cliquez sur Demandes d'équipement
> Configurer à nouveau.
Exécuter le script
- Cliquez sur Outils > Gérer le formulaire
> Accéder au formulaire en ligne.
- Remplissez et envoyez le formulaire.
- Consultez vos e-mails pour vérifier si vous avez reçu une notification concernant la demande d'équipement.
- Revenez à la feuille de calcul et, dans la feuille Pending demandes, définissez l'état de la demande sur Completed (Terminée).
- Dans les cinq minutes, le script envoie un autre e-mail vous informant que la demande a été traitée. Le script déplace la requête de la feuille Requêtes en attente vers la feuille Requêtes terminées.
Examiner le code
Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:
Afficher le code source
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';
// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
'15" high Performance Laptop (OS X)',
'15" high Performance Laptop (Windows)',
'15" high performance Laptop (Linux)',
'13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
'Standard workstation (Windows)',
'Standard workstation (Linux)',
'High performance workstation (Windows)',
'High performance workstation (Linux)',
'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
'Single 27"',
'Single 32"',
'Dual 24"',
];
// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
* Adds a custom menu to the spreadsheet.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
.addItem('Set up', 'setup_')
.addItem('Clean up', 'cleanup_')
.addToUi();
}
/**
* Creates the form and triggers for the workflow.
*/
function setup_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
if (ss.getFormUrl()) {
let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
return;
}
let form = FormApp.create('Equipment Requests')
.setCollectEmail(true)
.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
.setLimitOneResponsePerUser(false);
form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);
// Hide the raw form responses.
ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
sheet.hideSheet();
}
});
// Start workflow on each form submit
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
.forForm(form)
.onFormSubmit()
.create();
// Archive completed items every 5m.
ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
.timeBased()
.everyMinutes(5)
.create();
}
/**
* Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
*/
function cleanup_() {
let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
if (!formUrl) {
return;
}
ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
});
FormApp.openByUrl(formUrl)
.deleteAllResponses()
.setAcceptingResponses(false);
}
/**
* Handles new form submissions to trigger the workflow.
*
* @param {Object} event - Form submit event
*/
function onFormSubmit_(event) {
let response = mapResponse_(event.response);
sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
response['Laptop'],
response['Desktop'],
response['Monitor']);
let row = ['New',
'',
response['Due date'],
response['Employee name'],
response['Desk location'],
equipmentDetails,
response['email']];
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
sheet.appendRow(row);
}
/**
* Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
* to the completed sheet.
*
* @param {Object} event
*/
function processCompletedItems_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
let rows = pending.getDataRange().getValues();
for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
let row = rows[i -1];
let status = row[0];
if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
pending.deleteRow(i);
completed.appendRow(row);
console.log("Deleted row: " + i);
sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
'Employee name': row[3],
'Desk location': row[4],
'email': row[6],
});
}
};
}
/**
* Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
template.request = request;
template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
subject: 'New equipment request',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
template.request = request;
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: request.email,
subject: 'Equipment request completed',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
* access to response values.
*
* @param {FormResponse} response
* @return {Object} Form values keyed by question title
*/
function mapResponse_(response) {
let initialValue = {
email: response.getRespondentEmail(),
timestamp: response.getTimestamp(),
};
return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
let key = itemResponse.getItem().getTitle();
obj[key] = itemResponse.getResponse();
return obj;
}, initialValue);
}
new-equipment-request.html
Contributeurs
Cet exemple est géré par Google avec l'aide d'Experts Google Developers.
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