Poniższe wytyczne opisują, jak zarządzać zmianami i poprawkami nazw oraz integralnością danych w naszych plikach danych. Przykłady w tym przewodniku odnoszą się do encji Person, ale te reguły mają zastosowanie do wszystkich nazwanych encji, w tym Candidates, Parties itp.
Całkowicie nieprawidłowa nazwa
Jeśli osoba miała całkowicie nieprawidłową nazwę, której nigdy nie używała, co mogło spowodować, że błędnie zidentyfikowaliśmy jej tożsamość (np. w pliku danych osoba o identyfikatorze person123 została błędnie nazwana „Jan Kowalski”, a przez cały czas nazywała się „Bob Kowalski”), należy usunąć tę osobę i jej stały identyfikator z pliku danych oraz oznaczyć je jako trwale błędne. Następnie należy dodać nową osobę z nowym identyfikatorem (np. person123 zostaje usunięta i nigdy więcej nie jest używana, a person456 „Jan Kowalski” zostaje dodana).
Drobna korekta nazwy
Jeśli osoba ma drobną literówkę w nazwie lub jej oficjalna nazwa jest nieco inna, ale nadal można ją zidentyfikować, można poprawić nazwę w pliku danych (np. person123 została nazwana „Jan Kowalskii”, ale oficjalna nazwa to „Jan Kowalski” lub „Jan K. Kowalski” albo „Janek Kowalski” lub podobna).
Oficjalna zmiana nazwy
Jeśli osoba oficjalnie zmieniła nazwę, ale nadal jest tą samą osobą, można po prostu całkowicie zmienić jej nazwę. W momencie, gdy osoba z tym stałym identyfikatorem została po raz pierwszy wprowadzona, nazwa była prawidłowa, więc jej tożsamość została prawdopodobnie prawidłowo określona (np. person123 została nazwana „Bob Kowalski” w 2024 r. i pojawiła się w pliku danych z 2024 r. jako taka, ale w 2025 r. zmieniła nazwę na „Jan Kowalski”).
Duplikaty
Jeśli okaże się, że osoba w pliku danych jest duplikatem innej osoby w tym pliku lub innej osoby, którą plik danych zawierał w przeszłości, dostawca powinien usunąć duplikat z pliku danych i oznaczyć stały identyfikator jako nieprawidłowy, aby nigdy więcej go nie używać.